Digitalizzazione dello studio professionale: strumenti e tecniche

Dalla gestione della contabilità alla comunicazione con i clienti, la digital trasformation ormai riguarda ogni aspetto della vita di uno studio professionale. Affidare alle nuove tecnologie attività tradizionalmente svolte a mano conviene e non solo per la capacità di velocizzare i flussi di lavoro, ma anche per la possibilità di ridurre i margini di errore. Ma cosa fare per affrontare la trasformazione digitale in maniera corretta ed efficace e rimanere competitivo sul mercato? Ecco tutti i passaggi necessari per la digitalizzazione di uno studio professionale. 

Digitalizzazione: come far decollare il tuo studio professionale in pochi passi 

Fattura elettronica, conservazione digitale a norma, software per il controllo di gestione, portali per la condivisione digitale dei documenti, app e sistemi per rendere la comunicazione con il cliente più efficace, sicura e rapida, CRM e dashboard con dati elaborati in tempo reale: questi sono solo alcuni degli strumenti cruciali per digitalizzare il flusso di lavoro all’interno di uno studio professionale. La trasformazione digitale però non si limita al semplice impiego di nuove tecnologie, ma consiste in un cambiamento radicale dei modelli organizzativi che permetta di gestire tutte le attività dello studio in modo integrato, collaborativo ed efficace e gli dia la possibilità di svolgere, al di là della semplice attività consulenziale, un ruolo strategico per le aziende.  

Il processo che porta alla digitalizzazione di uno studio professionale non è semplice e ha bisogno di un piano di azione strategico e dell’adozione di tecnologie digitali più avanzate rispetto a quelle più tradizionali utilizzate fino a qualche tempo fa. La digitalizzazione è l’alleata perfetta per uno studio di successo, ecco alcuni passaggi chiave di questo percorso.

Valutazione delle esigenze 

Il primo passo è quello di valutare le esigenze specifiche del proprio studio professionale, stilando una lista delle aree che potrebbero beneficiare maggiormente della digitalizzazione: gestione dei documenti, contabilità, comunicazione con i clienti, automazione di processi ripetitivi e di basso valore che potrebbero liberare le risorse a favore di attività di più alto valore. 

Definizione degli obiettivi 

Secondo step: stabilire degli obiettivi chiari e misurabili che si vorrebbero raggiungere tramite la digitalizzazione. Si potrebbe ad esempio aver bisogno di ridurre i costi operativi, o di aumentare l’efficienza dei vari flussi di lavoro, o semplicemente migliorare la customer experience e la comunicazione con il cliente. 

La scelta delle tecnologie più appropriate  

Per molti studi è diventato essenziale ormai investire sull’intelligenza artificiale (AI), che svolge un ruolo cruciale nell’uso di strumenti informatici per la raccolta di grandi quantità di dati e per l’impiego di modelli previsionali. Una delle tecnologie più diffuse per la digitalizzazione di uno studio professionale è il Cloud, uno spazio virtuale in cui elaborare, trasmettere e archiviare dati dove tutti possono accedere in ogni momento e da qualsiasi luogo. Esistono diversi software gestionali, amministrativi e CRM che permettono agli studi di gestire efficacemente qualsiasi attività. Attenzione però a non affidare l’intero processo di digitalizzazione a un’unica tecnologia: meglio avere a disposizione un set di funzionalità appropriate al raggiungimento dei risultati aziendali, ma abbastanza flessibili da adattarsi a nuove esigenze. 

I software più utilizzati nel processo di digitalizzazione di uno studio, includono: 

• la gestione e protezione dei dati sensibili da eventuali minacce informatiche, come ad esempio virus, malware, hacker, phishing; 
• la condivisione sicura dei documenti (contratti, bilanci, dichiarazioni fiscali, pratiche amministrative) e la loro consultazione o modifica; 
• la contabilità e fatturazione elettronica: per gestire scadenze e pagamenti, confrontare automaticamente i dati delle fatture con le informazioni aziendali, contabilizzare le fatture in base alla normativa vigente, prevedere i flussi di cassa; 
• l’archiviazione dei documenti contabili in base a categorie specifiche: dematerializzare è la parola d’ordine e l’archiviazione digitale dei documenti cartacei rappresenta una delle scommesse principali del presente e del futuro prossimo; 
• la gestione del tempo e delle attività: si tratta di software come il timesheet che ti consentono, ad esempio, di gestire le presenze dei dipendenti, elaborare e consegnare buste paga e note spese; 
• la comunicazione con i clienti: per tenere traccia delle interazioni con i clienti 
• i bot per semplificare alcune attività: come, ad esempio, aprire le e-mail e gli allegati, spostare file e cartelle da un server ad un altro, interagire con una o più applicazioni, estrarre dati strutturati da documenti e transazioni, compilare form. 

Integrazione e aggiornamento dei sistemi 

Bisogna assicurarsi che i diversi software utilizzati nello studio siano compatibili e possano integrarsi tra loro: questo è fondamentale per garantire un flusso di lavoro efficiente e evitare la duplicazione dei dati. Non solo: i software utilizzati dallo studio vanno tenuti costantemente aggiornate, per garantire la massima sicurezza e funzionalità. Andrebbero inoltre tenute d’occhio le nuove tecnologie e le tendenze nel settore, per rimanere competitivo e offrire il miglior servizio possibile ai propri clienti. 

Formazione e coinvolgimento del personale 

Un altro consiglio utile è quello di investire sulla formazione del personale dello studio, assicurandosi che sia adeguatamente formato sull’uso dei nuovi applicativi. Organizzare sessioni di formazione, workshop e comunicazioni interne, fornisci risorse aggiuntive come tutorial online o guide rapide. Dove possibile, si può utilizzare anche la formazione a distanza, scegliendo la piattaforma di e-learning più idonea alle proprie esigenze (il numero di utenti e la varietà degli ambiti formativi da coprire).  

Monitoraggio e valutazione 

Bisogna poi monitorare costantemente i risultati ottenuti e l’efficacia della digitalizzazione sul proprio studio professionale, per apportare eventuali aggiustamenti o miglioramenti. In questo senso, raccogliere i feedback dal personale e dai clienti è fondamentale per individuare i punti di forza o le eventuali criticità. 

Comunicazione con il cliente 

Un altro punto importante è quello di utilizzare i sistemi digitali più all’avanguardia per ottimizzare la relazione con i tuoi clienti e fidelizzarli. 

Tramite specifici applicativi web, l’AI può automatizzare la comunicazione di informazioni contabili, come ad esempio scadenze fiscali o eventuali aggiornamenti sulla normativa vigente. L’uso di chatbot, inoltre, può servire per rispondere rapidamente e in modo efficace alle loro domande o per fornire informazioni personalizzate sulle loro finanze. 

TeamSystem Studio: il software per la digitalizzazione del tuo studio  

Uno dei passi cruciali per la digitalizzazione di uno studio professionale è la scelta della piattaforma giusta. TeamSystem Studio, il software concepito per accompagnare gli studi professionali nella digital transformation, potrebbe essere la soluzione perfetta: tutto in un unico ambiente integrato per gestire le attività del tuo studio e i clienti attraverso una sola piattaforma.   

La sua interfaccia semplice e intuitiva permette a tutti i dipendenti di accedere facilmente alle informazioni principali, nonché a report, interrogazioni, contabilità e bilanci, fatturazione elettronica, dichiarazione fiscali, gestione del personale, paghe dello studio e pratiche dei clienti. Consente inoltre di condividere in tempo reale documenti e informazioni con i tuoi clienti, mentre grazie ai corsi di formazione compresi nella piattaforma, potrai approfondire e sviluppare le competenze dei tuoi dipendenti e assicurarti che il personale sia sempre adeguatamente formato sull’uso degli applicativi. Non solo: avrai la sicurezza di un software sempre aggiornato ed efficiente e un assistente digitale al tuo servizio e a quello dei tuoi collaboratori. 

Potrai monitorare costantemente l’avanzamento delle attività e l’andamento dello studio e grazie alle funzionalità di intelligenza artificiale avrai l’opportunità di semplificare e automatizzare le attività quotidiane di contabilità e di bilancio.