Come organizzare un evento per lo Studio
Per Commercialisti e Consulenti del Lavoro organizzare un evento di Studio può rivelarsi un’ottima strategia per ingaggiare maggiormente i propri clienti e trovarne di nuovi. Per raggiungere il successo però è fondamentale che l’evento sia organizzato nel migliore dei modi, senza lasciare nulla al caso. Scopriamo come fare.
Evento per lo Studio: perché?
Le ragioni per organizzare eventi in Studio per Commercialisti e Consulenti del Lavoro sono molteplici e possono portare un grande valore aggiunto alla propria attività.
L’evento di Studio rappresenta, infatti, un’ottima occasione per aumentare l’engagement dei propri clienti e per acquisirne di nuovi, ampliando e arricchendo così la propria rete.
Inoltre, organizzare un evento, aperto ai già clienti ma anche a potenziali tali, offre la possibilità di raccogliere nuove informazioni sui partecipanti e potrebbe quindi essere il momento ideale per comprendere le loro esigenze e i loro obiettivi, al fine di offrire un servizio sempre più preciso, puntuale e di valore.
Evento per lo Studio: pianificarlo bene
L’evento ha lo scopo di promuovere sé stessi, il proprio lavoro e il proprio Studio; quindi, è fondamentale ragionare bene su ciò che effettivamente può aiutare a mostrare il proprio valore e la propria identità. Per questo è importante che l’evento sia coerente con la propria strategia e la propria proposta.
Scegliere bene i tempi è un altro aspetto fondamentale per organizzare un evento di successo. Pianificare con largo anticipo è la strategia giusta per essere sicuri di aggiudicarsi location, catering e relatori migliori e dare la possibilità agli invitati di bloccare le proprie agende.
- Scegliere il luogo giusto
Come si sceglie la location giusta? Vediamo quali sono gli aspetti da tenere in considerazione quando scegliamo il luogo per il nostro evento.
Per scegliere se optare per un luogo formale oppure uno più rilassato è importante ragionare bene sugli invitati. Un evento per clienti startupper e freelance, infatti, sarà differente da un evento pensato per imprese più strutturate.
La tipologia di invitati determinerà, quindi, se scegliere tra:
- spazi specializzati, come alberghi, centri congressi o strutture pubbliche;
- spazi non specializzati, come circoli, musei.
Inoltre, è importante che la location sia in linea con l’immagine dello Studio.
È importante ricordare che i partecipanti investono il loro tempo per partecipare: fai in modo che la sala sia facilmente raggiungibile e che ci sia un parcheggio comodo e di ampiezza adeguata.
Nella scelta della location è fondamentale anche tenere conto del numero di partecipanti all’evento. La sala giusta, infatti, deve essere perfettamente in grado di accogliere tutti gli ospiti senza però d’altra parte restare mezza vuota. È sempre bene tenere in considerazione che qualcuno non si presenterà mentre altri potrebbero accettare l’invito all’ultimo momento; per questo conviene prevedere una variabilità del 5/10 % e, nella stessa misura, potrebbe essere utile predisporre, un numero di poltrone in più.
Infine, è bene accertarsi che la location preveda uno spazio per offrire un piccolo rinfresco o un aperitivo.
Scelta dei relatori per l’evento
Oltre a relatori interni dello Studio può essere molto vantaggioso e attrattivo offrire ai partecipanti la possibilità di ascoltare esperti esterni. Ovviamente la scelta dovrebbe ricadere sui relatori e le relatrici più autorevoli sull’argomento oggetto dell’evento, assicurandosi al tempo stesso che ci sia coerenza tra l’immagine del relatore e quella del proprio Studio. In questo modo anche l’immagine dell’evento e soprattutto dello Studio risulterà maggiormente valorizzata.
Infine, è bene concordare in anticipo il tema che il relatore tratterà e il tempo che gli sarà concesso, così da offrire ai partecipanti interventi per loro rilevanti e interessanti e della giusta durata.
Evento di Studio: organizzare un piccolo rinfresco
Offrire un piccolo rinfresco, come un brunch o un aperitivo, è un ottimo modo per rendere più piacevole l’evento, oltre che un’occasione per conversare con i partecipanti e iniziare a raccogliere le prime impressioni.
La location scelta potrebbe già offrire la possibilità di servire agli ospiti un rinfresco; se però così non fosse, è necessario scegliere un buon catering a cui affidarsi.
Per fare sentire accolti e coccolati i partecipanti sarà importante rispettare le esigenze alimentari di tutti. In fase di invito, quindi, è opportuno chiedere agli invitati di segnalare eventuali esigenze alimentari o allergie da comunicare alla struttura o al catering.
Evento per lo Studio: come comunicarlo
Possiamo facilmente raggiungere la nostra rete attraverso i canali più tradizionali come e-mail, telefonate e colloqui con i clienti.
Tuttavia, se stiamo progettando un evento aperto al pubblico, l’ideale è comunicarlo sfruttando il maggior numero di canali possibili.
Utilizzare i social, ad esempio, è un’ottima strategia, perché, se usati correttamente, questi canali aiutano a rimanere in contatto con i propri clienti ma anche con i potenziali tali.
Per sollecitare l’interesse dei potenziali partecipanti è fondamentale scegliere un titolo accattivante e comunicare in modo chiaro attività e interventi previsti.
Qualsiasi sia la modalità con cui vengono fatti gli inviti, l’importante è che sia sempre presente un sistema semplice per iscriversi o prenotarsi all’evento. Attraverso i moduli di iscrizione online, inoltre, sarà possibile raccogliere le presenze e le mail degli iscritti.
Gestire l’evento
È importante essere presenti per accogliere gli ospiti, fornire loro le informazioni necessarie e registrarli. Inoltre, in fase di accoglienza si potrebbero offrire loro dei gadget brandizzati (come, ad esempio, un blocco di carta e una penna con il logo e il nome del proprio Studio).
È importante inoltre impegnarsi per creare un’atmosfera rilassata e, al tempo stesso, professionale, gestendo gli interventi e moderando il dibattito.
Follow up dopo l’evento di Studio
Una volta concluso l’evento è importante raccogliere i feedback dei partecipanti e passare alla fase di follow-up.
Grazie ai dati raccolti e dopo aver esaminato le impressioni ricevute, sarà possibile ricontattare le persone per approfondire le loro esigenze, creare nuove relazioni e aumentare il valore la rete del nostro Studio.
