Siamo davvero pronti a lavorare con l’Intelligenza Artificiale?

Dal momento in cui l’Intelligenza Artificiale generativa è arrivata al grande pubblico, si è immediatamente capito che non si tratta di una tendenza passeggera, bensì di una tecnologia dirompente capace di rivoluzionare il mondo del lavoro. Le aziende stanno investendo parecchie risorse per integrare l’AI all’interno delle proprie attività, anche in modi innovativi e creativi, per ottenere un vantaggio competitivo. Eppure, a volte ci si trova a non ottenere i benefici sperati. Questo non accade a causa della tecnologia, che è ancora relativamente giovane, ma per colpa di un approccio sbagliato: si pensa all’AI e in particolare alle forme di AI generativa, come un tradizionale sistema di automazione, piuttosto che come ad un vero e proprio compagno di lavoro o assistente, che diventa sempre più intelligente nel corso del tempo (e rende noi sempre più performanti).

Nuova tecnologia, nuovi metodi

Tutte le tecnologie dirompenti del passato – da Internet agli applicativi in cloud, passando per gli smartphone – ci hanno dimostrato come l’elemento vincente non sta semplicemente nell’introduzione delle stesse nella nostra attività o nel nostro modello di business per renderlo un po’ più veloce, efficiente o competitivo. Occorre ridisegnare completamente il modello di business, ponendo al centro i nuovi e grandi vantaggi che la tecnologia porta.

Allo stesso modo, l’Intelligenza Artificiale promette di essere ancora più rivoluzionaria, ma richiede una radicale riprogettazione del nostro modo di lavorare per sprigionare tutto il suo potenziale.

Questo perché l’AI non funziona come una tecnologia convenzionale, ma in modo collaborativo. Gli utenti interagiscono con essa nello stesso modo in cui parlerebbero con un collega, non con un software, e le risposte che ricevono possono essere costruite nel modo che ritengono più adatto, senza i vincoli di un algoritmo preimpostato capace di elaborare solo quello per cui è stato programmato.

Dunque, per liberare tutto il potenziale dell’AI, non possiamo limitarci a sostituire attività umane con automazioni: bisogna pensare ad un nuovo approccio, basato non sulla sostituzione, ma sulla collaborazione tra persone e AI.

Un nuovo modello organizzativo

Per capire meglio come poter cambiare il proprio modello organizzativo per sfruttare al massimo i vantaggi che l’AI generativa ci offre, dobbiamo prendere spunto dall’efficienza delle dinamiche di lavoro umane. Quando ci sono progetti da realizzare, piccoli o grandi che siano, all’interno del gruppo di lavoro si cerca di assegnare le differenti attività alla persona con le capacità più adatte per affrontarle.

Allo stesso modo, quando si deve lavorare con l’AI, dobbiamo renderci conto che, come strumento, è particolarmente potente in tante funzioni, dalla scrittura all’analisi dei dati. Ma ha anche molti punti deboli, che paradossalmente sono anche i più facili da superare per una persona.

Dunque, quando si adotta uno strumento di AI all’interno di un processo di Studio, conviene scomporre quel processo in tante piccole attività specifiche. In questo modo valutando il livello di automazione possibile, la necessità di pensiero critico, la velocità di esecuzione o l’adattabilità richiesta dall’attività specifica, emergerà chiaramente se sono attività che possono essere svolte più facilmente da un software o da un essere umano.

La seconda fase è quella di stabilire delle regole di autonomia: quando l’AI è libera di eseguire il compito assegnato e quando invece deve fermarsi e chiedere l’intervento dell’operatore. Esattamente come un collaboratore che chiederebbe il consiglio ad un collega o ad un professionista esperto.

Infine, si valutano i risultati: se l’approccio che si è scelto porta i risultati sperati o se deve essere rivisto qualcosa all’interno del flusso di lavoro; se il bilanciamento tra AI e personale è adeguato; se ci sono ambiti dove è possibile coinvolgere maggiormente una delle due parti.

Un esempio di collaborazione in Studio

Nelle attività quotidiane di Studio un esempio che si cala molto bene nel contesto di collaborazione tra AI e persone può essere quello della contabilizzazione dei documenti, come le fatture.

Tale processo può essere suddiviso in più attività, il download o acquisizione dei nuovi documenti, l’assegnazione dei corretti conti contabili, la registrazione e il controllo finale.

• Sicuramente un software può gestire in autonomia ed è più efficace in tutte quelle fasi ripetitive in cui la supervisione umana non è necessaria, come collegarsi al portale del gestionale o al sito dell’Agenzia delle Entrate per scaricare le fatture elettroniche, confermare la registrazione di documenti completi, generare automaticamente report dove indica quali documenti sono stati contabilizzati e come. Queste sono tutte attività che, in assenza di automazione, l’utente in Studio deve svolgere manualmente per ciascuna ditta cliente.
• Poi ci sono fasi dove l’AI può intervenire come supporto all’utente, ad esempio andando a leggere il contenuto della fattura e proponendo un conto dal piano dei conti da attribuire all’acquisto effettuato. Sarà poi l’utente a intervenire nelle decisioni più complesse, come confermare il conto proposto o cambiarlo assegnandone uno ritenuto più adatto al contesto, e contemporaneamente andando ad affinare il modello di AI che propone i conti.
  Con l’evoluzione degli strumenti di AI e la loro integrazione all’interno del software gestionale la fase di supporto all’utente sarà sempre maggiore. Oltre a proporre i conti contabili l’AI valuterà anche eventuali anomalie, anche nei casi in cui l’utente abbia “forzato” determinate scelte.
  Pensiamo al caso di una ditta che acquista da un fornitore sempre e solo cancelleria. L’utente ha dunque mappato quel fornitore in modo che sia contabilizzato sempre e solo come cancelleria o materiale di consumo. Potrebbe verificarsi che lo stesso fornitore però abbia venduto, eccezionalmente, mobili da ufficio o apparecchiatura informatica. La capacità di analisi dell’AI a quel punto potrebbe guardare indietro, verificare che quel fornitore a cui è stato assegnato sempre il conto cancelleria aveva un costo unitario per articolo molto basso, adesso invece si trova, nel caso di acquisto di bene strumentale ad esempio, un costo per articolo decisamente più alto. Completerà comunque la registrazione perché come software “ubbidisce” all’utente, ma segnalerà l’anomalia per facilitare il controllo.
  Saranno sempre più comuni i casi di questo tipo di collaborazione e supporto tra AI e persone, in tutti gli ambiti lavorativi.
• Infine, il rapporto con il cliente, la presentazione del lavoro, i commenti sull’andamento dell’attività, sono tutti elementi dove il Professionista o i suoi collaboratori sono di gran lunga superiori a qualsiasi software.

Questo semplice esempio ha mostrato come si sta andando in una direzione che deve essere necessariamente orientata alla collaborazione, e non alla sostituzione, come era stata prerogativa delle precedenti innovazioni tecnologiche basate quasi esclusivamente sull’automazione.

La capacità di poter lavorare in simbiosi con sistemi di AI diventerà una competenza fondamentale nel mercato del lavoro di domani. L’Intelligenza Artificiale è una tecnologia così dirompente (e lo sarà sempre di più, basta vedere la velocità con cui si stanno evolvendo i modelli), che sarà impossibile per Studi e aziende non utilizzarla. Sarebbe esattamente come se al giorno d’oggi non si utilizzassero PC, Smartphone e Internet: semplicemente impensabile.

Cominciamo subito ad utilizzare gli strumenti evoluti

Il modulo “AI e Automazione Contabile” di TeamSystem Studio incarna perfettamente i principi del nuovo modello organizzativo, proiettando lo Studio verso un nuovo modo di lavorare basato sulla collaborazione tra persone e Intelligenza Artificiale.

Questo strumento automatizza i compiti ripetitivi come lo scarico e la contabilizzazione dei documenti, mentre richiede l’intervento umano in tutti i casi di dubbio o incertezza.

Il supporto all’utente è fondamentale nel suggerire i conti contabili e permettere agli operatori di verificare e guidare le azioni autonome dell’AI.

Il motore di machine learning, che si affina costantemente basandosi sulle scelte degli utenti, crea un sistema adattivo e in continuo miglioramento. Questa sinergia tra Intelligenza Artificiale e competenza umana non solo ottimizza l’efficienza operativa, ma libera risorse preziose per attività strategiche, permettendo allo Studio di elevare il valore offerto ai clienti.

Con questo approccio, lo Studio si trasforma in un ambiente di lavoro all’avanguardia, dove la tecnologia potenzia le capacità umane, creando un flusso di lavoro dinamico, efficiente e orientato al futuro, incarnando pienamente la visione del lavoro collaborativo uomo-macchina.