Monitoraggio del budget e dei costi del personale: la frontiera dello Studio 4.0
Gli studi professionali stanno approcciando ormai da tempo metodologie gestionali che fino a non molti anni fa erano di carattere puramente aziendale o quasi. Questo perché le sfide che oggi devono affrontare richiedono un’attenzione particolare, non solo nei confronti dell’ambiente esterno.
Oltre al controllo rivolto all’attività di clienti, fornitori ed enti pubblici diventa fondamentale anche una gestione interna che sia in grado di adattarsi velocemente ad un mondo sempre più in rapido mutamento.
A tal proposito, questo è il periodo dell’anno dove si inizia ad elaborare il budget per l’anno che verrà; compito particolarmente delicato visto che è molto difficile ipotizzare quali scenari saremo tenuti ad affrontare tutti noi con l’attuale pandemia in corso. Il rischio è dunque quello di abbandonarsi a modelli e previsioni finanziarie del tutto inefficaci.
Si presenta l’occasione per compiere una rottura netta con le classiche finalità di budgeting e di focalizzarsi su un approccio più dinamico. Il classico metodo di previsione, controllo ed esecuzione è particolarmente inefficace in nei periodi di crisi ed eventi “cigno nero”. Storicamente, due terzi delle nuove imprese di successo hanno dovuto abbandonare i loro piani strategici originali per far fronte a condizioni di mercato impreviste.
In un mondo di cambiamenti imprevedibili e in rapida accelerazione, le previsioni a lungo termine saranno sempre più inaffidabili e costringere le persone ad attenersi a piani imperfetti diventerà più pericoloso.
Quello che si potrebbe fare è spostare l’attenzione dalla precisone finanziaria del budget per farlo diventare uno strumento di monitoraggio dell’efficacia della strategia scelta. Concentrarsi sul miglioramento dei risultati per i clienti e dei propri dipendenti, stimolare l’apprendimento, l’adattamento e la crescita, e non tentare di prevedere l’imprevedibile.
Visto in questo modo, non come un piano da seguire alla lettera ma come uno strumento che mi indica se la strada che è stata scelta è quella giusta, diventa fondamentale riuscire a monitorare in modo preciso e tempestivo le componenti del budget. Porre in essere i giusti correttivi con le giuste tempistiche diventa un fattore critico. Oggi la tecnologia ci aiuta con tutta una serie di strumenti di raccolta e analisi di dati che ci permettono di sapere praticamente in tempo reale le informazioni di cui abbiamo bisogno.
Una delle voci di costo maggiore all’interno di uno studio è anche uno degli aspetti più difficili da monitorare è sicuramente quello legato al costo del personale in relazione alle varie attività che vengono svolte. Conoscere infatti quanto tempo viene dedicato alle attività che generano valore per lo studio, quanto tempo invece a quelle attività che non si trasformano in ricavi ma sono indispensabili per l’organizzazione interna (riunioni, aggiornamento, coordinazione), o ancora necessarie per poter svolgere adempimenti normativi, è fondamentale.
Mentre è relativamente facile dotarsi di strumenti che monitorano statistiche di vendita e di acquisto (ormai lo fa praticamente qualsiasi software gestionale), lo sforzo maggiore deve essere posto nel dotarsi di strumenti che permettano di catturare in modo pratico e veloce il tempo dedicato alle varie attività del personale.
Non è un aspetto su cui incide solamente la componente tecnologica; se ancora un tale sistema di rilevazione non è stato adottato all’interno dello studio, deve essere considerata anche la sua componente più umana. Le persone devono essere rassicurate sul fatto che non si tratta di uno strumento di controllo del loro operato, ma piuttosto una componente fondamentale per prendere decisioni consapevoli che porteranno benefici al tutto lo studio.
I plus di TeamSystem Studio: il Budget del Personale
Budget e Costo del Personale è un servizio facile e integrato nel gestionale TeamSystem Studio legata al calcolo a preventivo e a consuntivo delle varie componenti del costo delle risorse umane. Permette di predisporre simulazioni e report previsionali per valutare l’impatto di aumenti o il costo complessivo di nuove assunzioni ed esportare dati di sintesi da analizzare attraverso una dashboard.
