Ordine-DDT-Fattura-Pagamento: è arrivata l’ora di collegarli e riconciliare

Dopo l’entrata a regime del sistema nazionale della fatturazione elettronica, complice anche una maggiore diffusione di nuove modalità digitali di gestione dei processi e i cambiamenti culturali dovuti all’emergenza pandemica, aziende e professionisti sono sempre più consapevoli dei vantaggi di collegare tra di loro i documenti del ciclo dell’ordine (ordine-ddt-fattura-incasso/pagamento), secondo un modello data driven che premetterebbe l’elaborazione, la valorizzazione e la riconciliazione immediata, analitica e automatica dei dati strutturati contabili e finanziari contenuti in tali documenti.

Gestione integrata del ciclo dell’ordine

Sin dall’introduzione di fatturaPA, il legislatore italiano ha rimarcato il possibile cambio di paradigma e la chance che ciascun imprenditore, management, professionista avrebbe potuto cogliere per non limitare la digitalizzazione dei processi amministrativo-contabili al solo documento fattura.

Infatti, nell’allegato C al Decreto ministeriale n. 55/2013 ha affermato che: “Si parte dal modello più ristretto che considera il processo di fatturazione in maniera autonoma e svincolata dagli altri processi, per arrivare al modello più ampio che considera la fatturazione come una fase di un ciclo più esteso che va dall’ordine al pagamento. Nel modello più ampio la fatturazione elettronica diventa il perno sul quale basare tutti i processi di integrazione e di dematerializzazione di tutti i documenti utilizzati nell’ambito del ciclo passivo. I risparmi e i vantaggi più rilevanti derivano dalla dematerializzazione dell’intero ‘ciclo dell’ordine’, ma tale operazione può essere effettuata per passi. L’approccio più favorevole è iniziare dalla fase della fatturazione, sia perché è il documento che più di altri viene prodotto e utilizzato (riconciliazione con i documenti di trasporto e con gli ordini, verifica e riconciliazione contabile con i pagamenti e gli incassi, etc.) sia perché è il documento che nei processi aziendali collega il ciclo amministrativo contabile al ciclo finanziario (incassi, pagamenti e tesoreria).”

Una volta adottata la modalità di digitalizzazione della fattura per obbligo di legge, per le aziende e i professionisti italiani, infatti, è fisiologico concentrarsi su altri scenari di efficientamento agganciati alla fattura stessa, come ad esempio ottimizzare il processo di riconciliazione con gli incassi o automatizzare il ciclo passivo approvando ed effettuando i pagamenti in modalità elettronica e più snella.

Gli operatori privati (imprese e professionisti) hanno bisogno di promuovere la loro competitività e quindi di investire in innovazione, efficienza operativa, formazione e tecnologia che permettano di ridurre costi e tempi, ma anche di migliorare l’immagine della propria organizzazione, di dare un contributo alla sostenibilità ambientale e semplificare i processi, svincolandoli da quelle attività manuali, operative e soprattutto ripetitive effettuate giornalmente dagli operatori.

Per comprendere meglio le opportunità legate alla digitalizzazione del ciclo dell’ordine è opportuno suddividerlo nelle sue quattro fasi più rappresentative:

• Ordine
• Consegna
• Fatturazione
• Incasso o pagamento

Lato fornitore, nel ciclo Order To Cash abbiamo l’ordine ricevuto che può tramutarsi in ordine di vendita, il DDT emesso a fronte dell’ordine e la fattura emessa.

Mentre, lato acquirente, nel ciclo Procure To Pay abbiamo l’ordine emesso di acquisto, il DDT ricevuto dal fornitore e la fattura ricevuta.

L’obiettivo di aziende e professionisti deve essere quello di approcciare questa nuova cultura e crederci, al fine di poter avviare un percorso di digitalizzazione di tutti quei documenti che vanno oltre la fattura e quindi il processo di vendita e/o di approvvigionamento.

Dal punto di vista normativo non ci sono impedimenti, anzi esiste già una normativa tecnica matura per la gestione del ciclo dell’ordine attraverso l’adozione di servizi tecnologici abilitanti o ad esempio attraverso l’impiego dello standard XML UBL; quest’ultimo ha già definito in modo esaustivo lo schema standard in formato strutturato digitale di oltre 80 documenti, che possono essere impiegati nei processi di Procure To Pay (P2P) e Order To Cash (O2C) in modo interoperabile e cross-border in tutta Europa.

Se fornitore e acquirente nella loro transazione commerciale già utilizzano la fatturazione elettronica e decidono di adottare anche l’ordine elettronico secondo uno schema similare o i DDT elettronici, allora la riconciliazione automatica di Ordine e/o DDT con la Fattura diventa nativa senza la necessità di ulteriori interventi. Una fattura deve diventare un documento di controllo automatico, che permette all’acquirente di operare un processo in cui la fattura è esaminata e approvata/respinta confrontandola con informazioni esistenti, per questo tra i documenti ordine – ddt – fattura – pagamento devono essere presenti riferimenti incrociati che permettono di collegarli tra loro e di eseguire i controlli in modo più rapido.

Per quanto riguarda poi la fase di riconciliazione di incassi e pagamenti, sul mercato sono nati servizi a valore aggiunto che consentono l’importazione automatica degli estratti conto della banca nel gestionale di contabilità e quindi la riconciliazione dei movimenti con le operazioni contabili, permettendo anche la registrazione immediata e automatica dei movimenti in contabilità.

Inoltre, nel tracciato della fattura elettronica l’elemento informativo 2.4.2.21<CodicePagamento> del tracciato XML è stato pensato proprio per ospitare qualsiasi codice identificativo di un’operazione di pagamento, utile quindi per la riconciliazione degli incassi da parte del cedente/prestatore: in tal modo il fornitore potrebbe includere un riferimento al pagamento nella fattura e richiedere alla parte debitrice di utilizzare tale riferimento nel messaggio di pagamento. Questo consentirebbe l’automazione dell’abbinamento pagamento-fattura durante la riconciliazione con gli estratti conto bancari.

Non dimentichiamo che un miglioramento nell’attività di incasso, in genere, porta con sé miglioramenti in termini di rispetto delle scadenze e minori insoluti.

Va da sé, quindi, che con una gestione sempre più digitale dei documenti e dati appartenenti al ciclo dell’ordine un’azienda risulta più veloce e trasparente e, grazie ad una dashboard sulle spese e all’elaborazione dei dati tramite indicatori, il commercialista potrà supportare i suoi clienti nell’eseguire, ad esempio, un’analisi dei fabbisogni e una migliore pianificazione degli acquisti, con risultati notevolmente migliori rispetto al passato.

Inoltre, grazie a questo cambio di paradigma, lo studio professionale potrà consigliare più facilmente ai propri clienti anche l’adozione di soluzioni di supply chain finance per finanziare il proprio capitale circolante o di fruire di servizi di compensazione multilaterale di crediti e debiti commerciali per garantire una liquidità più sana.

Caso d’uso: Nodo Smistamento Ordini

Uno scenario concreto e quindi già operativo è quello della relazione commerciale tra fornitori di beni e servizi ed enti del Servizio Sanitario Nazionale, dove si sta andando verso una gestione sempre più integrata e digitale del ciclo ordine-ddt-fattura-incasso/pagamento.

Più nel dettaglio, la piattaforma governativa Nodo di Smistamento degli Ordini di acquisto (NSO) permette di gestire la trasmissione in via telematica dei documenti informatici nel formato strutturato UBL europeo attestanti l’ordine di acquisto dei beni e servizi tra gli enti del SSN, nonché tra i soggetti che effettuano acquisti per conto di tali enti e i loro fornitori di beni e servizi. Presto inoltre consentirà di gestire anche i documenti relativi all’esecuzione degli ordini (come, ad esempio, i documenti di trasporto – DDT).

Lo scenario NSO ha permesso a giugno 2021 di far scambiare circa 630.000 file del processo di ordine, creando di fatto per gli operatori la possibilità di collegare la fattura elettronica all’ordine in quanto le regole tecniche impongono tale correlazione univoca.

Si spera che lo stesso processo venga esteso per obbligo anche ad altri settori e che possa diventare uno standard de facto anche nelle relazioni commerciali con i privati.

Conservazione digitale a norma dei documenti del ciclo dell’ordine

A completamento, è utile sottolineare che la gestione documentale e la conservazione digitale a norma di ordini, ddt e fatture come documenti informatici che presentano cross reference tra di loro permetterebbe ad aziende e professionisti una gestione più efficace ed efficiente del proprio archivio, con tutta una serie di vantaggi tangibili ed intangibili nel medio-lungo termine.

Infine, lo studio professionale diventerebbe guida per le proprie aziende clienti in questo percorso di transizione al digitale e potrebbe offrire nuovi servizi a valore aggiunto alla propria clientela, ricoprendo anche il ruolo di Responsabile della Conservazione.