Cosa sono i planning e budgeting software e perché fanno bene alle PMI

Il budgeting è l’implementazione tattica del piano strategico di un’azienda. Per raggiungere gli obiettivi finanziari e operativi stabiliti, una PMI deve tradurre il proprio piano in una previsione dettagliata di ricavi e spese future. Stilare un budget può servire per diversi scopi: monitorare le prestazioni ed eventualmente modificarle e adattarle lungo il percorso per raggiungere i risultati aziendali desiderati, fissare degli obiettivi, controllare le risorse economiche della propria impresa e prendere delle decisioni informate. Oggi, esistono diversi software di gestione e pianificazione di budget che semplificano e ottimizzano un’attività vitale per le PMI e non solo.  

Cos’è il budgeting?

Il budgeting è uno strumento di programmazione e gestione del piano strategico di un’azienda. Letteralmente vuol dire “fare un budget”, ovvero tradurre la pianificazione strategica in una serie di programmi operativi per raggiungere gli obiettivi aziendali prefissati. Consiste, infatti, in un prospetto dettagliato delle entrate e delle uscite future di un’organizzazione e viene calcolato per un determinato periodo di tempo, in genere un anno. Oltre ad una stima di costi e ricavi, comprende anche la pianificazione delle attività operative da svolgere: cosa e quanto vendere, produrre o acquistare, come gestire le risorse, quante assumerne, quali impiegare in un determinato progetto, che tipo di investimenti effettuare e come allocare i fondi disponibili in base a un’analisi delle priorità. Stilare un budget aziendale è importante se si vuole avere un controllo dei costi, fissare degli obiettivi finanziari e pianificare le strategie per raggiungerli, monitorare e valutare le performance aziendali e adattarle e modificarle eventualmente durante il percorso. Esistono vari tipi di budget:  

• economico; 
• finanziario; 
• commerciale; 
• di produzione. 

Come funziona un processo di budgeting

Un processo di budgeting richiede tempo e accuratezza e si articola in diverse fasi. 

• Raccolta e analisi dei dati storici. Ad esempio, le spese correnti, le entrate passate o uno storico delle performance aziendali, che permetteranno di fare previsioni affidabili per il futuro.  
• Definizione degli obiettivi finanziari a breve o a lungo termine. 
• Pianificazione delle spese e dei costi. In questa fase si preparano dei piani operativi. Si pianificano, cioè, tutte le operazioni necessarie per raggiungere gli obiettivi aziendali: vi rientrano le previsioni dei volumi di vendita o di quanto produrre, dei ricavi, delle materie prime da acquistare o delle risorse da impiegare nel progetto, le stime dell’eventuale personale da assumere e degli investimenti da effettuare. 
• Consolidamento. Consiste nel verificare la fattibilità dei piani operativi, accertandosi che i dati raccolti siano coerenti rispetto agli obiettivi fissati e che le risorse siano sufficienti, e tradurli in termini monetari: conto economico, flussi di cassa e stato patrimoniale preventivo.  
• Revisione e approvazione. Una volta creato e approvato il budget, deve essere costantemente monitorato e sottoposto a continue revisioni e aggiustamenti in base all’andamento delle performance aziendali e ai feedback ricevuti. Per questo è necessario effettuare spesso analisi periodiche delle prestazioni finanziarie rispetto al budget stabilito.

Cosa fa un software di pianificazione e budgeting

Oggi, grazie alle evoluzioni della tecnologia, pianificare e prevedere i budget aziendali è più facile: il mercato offre, infatti, diversi software in grado di semplificare e ottimizzare i processi di budgeting. I moderni planning software offrono una vasta gamma di funzionalità progettate per automatizzare operazioni altrimenti svolte a mano. Oggi la maggior parte dei software per la gestione e pianificazione dei budget presenti sul mercato sono modulari, personalizzabili e in cloud: non hanno bisogno cioè di server aziendali dedicati, ma sono accessibili via web da ovunque e attraverso qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Un esempio sono gli ERP Cloud (Enterprise Resource Planning Cloud), progettati per gestire le risorse aziendali, ma che per le attività di Production Planning hanno bisogno di un’integrazione specifica. 

Ecco cosa possono fare i vari software di pianificazione e budgeting. 

• Automazione dei processi. Addio fogli di calcolo: per quanto sia stato uno degli strumenti più utilizzati dalle PMI per gestire i propri budget, presenta delle forti limitazioni sia per l’impossibilità di gestire una grande quantità di dati sia per l’elevata probabilità di commettere errori usandolo. I moderni software per il budgeting invece permettono di raccogliere e monitorare i dati in modo preciso, evitando errori e inesattezze, aggiornarli automaticamente e renderli facilmente fruibili agli altri reparti dell’azienda.  
• Analisi dei dati. Sono in grado di supportare analisi dettagliate e interattive di grandi quantità di dati e consentono agli utenti di esaminare i dati finanziari, identificare tendenze, rilevare anomalie e ottenere informazioni utili per la pianificazione finanziaria. 
• Monitoraggio. I software di budgeting consentono non solo di pianificare budget dettagliati ma anche di tenere costantemente traccia delle entrate e delle uscite, assicurando una panoramica completa dello stato finanziario dell’azienda. Questo permette di analizzare rapidamente entrate, spese e investimenti ed eseguire una corretta allocazione delle risorse per ogni dipartimento.  
• Pianificazione e schedulazione dei processi produttivi. Nel settore del nuovo mercato manufatturiero, ad esempio, software di questo tipo permettono di gestire tutte le aree operative (come succede con lo strumento di TeamSystem Manufacturing): progettazione, operations management, produzione e monitoraggio degli impianti.  
• Integrazione con altri sistemi. I software di budgeting possono essere integrati con altri programmi aziendali come sistemi di contabilità, gestione delle risorse umane e CRM, per garantire una gestione integrata e coordinata delle risorse finanziarie di un’impresa attraverso un unico ambiente. È quello che succede ad esempio con TeamSystem Enterprise, il software targato TeamSystem per grandi o piccole e medie imprese dotato di numerose funzionalità: fatturazione elettronica, gestione commesse, gestione magazzino e logistica, gestione spese, acquisti, gestione dei clienti e delle risorse umane. 
• Reportistica. Questo tipo di software è in grado di generare report finanziari dettagliati sui flussi di denaro, capaci di offrire un quadro esaustivo delle abitudini di spesa per i periodi considerati.  

• Pianificazione degli scenari futuri e dei rischi. Tramite algoritmi sofisticati possono simulare vari scenari e valutarne l’impatto sul budget; attraverso modelli di analisi predittiva sono in grado di scoprire correlazioni o anomalie che una persona da sola non sarebbe in grado di riconoscere.  

I vantaggi di affidarsi a un software di pianificazione finanziaria in una PMI

I benefici che soprattutto le PMI possono trarre dall’utilizzo di questo tipo di software sono molteplici.  

• Accessibilità. Gli utenti possono accedere ai dati finanziari e utilizzare i software di budgeting da qualsiasi luogo e dispositivo connesso a Internet. Vuol dire avere accesso ai servizi più rapidamente, risparmiando così del tempo prezioso. 
• Connessione. Grazie alla presenza di strumenti per la condivisione dei dati finanziari, la maggior parte dei software per il budgeting o production planning incoraggia e facilita la collaborazione tra i membri del team, consentendo loro di lavorare insieme e in tempo reale ovunque si trovino. 
• Customizzazione. I vari programmi di gestione sono modulari e quindi facilmente personalizzabili in base alle esigenze dell’impresa: possono includere, ad esempio, l’inserimento di categorie specifiche per le spese, la creazione di determinati budget per obiettivi diversi o l’impostazione di pagamenti ricorrenti.  
• Maggiore efficienza. L’automazione dei processi contribuisce a una redistribuzione più efficace delle risorse umane ed economiche, migliora l’accuratezza dei dati e riduce il tempo necessario per eseguire i vari processi.