Guida alla sicurezza informatica: come i Consulenti del lavoro devono proteggere i dati dei clienti

La sicurezza informatica è l’insieme delle operazioni volte a proteggere le informazioni digitali, i dispositivi e le risorse personali (comprese informazioni personali, account, file e denaro) e rappresenta oggi una priorità assoluta per tutti i Professionisti che operano quotidianamente con le tecnologie digitali. Chiamati a svolgere un ruolo prezioso nella gestione delle risorse umane, a dover fornire supporto nelle scelte strategiche e a condurre analisi fondamentali per la buona riuscita di un business, i Consulenti del Lavoro sono un bersaglio privilegiato per i cybercriminali.  

Ma come riuscire a garantire i tre pilastri della sicurezza informatica? Come può un Consulente del Lavoro preservare confidenzialità (garantire l’accesso ai file solo alle persone autorizzate), integrità (assicurare che le informazioni corrispondano a quanto previsto e che non siano danneggiate) e accesso (assicurare di poter accedere ai sistemi quando necessario, scongiurando attacchi DOS) dei propri clienti?  

Chi opera in questo settore gestisce, infatti, informazioni sensibili come i dati personali dei clienti, i contratti e le buste paga. Tutti dati altamente confidenziali che, se non adeguatamente protetti, rischiano di compromettere il futuro dell’azienda per cui si presta servizi. Attuare misure rigorose di salvaguardia dei dati e implementare una strategia complessa ed efficace di sicurezza informatica, consente di proteggere i dati e accrescere la reputazione di un Consulente del Lavoro. Vediamo quali sono le misure adeguate a proteggere i dati dei clienti dai rischi informatici, quali le best practice per aumentare la sicurezza e quali le attività da condurre per rispondere tempestivamente a qualsiasi minaccia.  

Sicurezza informatica: le principali minacce e vulnerabilità 

Ma quali sono le minacce informatiche principali che si trova a fronteggiare un Consulente del Lavoro? Ecco un elenco rappresentativo, sebbene non esaustivo, delle aree di vulnerabilità. 

• Malware: ovvero software dannosi (virus, trojan, worm) capaci di infiltrarsi nei sistemi informatici danneggiando file, compromettendo la funzionalità del software o rubando dati. 

• Keylogger: considerato uno dei malware più pericolosi, riesce a leggere tutte le informazioni digitate su una tastiera, le registra e le invia a un server remoto. 

• Exploit: è un programma che sfrutta una vulnerabilità del sistema informatico per attaccarlo generando danni. 

• Phishing: ovvero e-mail o website fraudolenti costruiti con lo scopo di indurre gli utenti a rivelare informazioni sensibili, come ad esempio password o dati bancari. 

• Ransomware: si tratta di un malware che crittografa i dati dei clienti rendendoli inaccessibili, con la richiesta successiva di un riscatto per poterli sbloccare. Il cryptolocker è un ransomware che infetta il computer cifrando tutti i dati presenti. Una volta infettato, viene richiesto il pagamento di un riscatto per decifrare e recuperare i propri dati.  

• Violazioni dei dati: attraverso accessi non autorizzati a sistemi informatici che possono comportare la distruzione o il furto di dati sensibili. 

Volendo riassumere, i principali tipi di minacce alla cybersecurity includono malware, social engineering, applicazioni web exploit e attacchi alla catena di approvvigionamento. 

• Attacchi malware: comprendono ransomware, trojan, spyware e cryptojacking. Si tratta di software dannosi utilizzati per raggiungere più obiettivi su un sistema infetto. 

• Social Engineering: come phishing, vishing e smishing, ovvero attacchi perpetrati tramite manipolazione, inganno e coercizione con l’obiettivo di indurre il soggetto colpito a fare ciò che vuole il cybercriminale. 

• Applicazioni web exploit: sono attacchi effettuati tramite codice verso i database, magari utilizzando script dannosi per rubare informazioni sensibili come dati delle carte di pagamento o credenziali di accesso. 

• Attacchi alla catena di approvvigionamento: sono gli attacchi effettuati servendosi delle relazioni che i dati hanno con parti esterni. Gli aggressori possono provare ad accedere alla rete di un partner fidato tramite un accesso illegittimo ai sistemi aziendali o dei clienti, oppure inserendo un codice maligno in un software di terze parti.  

Misure di protezione dei dati dei clienti 

Quali sono, invece, le misure di protezione dei dati che un Consulente del Lavoro deve adottare per difendersi da queste minacce? 

• Utilizzare software con crittografia: questa soluzione permette di proteggere i dati sia in transito che a riposo, durante l’archiviazione e la trasmissione. Un software che utilizza la crittografia end-to-end assicura che solo le parti autorizzate possano accedere alle informazioni presenti. 

• Eseguire backup regolari: questa operazione permette di avere a disposizione una copia aggiornata dei dati in caso di guasto hardware o di attacco informatico. I backup vanno poi conservati in luoghi sicuri e controllati. 

• Mantenere aggiornati antivirus e antimalware: per proteggere i sistemi informatici dalle ultime minacce ricevute. Effettuare aggiornamenti con cadenza regolare permette di identificare e neutralizzare nuove varianti di malware. 

• Limitare l’accesso ai dati solo al personale autorizzato: in questa direzione è basilare istituire anche un sistema di controllo degli accessi efficiente e rigoroso, in grado di assicurare il monitoraggio di chi ha accesso alle informazioni. In questo modo è possibile individuare e prevenire eventuali violazioni interne ed esterne.  

Best practice per la sicurezza informatica 

Oltre alle misure di protezione, i Consulenti del Lavoro sono chiamati a seguire alcune best practice per garantire la sicurezza informatica.  

• Formazione del personale: rendere consapevoli i dipendenti e i collaboratori sulle best practice di sicurezza informatica significa sensibilizzarli sui rischi connessi alla perdita dei dati e sul modo di prevenire le frodi. 

• Implementare politiche di sicurezza chiare, in modo da definire le procedure per l’utilizzo dei dati e dei sistemi informatici presenti in azienda. Le politiche devono riguardare l’utilizzo delle password, la gestione delle reti e l’utilizzo dei dispositivi di proprietà dell’azienda e personali. 

• Condurre audit regolari: gli audit di sicurezza consentono di verificare l’efficacia delle misure di sicurezza predisposte, individuare potenziali vulnerabilità e introdurre adeguati strumenti di difesa o migliorare quelli già esistenti. Per garantire una valutazione più precisa, a condurli dovrebbero essere sempre dei Professionisti qualificati.  

• Monitorare le attività di rete: con lo scopo di identificare eventuali attività sospette. Questa pratica permette, inoltre, di individuare potenziali violazioni in tempo reale. 

Per operare nel pieno rispetto dei dati dei clienti, è inoltre opportuno che un Consulente del Lavoro utilizzi password forti e univoche per tutti gli account di cui è in possesso. Per lavorare al meglio delle proprie possibilità è poi fondamentale aggiornare con cadenza regolare software e sistemi operativi e denunciare tempestivamente qualsiasi attività sospetta.  

Gestione degli incidenti di sicurezza e risposta alle violazioni 

Un incidente di sicurezza può verificarsi anche dopo aver adottato tutte le precauzioni possibili. In casi del genere, è essenziale avere già predisposto un piano di risposta alla crisi che comprenda una serie di procedure di identificazione e contenimento della violazione. A questo punto un Consulente del Lavoro è tenuto a fornire una comunicazione chiara, puntuale e tempestiva ai clienti interessati e oggetto della violazione. Per concludere, ove possibile, è essenziale porre in essere una serie di misure in grado di ripristinare i dati e i sistemi danneggiati e favorire azioni che permettano di prevenire il ripetersi di incidenti simili.  

TeamSystem Studio HR è lo strumento che supporta il Consulente del Lavoro nella gestione digitale delle risorse umane per le aziende clienti. Attraverso questo software, le aziende possono collaborare in modo digitale con i Consulenti, attivando funzionalità in modalità self-service ai loro dipendenti. Attraverso il portale azienda è possibile controllare gli aspetti amministrativi e gestionali dei dipendenti, favorendo un dialogo attivo con il Consulente del Lavoro.