La gestione del tempo nello studio professionale

Quante volte siete arrivati alla fine della vostra giornata lavorativa con la sensazione di non aver portato a termine tutte le attività? Quante volte avete vagabondato fra mail e telefonate sempre “urgenti” senza aver concluso quanto vi eravate proposti al mattino?

È capitato molte volte anche a me. Arrivavo in studio con i migliori propositi e finivo per passare la mia giornata a rispondere reattivamente a mail e telefonate senza chiedermi se fossero effettivamente da evadere nell’immediato.

Oppure inserivo la segreteria telefonica nel pomeriggio per poter portare avanti il back office e venivo tempestata di telefonate sul cellulare, sentendomi in colpa se non avessi risposto.

L’importanza di imparare a gestire il tempo

Eppure sono pochi gli aspetti che dovremmo tener presenti nella gestione del nostro tempo:

• Il tempo è democratico, limitato e uguale per tutti: non c’è qualcuno che ne ha di più o ne ha di meno ed è una risorsa che non possiamo recuperare.
• “Ciò che è limitato ha più valore di ciò che è diffuso”: se ogni volta che riceviamo una telefonata rispondiamo immediatamente, otteniamo due effetti negativi:
  a) per l’interlocutore la nostra tempestività diventerà normalità e, quando non potremo rispondere immediatamente alla sua telefonata, si arrabbierà;
  b) inoltre, una risposta reattiva ed immediata ci farà percepire come sempre disponibili, abbassando il valore che l’interlocutore darà al nostro tempo.
• “Pianificate il vostro lavoro e lavorate secondo i vostri piani”: per migliorare la gestione del nostro tempo ed evitare ansie e stress, dovremmo pianificare le nostre attività settimanalmente e giornalmente, al fine di essere efficaci ed efficienti, ovvero di raggiungere l’obiettivo con il minor dispendio di risorse.

Gestione del tempo: la matrice di Covey

Per pianificare correttamente la nostra giornata lavorativa è utile suddividere le attività in URGENTI (quelle che hanno una scadenza ravvicinata) e IMPORTANTI (quelle che, se fatte o non fatte, comportano delle conseguenze), distinguendole quindi da tutte le altre attività NON URGENTI e/o NON IMPORTANTI.

Per fare questo ci viene in aiuto Stephen Covey, con la sua matrice della gestione del tempo, che ci aiuta a suddividere le nostre attività giornaliere in quattro tipologie.

Il metodo è molto semplice: su un foglio bianco si disegna una croce formando così quattro quadranti; all’interno di ogni quadrante andranno riportate le varie attività da svolgere durante il giorno ordinate per IMPORTANZA e URGENZA.

1. Il quadrante in alto a sinistra corrisponde a tutto ciò che è IMPORTANTE E URGENTE.
   Qui andranno indicate tutte quelle attività che hanno priorità e che vanno svolte subito (ad esempio: se rimaniamo senza corrente elettrica, dobbiamo risolvere prioritariamente questo problema prima di andare avanti con le altre attività della giornata).
   Queste sono attività che, essendo importanti e avendo una scadenza immediata, comportano stress e ansia.
2. Il quadrante in alto a destra corrisponde a tutto ciò che è IMPORTANTE, MA NON URGENTE.
   Si tratta di quelle attività decisive nel medio e lungo periodo che però normalmente trascuriamo, proprio perché non hanno una scadenza.
   Si tratta di attività come studiare, aggiornarsi, andare presso la sede dei nostri clienti, scrivere articoli, realizzare video formativi, etc.
   Queste sono attività che ci permettono di crescere, migliorare, dare futuro alla nostra attività.
3. Il quadrante in basso a sinistra indica le attività URGENTI, MA NON IMPORTANTI.
   Si tratta di tutti quelle attività che hanno una scadenza a breve termine e che dobbiamo abituarci a delegare ai nostri collaboratori.
4. Nel quadrante in basso a destra andranno infine riportate le attività NON IMPORTANTI E NON URGENTI.
   In questo quadrante andrà quindi inserito tutto ciò che ci fa perdere del tempo. Ad esempio, seguire una discussione su un social network, guardare post non inerenti alla nostra attività, controllare il meteo, etc.

Normalmente quando compiliamo la matrice di Covey tendiamo a compilare sempre i quadranti 1 e 3, ovvero tendiamo a considerare tutte le attività come urgenti. Imparare, invece, a gestire tutti i quadranti è fondamentale per imparare a sfruttare al meglio il tempo che abbiamo. Covey consiglia, infatti, di prestare maggiore attenzione al quadrante 2, ovvero alle cose importanti e non urgenti, in quanto è qui che risiede il benessere e la prosperità della nostra attività.

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