I vantaggi della tenuta e conservazione informatica del LUL
La tenuta e conservazione del Libro Unico del Lavoro (LUL) in modalità informatica è ammessa dalla normativa vigente a partire dal 2009 e permette ai Consulenti del Lavoro e ai datori di lavoro (aziende, ecc.) di ottenere diversi vantaggi.
Dopo oltre dieci anni, la digitalizzazione del LUL in tutto il suo ciclo di vita è un processo rodato e adottato da tantissimi professionisti e aziende che permette di fruire di tutti quei vantaggi correlati ad una gestione completamente digitale, dalla redazione fino all’eventuale esibizione, ed elimina l’obbligo di vidimazione e autorizzazione, ancora in vigore in caso di gestione tradizionale.
Il quadro normativo di riferimento e gli adempimenti
La possibile modalità informatica di tenuta e conservazione del LUL è stata introdotta dal Decreto Ministeriale 9 luglio 2008, che di fatto ha prescritto l’eliminazione dei libri paga e matricola e di alcuni altri libri obbligatori e la loro sostituzione con il LUL.
Successivamente il Ministero del Lavoro ha fornito, con la Circolare n. 20 del 21 agosto 2008, le prime istruzioni operative sul Libro unico del lavoro e l’attività ispettiva e ha chiarito, con il Vademecum sul Libro Unico del Lavoro del Ministero del Lavoro sul Libro Unico del Lavoro, le regole operative sulla tenuta e conservazione digitale del LUL.
La modalità informatica prevede la memorizzazione su supporti magnetici, generalmente tramite un gestionale, e successiva conservazione digitale a norma, ove ogni singola scrittura del LUL costituisce documento informatico ed è collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre alla consultabilità, in ogni momento, anche l’inalterabilità e l’integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite (nel rispetto delle regole tecniche di cui all’art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successiva modificazioni, cosiddetto Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD).
Se il tenutario adotta questa modalità informatica a norma, è sottratto dagli obblighi di vidimazione e autorizzazione, dovendo inviare solo una semplice comunicazione, anche a mezzo pec o e-mail o fax, alla Direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso del LUL, quindi preventivamente all’adozione della modalità digitale.
La comunicazione alla DPL di competenza non deve rispettare un modello prestabilito, è libera e deve riportare una descrizione delle caratteristiche dei sistemi/servizi adottati per la tenuta e conservazione in modalità informatica.
I requisiti normativi per la completa digitalizzazione del LUL
La compilazione del LUL come documenti informatici su supporti magnetici deve garantire di generare documenti elettronici, statici e immodificabili, nei formati idonei PDF/A o in alternativa PDF ma solo se si utilizzano con caratteri tipografici interoperabili, emettendo i file LUL con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale del tenutario (Consulente del Lavoro, datore di lavoro o associazione di categoria che elabora il LUL), al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità.
È assolutamente ammessa l’apposizione della firma digitale su più file o blocchi del LUL elaborato, anche se riferiti allo stesso periodo paghe (ad esempio quando per motivi gestionali o di dimensione il tenutario suddivide su più file il libro unico del singolo mese).
Nella memorizzazione e successiva conservazione dei LUL dovrà sempre essere garantita la leggibilità nel tempo dei file, purché rimanga sempre assicurato l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo di paga (va garantita consecutività e un “collegamento” tra le registrazioni precedenti e successive del LUL). Ogni pagina del layout del LUL riporta una numerazione progressiva rispetto alla precedente.
Inoltre, secondo il decreto ministeriale, il sistema deve consentire le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome e nome e al codice fiscale del lavoratore, alla data del LUL e alle associazioni logiche di tali dati.
Il processo di registrazione, ossia di compilazione e memorizzazione dei documenti del Libro Unico, dovrà avvenire entro la fine del mese successivo al periodo paga di competenza, così come anche il termine di conservazione digitale a norma dei LUL prodotti dovrà essere ultimato entro massimo la fine del mese successivo al periodo paga di competenza, con l’apposizione della firma digitale del Responsabile della Conservazione o di un suo delegato e della marca temporale al fine di associare una data certa opponibile ai terzi.
Quindi, facendo un riepilogo del processo operativo, il tenutario dovrà generare, attraverso software, un documento informatico o n documenti LUL contenenti i dati registrati del periodo paga, firmando digitalmente ciascun file, anche tramite una soluzione di firma digitale con procedura automatica, e inviandoli successivamente al sistema di conservazione, secondo le regole tecniche AgID in materia di conservazione dei documenti informatici.
Naturalmente il LUL può essere messo a disposizione del Lavoratore in una modalità digitale e tracciabile, in modo da non dover mai materializzare su carta il LUL.
In merito al luogo di tenuta e conservazione, la norma stabilisce che il LUL debba essere conservato ed esibito agli organi di controllo presso il tenutario, che dovrà rendere disponibili i documenti, anche tramite modalità telematica, ad esempio attraverso il download e l’esibizione dei pacchetti di distribuzione dal servizio di conservazione adottato.
L’affidamento in esterno ad un Conservatore per la conservazione del LUL
Si è detto che i documenti informatici che costituiscono il LUL di un periodo paga devono essere trasferiti in conservazione digitale al fine di garantire nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti.
Secondo le linee guida AgID nel processo di conservazione il Responsabile della conservazione, nominato dal soggetto Tenutario, può delegare contrattualmente ad un soggetto terzo outsourcer (un Conservatore esterno, ad esempio accreditato AgID) parte dei compiti e delle attività operative previste dalle regole tecniche attuative del CAD.
Quindi, operativamente il tenutario, come ad esempio il Consulente del Lavoro, attraverso il proprio software gestionale, produce i LUL, li firma digitalmente e li versa entro i termini prestabiliti al servizio del Conservatore che eseguirà il processo operativo di conservazione. Tuttavia, il luogo di conservazione e l’esibizione legislativa rimarranno in carico a ciascun tenutario, che dovrà essere tempestivamente pronto a scaricare i pacchetti di distribuzione dal servizio di conservazione in caso di verifiche e controlli.
Per quanto riguarda i metadati minimi obbligatori per l’indicizzazione dei documenti informatici bisognerà far riferimento alle indicazioni del Conservatore e comunque all’allegato dei metadati delle regole attuative del CAD. In aggiunta è necessario permettere la ricerca e l’estrazione delle chiavi di ricerca, previste dal decreto ministeriale del LUL: Cognome, Nome, Codice Fiscale del Lavoratore e Data o associazioni di esse. L’estrazione può essere soddisfatta tramite metadati o, in caso di file LUL mensile riferito a più lavoratori, ricercando il file conservato ad esempio tramite i metadati anno e mese del LUL, aprendolo e tramite la funzionalità search di Adobe Acrobat ricercare le parti relative ai singoli lavoratori richiesti in caso di controllo.
Possono eventualmente essere aggiunti anche altri metadati opzionali (come Sede, Matricola, Centro di costo, ecc.) ma questo dipende dalle caratteristiche del servizio di conservazione e dalle esigenze del tenutario.
La completa digitalizzazione del LUL rappresenta per i Consulenti del Lavoro un’opportunità di trarre benefici tangibili e intangibili da un processo semplice, automatico e digitale, non dovendo mai stampare su carta i fogli del LUL.
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