Consulenti del lavoro: la comunicazione digitale con enti e istituzioni

Per la natura stessa della sua attività, il consulente del lavoro è chiamato a comunicare frequentemente con l’Ente pubblico, per le più diverse esigenze: si pensi, solo per fare un esempio, alla necessità di richiedere all’INPS delle richieste di indennità per conto dei clienti seguiti, o di comunicare all’INAIL una nuova assunzione. E di certo l’Istituto Nazionale della Previdenza Sociale e l’Istituto Nazionale per l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro sono solo due degli enti pubblici con i quali il consulente del lavoro deve intrattenere una comunicazione chiara e digitale, nella maggioranza dei casi di tipo esclusivamente digitale: si parla anche dell’Agenzia delle Entrate, del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali e delle Camere di Commercio. Le comunicazioni nei confronti di questi enti devono avere un approccio diverso rispetto a quelle che, per esempio, si rivolgono alle aziende clienti: vediamo quindi come gestire questo aspetto ricorrente del lavoro del consulente del lavoro.  

Comprendere l’Ente con cui si comunica

Per prima cosa, la comunicazione digitale del consulente del lavoro con i vari enti pubblici varia di ente in ente, per il semplice fatto che ognuno di essi mette a disposizione canali e strumenti differenti. Si pensi per esempio al portale INAIL: questo presenta delle sezioni dedicate per i vari soggetti che devono effettuare delle comunicazioni con l’Istituto, e quindi una sezione per il Lavoratore, una sezione per il Datore di Lavoro, una sezione per i Patronati e una sezione per il Consulente, attraverso la quale accedere a servizi online come deleghe, anagrafiche, iscrizioni di nuove attività, variazioni aziendali e così via. Diventa quindi fondamentale prima di tutto prendere familiarità con gli strumenti digitali messi a disposizione dalle diverse realtà pubbliche.  

Prepararsi alla comunicazione

Ancor prima di avviare la comunicazione digitale tra consulente del lavoro ed ente pubblico, il professionista deve accertarsi di avere tutto il necessario per avviare il processo stesso. Si parla quindi degli indirizzi di riferimento, delle informazioni necessarie per accedere ai servizi online, nonché dei documenti effettivamente necessari per portare a termine la richiesta. Ma non è tutto qui: in fase preparatoria è necessario accertarsi di aver individuato l’interlocutore corretto, nella consapevolezza che l’ente pubblico presenta un’articolazione molto complessa. Sapere fin da subito qual è il reale destinatario della comunicazione e individuare il canale digitale ideale per raggiungerlo può fare la differenza.  

Scrivere e-mail efficaci

Molto spesso la comunicazione digitale tra consulente del lavoro ed ente pubblico si concretizza con delle e-mail formali, eventualmente utilizzando la PEC per avere una ricevuta di ritorno. Per una comunicazione efficace con l’ente pubblico è fondamentale puntare alla massima chiarezza, a partire dall’oggetto dell’e-mail, che deve essere descrittivo e mirato, così da permettere fin da subito al destinatario di capire il tema trattato. 

L’e-mail si aprirà quindi con un saluto formale – se possibile rivolgendosi direttamente con nome e cognome del destinatario, evitando quindi laddove possibile delle forme generiche – per poi procedere con un’esposizione concisa ma completa della propria richiesta. Il destinatario del messaggio deve infatti essere messo nella posizione di capire già a una prima lettura qual è lo scopo della comunicazione, e cosa si chiede effettivamente all’ente. In chiusura, infine, è bene concludere con dei saluti formali.  

Gestire le risposte e le interazioni

Una volta inviata l’e-mail o inoltrato il documento necessario attraverso gli strumenti digitali messi a disposizione del consulente del lavoro da parte dell’ente pubblico, il processo di comunicazione non può dirsi immediatamente concluso, perlomeno non fino a quando non si riceverà una risposta da parte dell’ente stesso. In molti casi – come, per esempio, nell’eventualità di inoltri di documenti online all’interno delle apposite piattaforme – si riceverà semplicemente una conferma in forma di risposta automatica. Altre volte, come nel caso di richieste inoltrate via e-mail, si dovrà attendere una risposta effettiva da parte di un addetto dell’ente pubblico di riferimento. In queste situazioni non sono rari i ritardi e le risposte insoddisfacenti: il consiglio è in questi casi di impegnarsi per mantenere un tono professionale e costruttivo, e di non far venire mai meno il rispetto per il lavoro altrui. Agire diversamente, infatti, non potrà aiutare in alcun modo ad avere una comunicazione più efficace.  

Infine, va sottolineato come, dotandosi di software adeguati, è possibile condividere documenti e informazioni in modo rapido e veloce: una risposta pronta è fondamentale per restare in contatto diretto con gli Enti, cercando di non interrompere il filo di comunicazione (anzi, facilitandolo). In questo senso, il gestionale TS Studio HR può sicuramente aiutare il consulente del lavoro nel suo compito.