Come l’AI semplifica la riconciliazione delle fatture

L’AI è la nuova alleata di ogni studio commercialista: semplifica molti dei processi contabili tradizionalmente eseguiti in modalità manuale facendo risparmiare tempo, risorse, denaro e riducendo i margini di errore. L’automatizzazione della riconciliazione delle fatture è una delle operazioni rese possibili dall’intelligenza artificiale. Proviamo a capire come e in che modo l’AI può fare la differenza e diventare la migliore amica dei commercialisti.

Cosa si intende per riconciliazione fatture

È una pratica cruciale nella gestione contabile di un’impresa, ma anche una delle operazioni più complesse e dispendiose in termini di tempo per chi si occupa di contabilità: parliamo della riconciliazione delle fatture, che consiste nell’associare le fatture con i vari movimenti del conto corrente bancario, le spese sostenute, la merce ricevuta, gli ordini di acquisto. L’operazione aiuta a individuare e gestire eventuali discrepanze tra fatture e flussi di cassa, a confermare che i beni e i servizi ricevuti corrispondano a quanto ordinato e che i dettagli delle fatture siano corretti. Ma far quadrare i conti per un commercialista è un processo lungo e complicato, un’attività fortemente time-consuming che, se eseguita manualmente, comporta un elevato margine di errore: pensiamo all’enorme mole di dati e informazioni da incrociare, ai diversi tipi di transazioni (versamenti, rimborsi, etc.) da gestire, ai vari metodi di pagamento che possono richiedere tempistiche differenti per le operazioni di accredito sul conto o agli eventuali errori nell’inserimento dei dati.

Si tratta di centinaia o migliaia di operazioni e non è difficile immaginare come basti poco per incorrere in errore. Cosa fare allora per migliorare le attività di riconciliazione e renderle più affidabili e veloci? Oggi la soluzione migliore arriva dall’intelligenza artificiale che, grazie a strumenti digitali all’avanguardia (applicazioni, gestionali), può automatizzare e semplificare molti dei processi contabili.

AI: come rendere la riconciliazione fatture più fluida e efficiente

Per orientarsi nella babele di pagamenti, bonifici, fatture, conti che non quadrano, la soluzione più efficace è quindi quella di automatizzare il processo di riconciliazione tramite software specifici (come quelli per la fatturazione elettronica, ad esempio TeamSystem Digital Invoice) che riducono al minimo la necessità dell’intervento umano. Ecco come:

• L’AI può essere addestrata per riconoscere ed estrarre automaticamente i dati dalle fatture, come il numero, l’importo, la data di emissione e altre informazioni pertinenti.
• L’automatizzazione della riconciliazione delle fatture permette non solo di estrapolare i dati, ma anche di incrociarli, confrontarli e riconciliarli in modo rapido ed efficiente, riducendo così il rischio di errori umani e accelerando il flusso di lavoro.
• L’impiego dell’AI consente di confrontare i dati estratti dalle fatture con informazioni provenienti da altre fonti come gli ordini di acquisto, i contratti, i file dei bonifici o gli estratti conto bancari, così da garantire corrispondenze accurate e identificare eventuali scostamenti o errori.
• Gli strumenti messi in campo dall’AI si basano sull’utilizzo di algoritmi e forme di e-learning machine per perfezionare continuamente il livello di precisione e di efficienza della riconciliazione delle fatture. Questo significa che il sistema può imparare dai dati storici e dalle correzioni umane per migliorare le proprie capacità nel tempo.
• Grazie all’uso di sistemi integrati è possibile archiviare in un unico ambiente i dati relativi ai pagamenti dei clienti: addebiti, tasse, rimborsi. Si tratta della possibilità di avere a disposizione un cruscotto gestionale con una panoramica completa dei movimenti con la loro descrizione, l’indicazione del loro stato (riconciliato, da contabilizzare, etc.), la data di contabilizzazione e la possibilità di contabilizzare i movimenti non ancora riconciliati.
• La semplificazione dei processi riduce significativamente i tempi di lavorazione e aiuta a liberare quelle risorse che altrimenti sarebbero impiegate in attività manuali ripetitive e di basso valore.
• L’intelligenza artificiale nelle operazioni di riconciliazione può essere usata anche per identificare anomalie nei dati delle fatture e rilevare potenziali casi di frode.
• È possibile monitorare quotidianamente e in tempo reale il flusso di cassa (entrate, rimborsi, mancati pagamenti, ritardi) e quindi aiutare i clienti a prendere decisioni finanziarie più consapevoli in merito a investimenti futuri.
• La possibilità di individuare tempestivamente errori e discrepanze consente di risolvere rapidamente i problemi che ne derivano e di evitare ingenti perdite.
• I costi di gestione necessari per svolgere manualmente le operazioni di riconciliazione fatture-pagamenti si possono abbattere quasi totalmente: guadagnare tempo vuol dire anche risparmiare in termini economici.

Nel complesso l’utilizzo dell’intelligenza artificiale nella riconciliazione delle fatture può migliorare l’efficienza complessiva dei processi contabili, ridurre i tempi di lavoro e consentire agli studi commercialisti di concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto, anziché su task amministrativi manuali e ripetitivi.

Oltre che nell’intelligenza artificiale, i commercialisti possono trovare un valido supporto per la loro attività quotidiana nell’utilizzo di software e piattaforme in cloud in grado di gestire uno studio professionale a 360°. È il caso di TeamSystem Studio, che permette di semplificare e velocizzare molteplici aspetti, dalla contabilità ai bilanci, dalla fatturazione elettronica alla dichiarazione fiscali, dalla gestione del personale alle paghe e amministrazione dello studio.