Strategie per una gestione pratiche efficace nello Studio Professionale

Per una perfetta gestione delle pratiche in uno Studio Professionale è necessario scegliere un gestionale che permetta di semplificare e rendere più efficienti le diverse attività. TeamSystem offre in questo senso prodotti specifici per ottimizzare il lavoro in uno studio, supportando professionisti e aziende nella lavorazione delle diverse pratiche aperte quotidianamente.

Gestione delle pratiche negli studi professionali: come semplificarla

La gestione delle pratiche in uno studio professionale può rivelarsi complicata e insidiosa: pile di documenti da archiviare, clienti da contattare, scadenze da rispettare e normativa sempre sotto controllo. Un insieme di attività che spesso non conduce a un reddito tangibile, anzi, concorre solamente a perdere in termini di efficienza operativa.

Come fare allora a superare questo problema? La soluzione giusta è affidarsi ai migliori software di gestione per gli studi professionali.

Gestione pratiche e inefficienza: un problema degli studi professionali

Uno dei problemi che riscontrano gli studi professionali quando si parla di gestione delle pratiche è quello dell’inefficienza, ossia dell’esistenza di modalità operative che non ottimizzano le diverse attività, generando perdite in termini sia di tempi che di costi. Che si tratti di una piccola realtà o di un grande studio è dunque sempre importante perseguire un obiettivo: massimizzare i processi operativi.

Ma quando si manifestano problemi di inefficienza? Le motivazioni possono essere molteplici: mancanza di pianificazione del lavoro, commesse espletate all’ultimo momento, documentazione non correttamente archiviata, rallentamenti operativi, chiamate dei clienti e così via.

A causa di questi motivi la gestione delle pratiche rischia di diventare macchinosa. Un lavoro da finalizzare in 2 ore potrebbe necessitare di un’intera giornata di lavoro, magari con l’interessamento non di una sola risorsa ma di due o più persone.

È innegabile che tutto questo finisca per incidere sulla produttività dello studio, sia in termini operativi che economici.

Gestione delle pratiche clienti: un approccio centralizzato e personalizzato

Nella gestione delle pratiche clienti, uno studio professionale deve essere sempre in grado di assicurare massima qualità del servizio e attenzione alle esigenze di ciascun assistito. Ecco dunque l’importanza di un approccio centralizzato e personalizzato, che consente proprio di offrire un servizio ai massimi livelli, migliorando l’efficienza e la soddisfazione del cliente. Utilizzando un software gestionale come TeamSystem Studio, gli studi professionali possono centralizzare tutte le informazioni relative ai clienti in un’unica piattaforma, garantendo un accesso rapido e sicuro ai dati necessari.

Si possono così sfruttare diversi vantaggi immediati:

• Centralizzazione delle informazioni: tutte le informazioni dei clienti, inclusi documenti, comunicazioni e scadenze, sono facilmente accessibili in un unico luogo, riducendo il tempo speso a cercare documenti o informazioni sparse tra vari sistemi e supporti fisici;
• Personalizzazione del servizio: la gestione delle pratiche clienti consente di personalizzare il servizio offerto. Ogni cliente ha infatti esigenze specifiche e un sistema gestionale permette di tenere traccia delle preferenze, delle richieste particolari e della cronologia delle interazioni, garantendo un servizio su misura;
• Automazione dei processi: la possibilità di automatizzare i processi ripetitivi, come l’invio di promemoria per le scadenze o la compilazione di moduli standard, libera tempo prezioso per i professionisti, che possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto;
• Comunicazione efficace: un software gestionale facilita la comunicazione con i clienti. Funzionalità come l’invio automatico di aggiornamenti di stato, la condivisione di documenti tramite una piattaforma sicura e la possibilità di fissare appuntamenti online migliorano l’interazione e riducono i tempi di risposta;
• Monitoraggio delle scadenze: tenere sotto controllo tutte le scadenze è fondamentale per evitare ritardi e penalità. Un sistema gestionale permette di impostare alert e notifiche, assicurando che ogni pratica venga seguita nei tempi previsti;
• Reportistica e analisi: La raccolta e l’analisi dei dati relativi ai clienti consentono di generare report dettagliati, utili per monitorare le performance dello studio e identificare aree di miglioramento, oltre che per comprendere meglio le esigenze dei clienti e a sviluppare strategie mirate per aumentarne la soddisfazione.

Software gestione pratiche: perché è importante

Per sostenere gli studi professionali nell’assolvimento delle attività quotidiane è necessario dunque affidarsi a software gestionali pensati per facilitare e snellire la gestione delle pratiche. I vantaggi generati da queste soluzioni possono essere notevoli:

• Processi automatizzati: all’interno della Digital Transformation l’automatizzazione dei processi è un toccasana che aiuta a eliminare le inefficienze e a ridurre i tempi di fermo. Grazie al Cloud, file e documenti sono costantemente reperibili e consultabili, sempre a portata di mano. Non solo, anche l’automatizzazione della gestione clienti è di enorme importanza. All’interno della cartella cliente si può trovare tutto l’occorrente per l’interrogazione dello stato dei lavori e la gestione rapida della pratica.
• Visione a 360°: grazie a un software di gestione pratiche, lo studio professionale può ottenere una visione d’insieme dell’intero carico di lavoro. Quale pratica ha la priorità? Quale è in fase di finalizzazione? Quale necessita di un aggiornamento? Che documenti sono da richiedere al cliente? Ciò permette, per esempio, di registrare le tempistiche su un timesheet e di offrire, in ogni momento, una visione reale delle urgenze e dell’assegnazione dei compiti, migliorando efficienza, redditività e relazioni con i clienti.
• Collaboration: l’aspetto collaborativo è estremamente importante ed è declinabile in due diverse direzioni: collaborazione interna e collaborazione con il cliente. Studio professionale e cliente hanno necessità di dialogare, al fine di ottenere il miglior servizio in maniera veloce e sicura. Con TeamSystem Digital Box, un’estensione di TeamSystem Studio, è possibile per esempio attivare meccanismi di collaborazione continua tra professionisti e clienti, arrivando a offrire un servizio ad hoc in uno spazio organizzato per gestire fatture, documenti, dati e statistiche in tempo reale.

TeamSystem Studio: il sistema gestionale integrato per il Commercialista e il Consulente del Lavoro

TeamSystem Studio è la piattaforma gestionale completa per lo Studio professionale che consente una gestione ottimale delle pratiche in totale sicurezza. TeamSystem Studio, fruibile via web, permette di accedere in mobilità a tutte le applicazioni e ai servizi disponibili, in modo da monitorare costantemente tutte le attività anche in mobilità. È una soluzione agile, sicura ed efficace utile per massimizzare ogni processo operativo, dall’archiviazione dei documenti alla gestione dei clienti.

TeamSystem Studio è la soluzione ideale per studi professionali, commercialisti e consulenti del lavoro e garantisce:

• una user experience semplice e intuitiva, con la possibilità di avere le informazioni più importanti sempre in primo piano e a portata di mano;
• la possibilità di collaboration con il cliente, con l’obiettivo di velocizzare la comunicazione e la trasmissione di dati e documenti, migliorare la collaborazione grazie a uno strumento utile e semplice da utilizzare;
• il dialogo con l’intero ecosistema TeamSystem: dalla piattaforma TeamSystem Digital, alle soluzioni Fatture in Cloud, Contabilità in Cloud e Cassa in Cloud.

L’utilizzo di un software di gestione pratiche pro consente, in altre parole, di ottimizzare tutte le attività evitando dispersioni, abbattendo i costi e, di conseguenza, migliorando l’efficienza complessiva del lavoro svolto per i propri clienti. Ecco perché TeamSystem ha investito sullo sviluppo di soluzioni ad hoc, studiate proprio per dare a studi professionali e non solo uno strumento di facile applicabilità e dai vantaggi concreti: se vuoi saperne di più clicca sul link qui in basso.