Ottimizzare il lavoro con l’Intelligenza Artificiale: un approccio strategico alla felicità dei dipendenti negli Studi professionali

Nell’odierno panorama lavorativo, gli Studi professionali si trovano ad affrontare una crescente difficoltà nel trovare e trattenere risorse di talento. Le dinamiche del lavoro stanno cambiando radicalmente, guidate in gran parte dalle aspettative delle nuove generazioni, che pongono un’enfasi senza precedenti sul bilanciamento tra vita lavorativa e privata, sulla flessibilità del lavoro ibrido e su altre condizioni che influenzano profondamente le loro scelte di carriera.

Bilanciamento work-life, lavoro ibrido e cultura aziendale: priorità non negoziabili

Per la gran parte dei nuovi lavoratori, un bilanciamento sano tra vita lavorativa e privata non è più un bonus, ma un requisito fondamentale. Le ricerche mostrano che i dipendenti che riescono a gestire efficacemente le loro responsabilità lavorative senza compromettere la vita personale sono significativamente meno propensi a cercare nuove opportunità lavorative. Una cultura aziendale che promuove il benessere dei propri collaboratori oggi è un elemento di vantaggio competitivo.

Non solo benefit, anche qualità del lavoro

I benefit e una migliore qualità della vita però, non sono sufficienti se durante le ore di lavoro si accumulano grandi livelli di stress o se le mansioni svolte sono noiose, alienanti o non lasciano trasparire spiragli di crescita professionale.

Oggi, mentre gli Studi professionali cercano di integrare l’Intelligenza Artificiale generativa e, in generale, nuove tecnologie nei flussi di lavoro, è essenziale considerare anche l’impatto che queste tecnologie hanno sul benessere dei propri collaboratori. Non basta migliorare la produttività: le persone devono poter dedicare più tempo alle attività che le gratificano, riducendo quelle noiose, ripetitive o stressanti.

Da una ricerca condotta da BCG nel febbraio 2024[1] è emerso che i dipendenti sono disposti a tollerare fino a 4 ore di lavoro “non gradito” a settimana. Se questa soglia viene continuamente superata, è probabile che inizino a pensare di cercare un altro lavoro.

Il ruolo della tecnologia e la gestione del cambiamento

Oggi l’Intelligenza Artificiale generativa e gli strumenti di automazione che da questa derivano rivestono un ruolo fondamentale nell’efficientamento dei processi aziendali. L’impatto di questi strumenti sul mondo del lavoro sarà dirompente. Già oggi ci sono casi di aziende e di Studi professionali che stanno rivoluzionando completamente i loro modelli organizzativi e i loro processi per integrare queste soluzioni.

Pensiamo alla possibilità di evitare tutto il data entry manuale o di compilare moduli e contratti in modo automatico senza doverli riscrivere e modificare ogni volta. O ancora ridurre il tempo che si dedica a sistemare fogli Excel o creare presentazioni.

Gli attuali strumenti di Intelligenza Artificiale generativa rappresentano degli acceleratori, velocizzano di parecchio il lavoro, soprattutto se si tratta di operazioni facilmente automatizzabili o ripetitive.

Tuttavia, integrare una nuova tecnologia nei processi lavorativi è un cambiamento non di poco conto. Le resistenze al cambiamento e la mancanza dei risultati sperati nel breve periodo possono talvolta portare al fallimento di un progetto di adozione. Infatti, è purtroppo abbastanza comune che uno Studio professionale o un’azienda acquisti un nuovo prodotto o servizio, senza alla fine integrarlo effettivamente nel processo produttivo.

Quali sono, allora, i consigli che possono aiutare uno Studio a integrare con successo una nuova tecnologia e far sì che tutta l’organizzazione ne tragga beneficio? Abbiamo identificato tre principali componenti.

Il processo di cambiamento non è delegabile

Le capacità di leadership di un titolare di Studio o di un imprenditore spesso sono valutate anche in base alla loro capacità di delegare con successo. Il più delle volte delegare è un bene: responsabilizza i collaboratori e snellisce l’esecuzione delle attività, evitando colli di bottiglia.

Ci sono però attività che per loro natura non possono essere delegate. Gestire il cambiamento è una di queste.

La spinta al cambiamento, infatti, deve partire dal titolare o comunque dalla persona a capo dell’organizzazione. Sono loro che hanno il compito di coinvolgere i propri collaboratori, aiutandoli a capire l’impatto e lo scopo delle attività che svolgono, e soprattutto quando e perché è richiesto un cambiamento. Se il titolare si disinteressa di un qualsiasi processo di cambiamento, perché i suoi collaboratori dovrebbero interessarsene?

Al contrario, un titolare che per primo utilizza una nuova tecnologia e trova il modo di spiegarne il funzionamento e l’importanza a tutti i suoi collaboratori – mostrando casi d’uso e come può beneficiarne il lavoro – fornirà la prova concreta che quella soluzione funziona e farà da punto di riferimento per eventuali domande, dubbi o proposte di miglioramento. Questo approccio genera un’adozione più veloce ed efficiente di nuovi strumenti tecnologici da parte di tutto lo Studio: più i titolari adottano e insegnano l’utilizzo di strumenti nuovi, stimolano i collaboratori a fare lo stesso, creando così un circolo virtuoso di innovazione e miglioramento continuo.

Co-creazione di processi con i propri collaboratori

Una strategia vincente per integrare strumenti di AI è lo studio a tavolino dei processi con i propri dipendenti. Coinvolgere direttamente tutto il gruppo nella revisione dei processi e nell’implementazione delle soluzioni AI garantisce che queste siano adeguate alle reali esigenze specifiche, migliorando sia l’efficacia sia la soddisfazione sul lavoro.

Questo metodo consente anche di riconoscere e superare gli ostacoli culturali interni, come la paura di sbagliare e la preoccupazione per la sicurezza della tecnologia. Ne consegue una maggiore propensione dell’ambiente lavorativo all’innovazione.

Ridurre il lavoro ripetitivo con l’AI

Negli Studi professionali, l’AI può eliminare quella parte di lavoro ripetitivo che è fonte di maggiore stress per i collaboratori. Per esempio, compilare in automatico moduli e documenti standard con l’AI riduce il tempo speso per queste attività e aumenta la soddisfazione e l’efficacia dei dipendenti.

Gli strumenti di AI possono automatizzare molti compiti quotidiani (come, ad esempio, la contabilizzazione delle fatture) lasciando ai collaboratori tempo prezioso da dedicare al rapporto con i clienti e a eseguire attività più professionalizzanti. Questo non solo aumento la soddisfazione del cliente, ma si ripercuote positivamente anche sul morale dei collaboratori, poiché interagire con clienti soddisfatti è sicuramente meno stressante che dover gestire clienti scontenti.

Gli strumenti per l’automazione

Abbiamo visto come l’automazione dei processi non porti solo a una migliore efficienza interna, ma anche a una migliore qualità del lavoro dei propri collaboratori.

TeamSystem oggi è in grado di fornire agli Studi queste soluzioni avanzate: il modulo di contabilizzazione automatica delle fatture permette di sgravare i collaboratori dal compito di registrare manualmente i documenti, semplificando tutto il processo e andando a suggerire direttamente le maschere per la creazione guidata di cespiti che vengono riconosciuti in automatico dalla descrizione della fattura.

Grazie agli Insight, sarà possibile per l’operatore chiedere direttamente al gestionale l’informazione che sta cercando, senza doversi più avventurare in menù complicati o generare stampe per rispondere a domande dei clienti che necessitano di sapere, magari in tempo reale al telefono, quanto credito iva residuo hanno o a quanto ammonta l’F24 che devono pagare alla prossima scadenza.

Questi strumenti, una volta integrati correttamente nelle procedure di Studio, rappresentano una rivoluzione totale nel modo di vivere la quotidianità del proprio lavoro.

[1] https://www.bcg.com/publications/2024/joy-at-work-matters-more-than-you-realize