Linee guida AGID: cosa sono e come influiscono sulla conservazione digitale
Dal 1° gennaio 2022 sono operative le nuove Linee Guida AgID 2022, un insieme di normative che regolano la formazione e la conservazione dei documenti digitali. La loro incidenza sulla gestione documentale è molto marcata, soprattutto per gli addetti ai lavori come Commercialisti e Consulenti del lavoro.
Linee Guida AgID: cosa dicono
Il passaggio alle nuove Linee Guida AgID era atteso da qualche mese. Inizialmente l’adeguamento era stato previsto per giugno 2021, salvo poi subire una proroga di sei mesi. Dal 1° gennaio 2022 tutte le organizzazioni sono ora tenute a rispettare queste norme che regolano la formazione e la conservazione dei documenti digitali.
Nel dettaglio le nuove Linee Guida AgID perimetrano delle nuove regole per chi gestisce documenti informatici. Le novità riguardano principalmente l’identificazione di nuovi ruoli e nuove responsabilità, la presenza di nuovi metadati e la creazione di nuovi modelli organizzativi.
Gli obiettivi delle nuove Linee Guida AgID
Il compito delle nuove Linee Guida AgID per i documenti informatici è quello di rivisitare e rendere ancora più efficace il processo di conservazione sostitutiva a norma di legge. La logica di fondo che ha guidato le scelte governative è quella di rinforzare i processi di immodificabilità dei documenti digitali, con nuovi vincoli di archiviazione e la creazione di nuovi legami tra i documenti e il contesto in cui vengono prodotti.
I nuovi metadati: cosa cambia
Una delle novità senz’altro più importanti è l’associazione di metadati al documento che viene creato. Rispetto al passato questa associazione deve avvenire nell’esatto momento della formazione del documento, sottolineando da subito l’esigenza di una sua conservazione nel tempo.
In quest’ottica l’AgID ha introdotto un maggior numero di metadati (che passano dai 5 precedenti ai 18 attuali) ampliando così ulteriormente le tipologie presenti da abbinare ai documenti creati e conservati digitalmente.
Nuovi modelli e nuovi ruoli per la conservazione documentale
Un’altra importante novità delle nuove Linee Guida AgID riguarda i ruoli per la conservazione, argomento che tocca da vicino l’operato di Commercialisti e Consulenti del lavoro. Nel dettaglio, se prima la persona delegata a seguire il processo di conservazione spesso coincideva con il responsabile della conservazione, ora, con le nuove norme, ci deve essere una distinzione netta tra colui che si occupa operativamente della conservazione e il responsabile della conservazione (che, inoltre, diventa obbligatorio per qualsiasi organizzazione).
Questa modifica è stata proposta per sottolineare l’importanza dell’intero processo di conservazione, che non è più lo step finale della gestione documentale ma un percorso che inizia con la produzione del documento e che deve essere attentamente sorvegliato dal responsabile della conservazione.
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