Come fare un preventivo
Alla base di una qualsiasi attività commerciale, la prima cosa che solitamente viene richiesta è la stima iniziale dei costi necessari: il preventivo. Se le parti coinvolte concordano su tutti i punti del preventivo, si prosegue con l’ordine, che si perfezionerà con la spedizione della merce o la prestazione del servizio e con la fatturazione, che permette il pagamento del dovuto. Come scrivere un preventivo?
1. Il tempo e la data. Innanzitutto, dovresti cercare di rispondere alla richiesta di preventivo nel minor tempo possibile e senza far aspettare troppo a lungo il cliente. Inoltre, riporta sempre sul preventivo la data in cui presenti la tua proposta commerciale.
2. La scadenza. Poiché il mercato è in continua evoluzione, i prezzi possono variare. Per questo motivo è consigliabile assegnare sempre il periodo di scadenza della proposta, dopo il quale può essere necessaria una nuova negoziazione.
3. I dati delle parti coinvolte. Nomi, cognomi, qualifiche, ragioni sociali, partite Iva, indirizzi e recapiti devono essere ben visibili nel preventivo. Una delle cause per cui un preventivo rischia di non andare a buon fine è perché le due parti non sanno a chi rivolgersi. Se, ad esempio, la tua attività è gestita da più persone, stabilisci chi dovrà gestire i rapporti con quel determinato cliente.
4. La sintesi e la completezza delle informazioni. Dovresti utilizzare sempre un linguaggio diretto, semplice e chiaro. Nel caso di preventivi particolarmente dettagliati, potresti, ad esempio, separare il testo in paragrafi, usare gli elenchi puntati o numerati, utilizzare grassetti e sottolineature per evidenziare alcuni concetti.
5. Il prezzo e i costi extra. Se il preventivo è composto da più voci, potresti utilizzare un elenco a punti per descriverle, riportando alla fine il prezzo complessivo, comprensivo di IVA, ritenuta d’acconto e qualunque altra imposta sia prevista dal tuo regime fiscale. Se, inoltre, hai deciso di applicare uno sconto, assicurati che sia evidente.
È possibile tu abbia bisogno di prevedere eventuali aggiunte o modifiche al lavoro per cui stai presentando un’offerta. Una volta che il cliente ha accettato la tua proposta, deve sapere che qualunque ulteriore sua richiesta avrà un conteggio a parte.
6. Le tempistiche di consegna. Quando inserisci questa voce dovresti avere tutto il processo di gestione del lavoro sotto controllo e poter quindi garantire una determinata data di consegna.
7. Le modalità di pagamento e la firma. Indica come e quando vuoi essere pagato, nel modo più chiaro possibile.
Poiché il preventivo è un documento ad uso del cliente, è il cliente che deve approvarlo. Non scordarti di aggiungere alla fine uno spazio dedicato a “timbro o firma per accettazione”. Una volta ottenuta la firma, è bene che sia tu che il cliente abbiate una copia del preventivo. A questo punto, possono iniziare i lavori!
