Assistente virtuale e operatività delle PMI: tutti i vantaggi

“Come posso aiutarti oggi?”. All’assistente virtuale basta questa semplice domanda per migliorare sensibilmente tutta l’operatività aziendale. In Italia questa tecnologia basata sull’Intelligenza Artificiale è in costante crescita, ma non ha ancora raggiunto i picchi ottenuti sul mercato estero. Un motivo in più per conoscerla e sfruttarne fin da subito i vantaggi. Ne beneficeranno organizzazione, produzione e benessere lavorativo. 

L’assistente virtuale migliora l’operatività in azienda, ma aiuta anche a fare scelte strategiche basate su dati (spesso in tempo reale). Automatizzare una serie di processi, così come lasciarsi guidare dal VA (virtual assistant) per ottenere consigli operativi o dissolvere dubbi permette ad aziende di grandi, medie e piccole dimensioni di acquisire un vantaggio competitivo non indifferente.   

Ma cosa può fare un assistente virtuale per migliorare l’operatività e perché le PMI dovrebbero coglierne tutti i vantaggi?  

Assistente virtuale: cos’è?

Ma cos’è un software assistente virtuale? Lo possiamo definire come un supporto in grado di affiancare manager, professionisti, piccoli imprenditori e addetti amministrativi nelle attività operative e ricorrenti. All’assistente virtuale basta un piccolo input per cercare l’informazione richiesta e mostrarla in tempo reale. 

Il principale vantaggio di un assistente virtuale è quello di interpretare alla lettera il linguaggio naturale. Da qui parte per dialogare con l’interlocutore e mettere in atto le operazioni richieste. La domanda più ricorrente riguardo a questa tecnologia è la seguente: l’assistente virtuale può essere definito un chatbot? Non esattamente, perché è qualcosa di più di un chatbot. Infatti, non si limita a comunicare attraverso delle chat, ma apprende il linguaggio umano e si comporta di conseguenza. Un elemento fondamentale per ottimizzare le operazioni aziendali, reattivo nell’apprendere le richieste e proattivo nell’espletarle velocemente e in modalità pressoché perfette. 

Entrando più nel dettaglio, possiamo dire che un assistente virtuale per aziende e PMI può:  

• aumentare l’efficienza aziendale, poiché permette di automatizzare una serie di compiti ripetitivi e amministrativi, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto;  

• far risparmiare tempo e risorse con una riduzione dei costi complessivi;  

• migliorare la produttività e ridurre gli errori umani, spesso causa di problemi che richiedono tempo e costi per essere risolti;  

• adattarsi facilmente alle esigenze mutevoli dell’azienda, consentendo una scalabilità senza problemi man mano che l’attività cresce o cambia nel tempo.  

Non solo, perché in alcuni casi gli assistenti virtuali si rivelano fondamentali anche per guidare le decisioni strategiche aziendali. Un assistente virtuale, infatti, può essere capace di elaborare grandi quantità di dati interni all’azienda in modo rapido ed efficiente. Solo per fare qualche esempio, può rilevare informazioni utili relative all’aumento delle vendite o alla distribuzione dei clienti per area geografica.   

Da questo punto di vista, dunque, l’assistente virtuale fornisce un supporto decisionale, utile a dirigenti e manager, mettendoli in condizione di prendere scelte informate e tempestive.   

Quali sono le differenze tra un virtual assistant e un semplice chatbot

Un assistente virtuale pensato per migliorare l’operatività aziendale non può essere paragonato a un semplice chatbot. Mentre quest’ultimo è progettato principalmente per rispondere a domande predefinite o eseguire azioni specifiche basate su comandi preconfigurati, un assistente virtuale per le aziende va oltre questa funzionalità di base.   

Utilizzando il machine learning, l’assistente virtuale è in grado di apprendere dai dati e dalle interazioni passate, migliorando continuamente la propria capacità di comprendere e rispondere in modo efficace alle esigenze degli utenti.  

L’assistente virtuale di TeamSystem

Migliorare l’efficienza e l’operatività in azienda per acquisire un vantaggio competitivo: è questo l’obiettivo di TeamSystem Enterprise, il software gestionale ERP per le PMI che stanno affrontando la transizione digitale.  Tra le funzionalità messe a disposizione di TeamSystem Enterprise è compreso un assistente virtuale attivo e reattivo che si serve del machine learning per apprendere dalle interazioni con gli utenti e migliorare sempre più l’operatività aziendale. 

TeamSystem offre alle aziende la possibilità di usufruire di un assistente virtuale di alto profilo, creato sfruttando le migliori tecnologie di Intelligenza Artificiale. Grazie al suo supporto è possibile passare celermente da una finestra all’altra del Pc, nonché gestire con efficacia anche il lavoro distribuito su più dashboard. L’assistente virtuale di TeamSystem riduce al minimo le operazioni preliminari e aiuta l’operatore a concentrarsi sull’esecuzione e sul controllo delle attività. In sostanza, rivoluziona l’esperienza aziendale, supportando il controllo della navigazione attraverso il software: agisce in modo fluido tra le diverse finestre, opera su varie dashboard e accede prontamente ai dati più importanti, tutto questo al posto dell’utente. 

Le caratteristiche dell’assistente virtuale di TeamSystem

Il compito primario dell’assistente virtuale è quello di presentarsi come un aiutante affidabile e intuitivo a cui appoggiarsi quotidianamente per interfacciarsi con il gestionale. Ecco nel dettaglio le principali caratteristiche della soluzione di TeamSystem: 

• Browser Automation: spesso la navigazione all’interno di un ERP completo e professionale può essere appesantita dai molteplici passaggi da effettuare. Si può utilizzare un menù dei preferiti, salvando i percorsi che si navigano di più, oppure affidarsi all’assistente virtuale. Con l’assistente virtuale di TeamSystem basta un semplice input vocale per accedere alla pagina desiderata: “Apri la pratica del cliente Rossi”. Grazie all’Intelligenza Artificiale l’assistente comprende perfettamente la richiesta e apre la sezione inerente. 

• Supporto alla consultazione: ogni consultazione all’interno del gestionale può essere effettuata in autonomia oppure affidata all’assistente virtuale: “cerca fatture da contabilizzare”. In un attimo l’intero elenco delle fatture non contabilizzate è visibile sul desktop. 

• Supporto all’apprendimento: le ricerche più effettuate sui motori di ricerca iniziano per “come faccio a…”. Ciò significa che le persone che non riescono a mettere in pratica alcune operazioni si affidano al web per ottenere risposta. Grazie all’assistente virtuale la richiesta potrà essere vocale e la risposta immediata. Quest’ultima è corredata dal link da seguire per soddisfare i propri dubbi. 

• Supporto all’operatività: l’assistente virtuale non solo esegue, ma soprattutto apprende le operazioni richieste ripetitivamente dall’operatore. In questo modo riesce a fornire all’interlocutore la lista delle operazioni effettuate periodicamente, risultando un supporto all’operatività quotidiana. 

L’assistente virtuale di TeamSystem è la soluzione ideale per chi vuole ridurre al minimo le operazioni ripetitive, che costano all’azienda in termini di tempo e risorse. Non solo, grazie ad un’app dedicata è possibile richiedere il suo intervento anche da uno smartphone, senza essere presenti alla postazione PC. L’assistente virtuale di TeamSystem può essere quindi utilizzato sempre e ovunque.  

TeamSystem è da sempre al fianco delle aziende e degli studi nei processi di innovazione digitale. Tutte le nostre soluzioni sono finanziabili e attraverso una partnership con SIDA Group, società di consulenza finanziaria, supportiamo i nostri clienti nei processi di richiesta di questi contributi.