La contabilità di magazzino spiegata: importanza e pratiche fondamentali

Il magazzino è una parte importante per le attività commerciali che vendono e distribuiscono prodotti fisici. Solo attraverso la sua corretta gestione è possibile massimizzare i risultati ed evitare sprechi e costi ulteriori.

Per capire bene come funziona il magazzino bisogna però prima comprendere il meccanismo dell’inventario, che rappresenta una delle maggiori voci di costo per molte aziende.

Cos’è l’inventario?

L’inventario si esplica nell’attività di conteggio e verifica delle merci presenti in azienda, all’interno di un negozio o di un magazzino, che poi verranno venduti ai clienti. In pratica, esso consente di avere un quadro sempre aggiornato della situazione di magazzino e di gestire correttamente sia le spedizioni di merce che i riordini.

La frequenza con cui si effettua l’inventario può variare da un’azienda all’altra: alcune lo eseguono un paio di volte l’anno, mentre altre si dedicano al conteggio più spesso, per esempio a cadenza trimestrale o mensile. Questa scelta può dipendere sia dalla natura delle merci che dalla strategia della singola azienda, che decide in base alle proprie specifiche esigenze.

Cosa non rientra nell’inventario?

Non tutti i beni rientrano nella gestione del magazzino, e dunque nell’inventario, ma vengono registrati come spese o beni strumentali. Per esempio, tutte le attrezzature e le forniture acquistate per gestire l’attività, come strumenti di lavoro, i veicoli e gli articoli di cancelleria, in genere non sono considerati come articoli d’inventario e vengono registrati in maniera differente.

A seconda del tipo di attività, nella contabilità del magazzino, vanno dunque inseriti per lo più i beni che vengono acquistati e rivenduti oppure le materie prime utilizzate nell’ambito della produzione, gli imballaggi e i prodotti finiti.

Tipologie di inventario

L’inventario è disponibile in molte forme e dimensioni, a seconda del tipo di attività svolta dall’impresa. Ci sono tre grandi categorie da tenere a mente:

• La merce che si rivende

Questo è ciò che la maggior parte della gente immagina quando pensa alle scorte, ossia gli oggetti in vendita in un negozio (e le scorte extra nel magazzino).

• Prodotti che vengono installati

I fornitori di servizi spesso conservano piccole scorte di prodotti che vendono insieme al loro lavoro. Un idraulico, per esempio, venderà guarnizioni e filtri come parte di un lavoro.

• La merce che si sta realizzando (produzione)

L’inventario di produzione è più complesso perché ci sono diverse fasi nel processo di produzione. Di conseguenza, esistono tre tipi di inventario di produzione.

• Inventario delle materie prime: questo è lo stock che verrà utilizzato per creare qualcosa (per esempio gli ingredienti per una torta o il metallo usato nella fabbricazione di altri oggetti).
• Inventario dei lavori in corso: si tratta di articoli che non sono ancora pronti per la vendita ma sono stati spostati oltre la fase delle materie prime.
• Inventario dei prodotti finiti: una volta completata la produzione, gli articoli sono pronti per la vendita e vengono classificati come prodotti finiti, andando ad alimentare questa specifica parte del magazzino.

Cos’è la contabilità di magazzino?

Ma cosa si intende più nello specifico quando si parla di contabilità di magazzino? In pratica, il magazzino ha un valore ed è quindi elencato come una risorsa nel bilancio aziendale.

Esso può anche perdere rapidamente il suo valore se diventa obsoleto, danneggiato o il prezzo di mercato per quel tipo di prodotto scende, per questo motivo è essenziale riuscire ad avere un quadro economico preciso di tutto ciò che lo riguarda.

La contabilità di magazzino è dunque fondamentale perché aiuta a capire il valore e i costi che l’azienda sta affrontando e permette di assumere decisioni più precise per correggere eventuali problemi o rendere più efficienti le diverse fasi.

Ciò risulta fondamentale per impostare i prezzi, ottenere assicurati, redigere il bilancio, calcolare le tasse ed eventualmente vendere l’attività.

Vantaggi della gestione dell’inventario

Ecco come la contabilità e la gestione delle scorte possono aiutare l’azienda sia a risparmiare denaro, sia a guadagnare.

• Massimizzare le vendite

Assicurandosi di non rimanere mai senza un prodotto che le persone stanno acquistando.

• Fatture più basse

È possibile ridurre i costi di archiviazione ordinando un numero inferiore di articoli a movimento lento.

• Evitare gli sprechi

Tenere sotto controllo gli annullamenti per danni, scadenza del prodotto e furto.

• Ottenere offerte migliori

Scoprire cosa ordinare in grandi quantità e fare acquisti per sconti all’ingrosso.

• Mostrare dove si trova il profitto

Il corretto monitoraggio dei costi di inventario indicherà il vero margine su ogni linea di prodotti venduta.

• Aiutare il marketing

Individuare le tendenze stagionali delle vendite aiuterà a pianificare le promozioni.

Una buona gestione dell’inventario aiuterà anche il flusso di cassa. Invece di legare denaro in azioni a movimento lento, è infatti possibile tenerlo in contanti e usarlo per cose più produttive come per esempio migliorare il business.

Come gestire la contabilità del magazzino

Per capire meglio l’inventario, occorre sempre sapere quanto c’è in magazzino, su cosa si sta spendendo e a quanto si stanno vendendo i prodotti.

I costi, in particolare, includono il prezzo di acquisto, più dati come quelli relativi al trasporto, allo stoccaggio e alle perdite subite quando le cose si danneggiano o non sono più aggiornate.

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