Riconciliazione bancaria automatica
Chi non si è trovato, almeno una volta, a riconciliare gli estratti conto bancari con un senso di spreco e frustrazione? In questo articolo scopriremo come sia possibile quasi dimenticarsi di questa incombenza.
La riconciliazione bancaria è uno sporco lavoro ma qualcuno deve pur farlo
Noioso, privo di soddisfazioni e talvolta perfino frustrante (ad esempio a me ‘squadravano’ quasi regolarmente dai 10 ai 50 centesimi; e dovevo rifare tutto il controllo). Verificare la corrispondenza tra l’estratto conto ricevuto dalla banca e le scritture presenti nel partitario di prima nota è proprio così.
Inefficienza e sottrazione di tempo sono solo due dei danni collaterali che questa attività porta con sé. Personale qualificato e preparato che deve passare ore a “spuntare” riga per riga fino a ottenere la quadratura perfetta tra i due tabulati.
Uno spreco! Recuperare questi tempi per utilizzarli in attività più redditizie aiuterebbe a migliorare il business e la redditività dello studio.
Qualcuno o… qualcosa? Un software è la soluzione
Si parla tanto di digitalizzazione che però rimane spesso un concetto astratto, una delle tante “belle idee” che poi un giorno vedremo di capire. Invece no, questo è il momento di capirla e questo è uno degli argomenti che meglio possono spiegarla.
Digitalizzare il processo di riconciliazione bancaria significa: non dover far nulla se non controllare che tutte le partite siano state collocate. Bello no? Ma vediamo di capire meglio.
TS Pay – il software di riconciliazione bancaria di TeamSystem – effettua in automatico il controllo tra le righe presenti sull’estratto conto bancario e quelle del partitario della specifica banca. Verifica importi, date e descrizioni e in questo modo collega i movimenti dei due documenti evidenziandoli come “riconciliati in automatico”.
Se, per un qualsiasi motivo, non riesce a trovare corrispondenza, segnala il movimento con un semaforo rosso aspettando istruzioni dall’operatore. È il caso, ad esempio, della riga degli interessi. Poiché l’estratto conto è l’unico documento che li evidenzia, in prima nota non possono essere stati già inseriti e quindi non riesce a riconciliare il movimento.
I movimenti bancari non riconciliati possono, come nel caso degli interessi, essere marcati per la registrazione automatica oppure sono fornite delle informazioni utili alla riconciliazione, tenute in considerazione il mese successivo. Il motore semantico alla base della procedura si auto-aggiorna con le informazioni prestate e quindi, mese dopo mese, i movimenti da riconciliare manualmente vanno a tendere a zero.
Come sfruttare al meglio questa opportunità?
Già così è un eccellente strumento di efficienza ma può perfino migliorare.
La domanda è: come recuperare e far lavorare gli estratti conto?
Una prima, ovvia, risposta è: attraverso i sistemi di Home Banking. Basta collegarsi, scaricare l’estratto conto in formato elettronico e caricarlo sull’apposito servizio (disponibile in cloud su Azure di Microsoft) di TeamSystem, che lo analizza e lo rende pronto all’utilizzo in LYNFA Studio, il software gestionale a supporto delle attività del Professionista. . Ma questo richiede l’intervento e la collaborazione del cliente, e difficilmente questi fornirà allo studio le credenziali per accedere al suo home banking.
La soluzione più funzionale è però un’altra. Che automatizza davvero tutto il processo di riconciliazione bancaria.
TeamSystem ha sottoscritto un accordo con ICBPI (Istituto Centrare delle Banche Popolari Italiane) affinché svolga un ruolo da “collettore” recuperando, attraverso il circuito telematico interbancario CBI, gli estratti conto dei clienti dello studio e li passi direttamente al servizio cloud TeamSystem.
In questo modo lo studio ha sempre a disposizione le informazioni bancarie aggiornate giornalmente e può verificare il cruscotto di riconciliazione in qualsiasi momento. Tutto questo semplicemente facendo firmare ai clienti la delega al prelievo dell’estratto conto e inviandola a ICBPI.
Bello no? Soprattutto perché è già pronto, va solo installato e utilizzato per goderne i benefici.
