Come semplificare la burocrazia aziendale che rallenta la crescita di una PMI

Prendersi cura di un’azienda significa impiegare molto tempo nella definizione degli obiettivi, nell’impostazione dei processi e nell’analisi dei risultati. Allo stesso tempo, però, la salute di un’impresa dipende anche dalla corretta gestione della burocrazia aziendale, dal rispetto delle pratiche amministrative, delle normative, degli adempimenti fiscali e di numerosi altri obblighi che finiscono col sottrarre tempo prezioso alla creatività, all’innovazione e alle strategie di business.

Molte, infatti, sono le imprese e le PMI che vedono rallentare lo sviluppo e la crescita delle proprie attività a causa dell’eccessiva attenzione agli obblighi e agli adempimenti amministrativi.

Un problema che esiste, ma che può essere agevolmente risolto se si prendono in considerazione le giuste strategie e si utilizzano gli strumenti adeguati. In questa guida, vediamo alcuni consigli per gestire in modo più snello e veloce gli aspetti burocratici e avere più tempo da dedicare alla crescita del business.

Burocrazia aziendale e organizzazione: 6 consigli

Prima di tutto cerchiamo di chiarire cosa s’intende per burocrazia aziendale. Con questo termine ci si riferisce all’insieme di procedure, regolamenti, processi e pratiche amministrative che un’organizzazione deve seguire per gestire le sue attività quotidiane, rispettare le normative, mantenere la conformità legale e affrontare le questioni finanziarie, amministrative e fiscali.

È chiaro, quindi, che parliamo di un’area fondamentale di cui prendersi cura per evitare ogni tipo di rischio.

Non è possibile, dunque, parlare di burocrazia aziendale senza far riferimento all’organizzazione. Mantenere una corretta organizzazione aziendale, infatti, aiuta a semplificarne anche la burocrazia, in particolare:

• mantenendo una documentazione chiara e dettagliata di tutte le attività aziendali, transazioni finanziarie, contratti e comunicazioni;
• tenendo traccia delle entrate, delle spese e delle dichiarazioni fiscali;
• ricordando le scadenze fiscali e quelle relative alla presentazione di documenti periodici;
• assicurandosi che il personale sia adeguatamente formato sulle procedure aziendali, le normative e i requisiti fiscali.

Vediamo più nel dettaglio come apportare cambiamenti organizzativi nelle PMI per snellire le pratiche.

1. Automatizzare i processi

Oggi le nuove tecnologie tendono la mano agli imprenditori per gestire al meglio qualsiasi attività aziendale. La burocrazia non è esclusa, con la possibilità di automatizzare diversi tipi di processi, a partire dalle procedure di fatturazione (e relativi pagamenti) fino all’elaborazione delle buste paga.

2. Affidarsi a un (buon) consulente fiscale

È una delle strade più battute dagli imprenditori: rivolgersi a un consulente fiscale permette di togliersi il peso della gestione della burocrazia aziendale legata agli e di dedicarsi ad altre attività utili alla crescita del business.

Tuttavia, esistono delle attenzioni da dedicare alla scelta del giusto consulente fiscale. Delegare i compiti relativi agli adempimenti fiscali ad un professionista non significa potersene disinteressare del tutto. Inoltre, è necessario trovare il consulente più adatto in base alle esigenze dell’azienda.

3. Formare il personale

La formazione del personale sulle normative e le procedure burocratiche è spesso sottovalutata nelle aziende, eppure rappresenta un punto a favore nella gestione della burocrazia.

Formando adeguatamente il personale è possibile:

• ridurre gli errori, per esempio nella compilazione di documenti, nella presentazione di dichiarazioni fiscali o nella gestione delle procedure amministrative;
• sviluppare un senso di responsabilità e un senso di appartenenza, con un maggiore impegno da parte del personale nel rispettare procedure e comunicare efficacemente con colleghi, fornitori o autorità regolatorie.

4. Definire i ruoli e standardizzare i processi

Fondamentale, inoltre, è stabilire una struttura organizzativa chiara.

Ruoli e responsabilità devono essere ben definiti, in modo che ogni attività possa essere gestita dalla persona più competente;

stabilire procedure standardizzate per le attività comuni, inoltre, consente ai dipendenti di sapere esattamente cosa fare in determinate situazioni.

Questo riduce la confusione e aumenta l’efficienza.

5. Valutare le possibili agevolazioni fiscali

È bene ricordare di dare sempre un’occhiata all’introduzione di eventuali agevolazioni fiscali per le aziende. Spesso il Governo o le Regioni mettono a disposizione incentivi legati all’innovazione e alla ricerca, per l’assunzione di personale o per promuovere l’adeguamento a normative specifiche.

Oltre a rimanere sempre aggiornati sulle modifiche normative, dunque, è importante prestare attenzione anche agli incentivi che aiutano non solo a risparmiare, ma anche a migliorare le prestazioni aziendali.

6. Utilizzare software per semplificare i processi

Infine, parliamo di tecnologia. Negli anni sono stati sviluppati diversi software per la gestione e organizzazione aziendale: gestionali che servono non solo a migliorare i processi e pianificare le attività aziendali, ma anche a gestire correttamente gli adempimenti burocratici e fiscali.

Ne è un esempio TeamSystem Enterprise, il software ERP che facilita il processo di digitalizzazione delle aziende.

Oltre alle funzionalità di controllo del budget, gestione delle attività, CRM e amministrazione e gestione del personale, infatti, TeamSystem Enterprise aiuta l’azienda a gestire l’area amministrativa.

Grazie al software di TeamSystem è possibile:

• monitorare e gestire i flussi di cassa;
• gestire in tempo reale tutti i movimenti finanziari;
• accedere alle indicazioni per la compilazione delle dichiarazioni fiscali periodiche (F24, IVA, Modello Unico ecc.) per avere sempre una visione a 360 gradi sull’andamento del business;
• il tutto, con un aggiornamento costante nel sistema delle normative in vigore.

Come abbiamo visto, semplificare la burocrazia aziendale è fondamentale perché permette di risparmiare tempo, denaro e risorse, migliorando la produttività e la competitività dell’azienda. Inoltre, una burocrazia semplificata può aumentare la soddisfazione dei dipendenti, migliorare le relazioni con i clienti e ridurre i rischi legati a errori amministrativi. In definitiva, semplificare la burocrazia è un investimento che può contribuire al successo a lungo termine della tua impresa.