Come gestire il Change Management in una PMI

Il settore delle PMI è in continua evoluzione: l’uso di nuovi strumenti gestionali, l’automazione dei flussi di lavoro e la digital transformation stanno rivoluzionando il mondo delle piccole e medie imprese italiane. Per un manager saper affrontare in maniera adeguata questa o altre trasformazioni aziendali è fondamentale: per farlo un imprenditore avrà bisogno di seguire un processo di Change Management, ovvero di guida e gestione del cambiamento, assicurando una transizione efficace e fluida. Ecco una panoramica dei casi studio più importanti e delle metodologie più adatte per gestire il Change Management in una PMI. 

Change Management: cos’è

In italiano è semplicemente la gestione del cambiamento, in inglese Change Management. Per capirne meglio il significato possiamo dire che con questa espressione ci si riferisce al processo strategico messo in atto per affrontare in modo efficace le trasformazioni (degli obiettivi aziendali, della cultura e dei valori, delle procedure o delle tecnologie) all’interno di un’organizzazione: si tratta cioè di tutte le azioni necessarie per gestire i cambiamenti che si possono verificare a diversi livelli in un’impresa e adattarvi le varie dinamiche aziendali. In una PMI, dove le risorse possono essere limitate e la flessibilità essenziale, il Change Management è fondamentale per garantire una transizione fluida e efficace. Secondo il modello delle 4p sono quattro gli elementi che entrano in gioco durante un processo di gestione del cambiamento: persone (people), processi (process), piattaforme (platform) e spazi (space). 

• People. Le persone sono l’elemento centrale di qualsiasi processo di cambiamento. Il coinvolgimento attivo e il sostegno del personale sono cruciali per il successo del Change Management.  
• Process. È importante identificare i processi per i quali è necessario apportare delle modifiche e ristrutturarli rendendoli più efficienti tramite l’adozione di nuovi strumenti e tecnologie. Solo così sarà possibile garantire che i processi siano allineati agli obiettivi di cambiamento dell’organizzazione; in questo ambito la comunicazione assume un ruolo cruciale, per esempio attraverso l’uso di strumenti semplici come possono essere le chat aziendali o altri sistemi di messaggistica istantanea in grado di incoraggiare rapporti più diretti, immediati e interattivi tra dipendenti. 
• Platform. Nei processi di gestione del cambiamento l’adozione di strumenti innovativi svolge un ruolo chiave: l’uso, ad esempio, di piattaforme cloud che permettono di gestire con unico strumento le numerose attività tipiche di ogni azienda, migliora l’operatività dei collaboratori aumentando la produttività dell’azienda. 
• Place. Le trasformazioni aziendali riguardano anche i luoghi di lavoro che cambiano volto rimettendo al centro le esigenze delle risorse. 

Change Management: esempi

I casi in cui si rende necessario un Change Management possono essere svariati e possono verificarsi anche simultaneamente. Vi rientrano eventi come: 

• cambiamento dei vertici aziendali (o ricambio generazionale in una PMI); 
• fusioni di società o cessione di rami d’azienda; 
• periodi di crisi;  
• nuova cultura aziendale; 
• aumento dei prezzi delle materie prime; 
• l’entrata in un nuovo mercato;  
• l’affermarsi di nuove tecnologie e la digitalizzazione dei processi. 

Come funziona il Change Management

Secondo i dati dell’Osservatorio AUB della Bocconi si stima che la maggior parte delle PMI italiane siano caratterizzate nel 60% dei casi dalla presenza di leader familiari. Uno dei cambiamenti più importanti e spesso critici che questo tipo di aziende si trova ad affrontare è ad esempio il passaggio generazionale di padre in figlio, attraverso il quale trasferire il know how aziendale al componente della famiglia che ne assumerà le redini. Per gestire questo e altri passaggi senza traumi basta preparare un piano d’azione dettagliato, meglio se affiancati da un Temporary Manager, e seguire i cinque passi fondamentali che caratterizzano un processo di Change Management.   

• Preparare l’azienda al cambiamento da un punto di vista logistico e culturale. 
• Creare un piano strategico e definire degli obiettivi realistici: quali sono i motivi che spingono al cambiamento? Come misurare il successo delle varie azioni all’interno del piano? Chi si occuperà di supervisionare il Change Management? Quali interventi vanno attuati? In questa fase è importante coinvolgere ogni dipendente, tutti devono essere messi al corrente della trasformazione in atto, per questo è essenziale ricorrere a strumenti di comunicazione efficace e chiarire fin dal principio i ruoli principali all’interno dell’azienda. 
• Implementare il cambiamento. Bisognerà fare in modo che tutto il personale compia le azioni necessarie per metterlo in atto e accettarlo rimuovendo eventuali resistenze e ostacoli. 
• Adattare al cambiamento la cultura aziendale. Significa integrare le nuove prassi all’interno delle strutture aziendali evitando di fare passi indietro e ricadere in vecchi modelli. 
• Monitorare i progressi e analizzare i risultati. È l’unico modo per capire se la strategia di Change Management adottata è quella giusta o è stata un fallimento.   

Best practice per vincere la sfida del cambiamento in una PMI

Per una PMI sapersi adattare ai cambiamenti è fondamentale per sopravvivere all’interno del proprio settore, mantenere un buon livello di competitività e adattarsi con successo alle nuove sfide che si presentano. Un Change Management efficace richiede una pianificazione accurata e adatta alle esigenze specifiche di una PMI.  Sarà per esempio importante fare i conti con la disponibilità delle risorse (umane e finanziarie) spesso limitate all’interno delle piccole e medie imprese; non solo: il cambiamento può essere percepito da parte dei lavoratori come una minaccia, per questo sarà di vitale importanza coinvolgerli attivamente fornendo loro programmi di formazione adeguati e comunicando in modo chiaro e trasparente gli obiettivi della trasformazione in atto. Nel caso di un passaggio inter-generazionale è altrettanto importante occuparsi anche del futuro manager rendendolo partecipe attraverso riunioni con i dipendenti o incontri con i clienti e affiancandogli una figura in grado di supportarlo nel periodo di transizione. 

Modelli di Change Management

Le metodologie per gestire il cambiamento all’interno di un gruppo sono diverse e cambiano in base al tipo di azienda, è essenziale quindi scegliere quella più adatta alle esigenze della propria impresa. I modelli più diffusi sono cinque. 

• Modello di John Kotter;  
• Modello McKinsey;  
• Modello Adkar; 
• Modello di Lewin; 
• Modello Agile. 

Tra gli approcci alla gestione del cambiamento più utilizzati rientra quello di Kotter che si struttura in 8 fasi:   

• creare un’urgenza verso il cambiamento; 
• creare una squadra di figure capaci di guidare l’azienda nel processo di Change Management; 
• creare una visione comune; 
• comunicare gli obiettivi e le modalità del cambiamento; 
• rimuovere eventuali resistenze da parte del personale; 
• creare progetti attraverso obiettivi a medio termine; 
• sostenere continuamente il cambiamento; 
• consolidare i cambiamenti ottenuti e integrarli definitivamente nella cultura aziendale. 

Change Management: case studies

Tra gli esempi più celebri di gestione del cambiamento c’è quello di Swatch. La fabbrica degli orologi di plastica nata negli anni ’80 è andata nel corso del tempo incontro a un processo di trasformazione che l’ha portata dal fallimento imminente all’acquisizione di brand come Tissot, Hamilton, Longines e Omega e a imporsi come leader di settore. La metodologia applicata si ispira all’Agile che prevede una gestione del cambiamento flessibile e adattabile, una pianificazione in piccoli passi (sprint) con fasi di progetto e scadenze ben definite, la collaborazione tra i membri del team e il loro coinvolgimento attivo (tramite interviste, sondaggi) e il continuo monitoraggio dei risultati ottenuti. 

Un caso recente è quello rappresentato da Netflix, oggi leader dei servizi di streaming: in questi anni l’azienda è stata capace di affrontare con successo i cambiamenti del settore. Nata come società di vendita e noleggio di video, ha saputo gestire al meglio il passaggio verso il digitale affermandosi come una delle più grandi aziende nel settore dello streaming a pagamento. Con il moltiplicarsi delle piattaforme on demand, è riuscita poi a diversificare ulteriormente la propria offerta lanciandosi nel mercato delle produzioni originali.  

Strumenti per la gestione del cambiamento

In un processo di Change Management anche le soluzioni tecnologiche giocano un ruolo fondamentale: la rivoluzione digitale dell’ultimo decennio tramite software sempre più innovativi (ERP, CRM, BI) ha permesso di automatizzare alcuni processi manuali e di gestire i cambiamenti in modo più efficace. Tramite gestionali di ultima generazione – come TeamSystem Enterprise – pensati per le grandi e piccole o medie imprese, un’azienda può ad esempio monitorare le trasformazioni in atto, raccogliere feedback, rilevare ostacoli e ottenere analisi interattive e dettagliate per sviluppare strategie aziendali vincenti.