Come ottimizzare il lavoro nello Studio del Commercialista

Come ottimizzare i flussi di lavoro all’interno di uno Studio professionale? Come riuscire, cioè, a fare di più a fronte di costi e di tempi uguali, se non eventualmente più stretti? Ogni Commercialista dovrebbe puntare a incrementare la propria produttività e allo stesso tempo ad offrire dei servizi di alta qualità, tenendo sotto controllo, allo stesso tempo, le proprie uscite (e quindi i costi per i clienti). Diventa quindi necessario introdurre una strategia per ottimizzare i processi dello Studio commercialista, nella consapevolezza che al suo interno la risorsa più importante resta sempre il tempo a disposizione dei singoli professionisti. Vediamo, quindi, dei consigli per ottimizzare i flussi di lavoro all’interno dello Studio, grazie a passaggi mirati e soluzioni ad hoc per il commercialista.  

Come ottimizzare i flussi di lavoro nello Studio del Commercialista

Da alcuni accorgimenti a livello di gestione del tempo e di gestione delle risorse umane, per arrivare all’uso di soluzioni specifiche per la comunicazione e per la gestione documentale, è possibile agire su più livelli per l’ottimizzazione del lavoro dello Studio professionale. 

La stima del carico di lavoro

L’ottimizzazione dei flussi di lavoro dello Studio del professionista parte da una migliore gestione del tempo. Non si parla in questo caso solamente della programmazione delle pause, dell’eliminazione delle distrazioni e dell’uso dii soluzioni mirate tecnologiche per affrontare più velocemente le diverse attività: è bene infatti partire sempre da un’attenta stima del carico di lavoro, così da poter effettivamente rispettare le scadenze, sapere qual è il limite di saturazione da non superare e organizzarsi a dovere in vista dei picchi di lavoro. La stima del carico di attività è un passaggio fondamentale, che non deve mai essere trascurato. 

Il lavoro per priorità

Per ottimizzare i flussi di lavoro nello Studio del Commercialista è bene imparare a lavorare per priorità: questo deve essere il fattore numero uno da tenere in considerazione nell’ordinare i vari task a livello quotidiano, settimanale e mensile. Oltre a lavorare per priorità è bene imparare a delegare, distribuendo quindi le attività ai collaboratori in base alle competenze di ognuno: chi non è disposto a delegare difficilmente riuscirà a ottimizzare davvero i flussi di lavoro all’interno dello Studio professionale, creando inevitabilmente dei “colli di bottiglia”.  

La comunicazione efficace

Per migliorare l’organizzazione dello Studio e ottimizzare i flussi di lavoro è bene concentrarsi anche sulla comunicazione, sia su quella interna che su quella esterna, in direzione di clienti e di eventuali collaboratori esterni. Questo permette infatti di ridurre gli errori e gli sprechi di tempi, andando parallelamente a incrementare la qualità dei risultati. Esistono peraltro delle soluzioni ad hoc che permettono di creare un ecosistema digitale in cui Studio, collaboratori e aziende clienti possono comunicare e condividere documenti in modo semplice, veloce e sicuro: è questo, per esempio, il caso di TeamSystem Studio, che permette al professionista di gestire i propri clienti e di comunicare con loro in maniera veloce ed efficiente. 

La riduzione dello stress

Ottimizzare i flussi di lavoro vuol dire eliminare gli ostacoli alla produttività, e questo significa quindi anche ridurre per quanto possibile il tasso di stress all’interno dello Studio, nella consapevolezza che il nervosismo cronico riduce concretamente le performance. Di certo stimare il carico di lavoro, delegare e chiarire i compiti di ogni collaboratore aiuta a diminuire lo stress, e quindi a fare di più, in modo più sereno.  

I sistemi di gestione documentale 

Adottare un sistema per la gestione documentale elettronica consente di ottimizzare la gestione degli archivi, di eliminare i costi della gestione cartacea e di ridurre i tempi per la consultazione dei documenti. Vanno poi ricordati i vantaggi di poter consultare i documenti da remoto, di ridurre gli errori e di eliminare le perdite accidentali di documenti. 

L’automazione dei processi contabili e fiscali

Infine, la tecnologia può venire in aiuto dello Studio che desidera ottimizzare i flussi di lavoro in diversi modi. Gli automatismi dei software gestionali di ultima generazione per commercialisti permettono per esempio di ridurre in modo concreto i tempi, andando per l’appunto ad automatizzare i processi più ripetitivi. Con questi piccoli, ma fondamentali, accorgimenti è possibile ottimizzare i flussi e tutte le varie fasi dell’attività del commercialista. Risultato: maggiore efficienza, riduzione dei tempi di gestione, riduzione di tempi ed errori, miglioramento della produttività. 

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