TeamSystem interpreta per i commercialisti la filosofia “lean”
“Fatture in Cloud ci consente di evitare i passaggi tra cartaceo e digitale, risparmiando tempo ed evitando potenziali errori. Una declinazione perfetta dei principi Lean a cui siamo ispirati.”
– Augusto Gilioli, studio Gilioli Marasi
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Nato nel 1989, con l’attuale sede a Montecchio Emilia, lo studio Gilioli Marasi ha da sempre sposato la filosofia “lean”, applicata anche alle piccole e alle micro imprese. Nata con la manifattura, questo modo di intendere il business ricerca la minimizzazione degli sprechi. I due commercialisti hanno declinato i principi lean nel settore dei servizi, puntando a eliminare carta, trasferte ed errori anche grazie all’aiuto delle tecnologie digitali. Cercando insomma la massima efficienza a tutto beneficio del cliente e del valore da esso percepito.
“A un certo punto della nostra storia”, racconta Gilioli, “abbiamo deciso che avremmo cercato soluzioni tecnologiche in grado di sposare la nostra filosofia e di aiutarci a estrarre il maggior valore possibile dalle nostre attività consulenziali, eliminando le operazioni più ripetitive e a basso valore aggiunto, che poi sono quelle dove più spesso si nasconde l’errore umano e quindi il più grosso spreco di tempo”.
La visione dei due partner è forse un po’ troppo in anticipo rispetto al pur veloce progresso tecnologico in ambito IT: la ricerca (in Italia ma anche all’estero) di un prodotto in grado di soddisfare appieno le esigenze dello studio non si trova.
“Dopo un‘analisi dei prodotti disponibili sul mercato mondiale”, spiega Marasi, “avevamo individuato alcune soluzioni, provenienti dagli Stati Uniti, che sembravano adattarsi alla nostra visione: applicativi che funzionavano completamente online e in mobilità, che permettevano di operare come se il cliente fosse nello studio ma senza farlo spostare dal proprio ufficio. In Italia, prodotti così, che garantissero affidabilità e sicurezza, non esistevano. Così, abbiamo deciso di seguire la roadmap di TeamSystem, che era nostro partner già dal 1991 e che ci dava le migliori garanzie in tema di sviluppo di prodotti adatti alle nuove esigenze di mobilità e operatività in cloud”.
Due partner con la stessa visione del futuro
TeamSystem diventa quindi il partner principale dello studio Gilioli e Marasi anche per le soluzioni evolute in cloud e mobilità, vale a dire software in grado di incarnare esattamente la filosofia Lean fortemente perseguita dai professionisti.
“Fatture in Cloud, che abbiamo adottato nel 2015, permette di evitare inutili passaggi tra digitale e cartaceo”, dice Gilioli, “il che rappresenta un grande passo in termini di efficienza, perché ci consente di risparmiare tempo e minimizzare il rischio di errori. Evitando di muoverci e di muovere i documenti possiamo dedicare il tempo risparmiato ad attività consulenziali a più alto valore aggiunto, che tra l’altro sono quelle che i clienti sono più disposti a riconoscerci, in termini di competenze distintive”.
Il processo di gestione digitale dei documenti consente allo studio Gilioli Marasi di controllare ogni singola fattura al momento dell’emissione da parte del cliente, evitando così tempi e costi di rettifiche e note di credito fatte a posteriori (con il rischio di ulteriori errori).
”L’eliminazione della carta è forse il passo più concreto nella direzione che porta alla lotta agli sprechi”, aggiunge Marasi, “e ce ne accorgiamo quando facciamo i conti di quanti armadi ci sarebbero serviti se il trend di crescita della conservazione dei documenti cartacei fosse stato quello di pochi anni fa. Eliminare gli sprechi significa anche risparmiare tempo, in primis quello del cliente. Che capisce e apprezza questo sforzo. Da parte nostra, abbiamo potuto già misurare vantaggi tangibili: una diminuzione del 30% delle ore di straordinario del nostro personale, che deve ricorrere sempre meno alle procedure di individuazione e correzione di errori umani”.
Per i clienti più evoluti e di dimensioni maggiori, lo studio Gilioli Marasi utilizza TeamSystem Studio, mentre per la gestione dei flussi di cassa viene impiegato Movimenti Bancari, che consente di “robotizzare” l’acquisizione dei movimenti senza dover aspettare l’estratto conto.
Le soluzioni TeamSystem, oltre a rappresentare un insieme ottimale di software costantemente aggiornato alle nuove esigenze, sono anche ottimi strumenti di “collaboration” tra studio e clienti. “Una volta i clienti arrivavano con le fatture nei sacchetti del supermercato”, racconta Gilioli, “oggi, la generazione Facebook chiede e pretende di usare repository digitali comuni, abituata com’è a utilizzare strumenti come Dropbox o OneDrive. Anche in questo caso, abbiamo trovato nelle soluzioni TeamSystem la risposta giusta alle nostre esigenze, con spazi comuni sicuri e gestibili per memorizzare e scambiare documenti”.
Seguire la strada del progresso digitale
Quella instaurata tra lo studio Gilioli e Marasi e TeamSystem è una partnership destinata a durare nel tempo, anche e soprattutto perché il cammino verso la digitalizzazione è tutt’altro che concluso.
“Il mondo sta cambiando a una velocità impressionante”, dice Marasi, “pensiamo soltanto alla conservazione sostitutiva, allo Spid (Sistema Pubblico di Identità Digitale), alla fatturazione elettronica tra imprese. Per noi, poter stare al passo coi tempi è una questione di sopravvivenza e competitività, e da questo punto di vista facciamo affidamento su TeamSystem e sulla sua capacità di investire e innovare su nuovi prodotti e nuove architetture come quelle del cloud e delle App”.
“Per il futuro”, conclude Gilioli, “ci aspettiamo che TeamSystem prosegua nella sua roadmap, permettendoci di utilizzare altre soluzioni in cloud e di creare un vero e proprio Hub per i documenti contabili, un luogo virtuale dove clienti, fornitori, banche e noi consulenti possiamo accedere per consultare i documenti eliminando del tutto tempi morti e sprechi”.
