Eliminare sprechi ed errori grazie al Document Management System

Tutti gli studi professionali vivono in un contesto estremamente competitivo e sono chiamati a ridisegnare la propria organizzazione e i propri processi per garantire un livello di servizio sempre migliore al cliente. A costi più bassi, più veloce, senza errori, in ottica di “Lean Marketing”. Per fare questo bisogna operare su tre leve:velocità, agilità operativa e riduzione di sprechi ed errori. Grazie alla trasformazione digitale è possibile aumentare l’efficienza globale, innovandosi e allo stesso tempo riducendo i c.d. “costi occulti”, per l’ottimizzazione del tempo dei lavoratori e delle risorse impiegate.

Dalla dematerializzazione e gestione elettronica della documentazione per esempio, si può beneficiare immediatamente di una serie di vantaggi legati a:

• Riduzione dei tempi di archiviazione e ricerca
• Riduzione dei costi di materiali (carta, toner, energia, ecc.)
• Riduzione degli spazi fisici destinati ad archivi e deposito carta e accessori
• Semplicità e immediatezza nella condivisione delle informazioni
• Efficienza nella risposta ai clienti e miglior servizio offerto

Un Document Management System (DMS) è un software di gestione documentale che consente di strutturare in modo organico l’archivio dei documenti emessi, quelli interni e provenienti dall’esterno, per reperirli con facilità e velocità. Elimina la possibilità di errore nella fase di archiviazione dei documenti mediante la loro identificazione automatica già in fase di acquisizione e la codifica a barre o mediante Qr Code semplifica di molto la consultazione.

Riduzione degli sprechi e dell’impatto ambientale

L’impatto positivo si ha anche nella riduzione di sprechi e costi legati alla gestione e smaltimento di consumabili quali carta, toner e altro. Si pensi alla consistente diminuzione dello spazio fisico necessario all’archiviazione cartacea e al magazzino della cancelleria, oltre ai costi di gestione di “rifiuti speciali” quali i toner. Si riducono anche i costi energetici legati all’utilizzo delle stampanti.

Controllo delle performance

Infine, si elimina la dispersione nell’organizzazione, aumentando l’efficienza gestionale, perché c’è un maggior controllo sui processi, un’integrazione fra i vari reparti e con un sistema di tracciamento e statistiche, si riesce a misurare l’efficienza della propria attività. Ad esempio, la digitalizzazione può impattare positivamente sulle pratiche di sollecito e recupero crediti, accorciando la catena dei pagamenti e quindi migliorando gli aspetti finanziari.

La Sicurezza dei dati

Grazie agli accessi profilati, aumentano i livelli di sicurezza in Studio: ogni ruolo può essere associato a un tipo di documento o può avere accesso solo ai documenti di clienti specifici. La gestione del versioning, i cicli approvativi e il workflow di processo riducono gli errori e assicurano che tutti i documenti siano sempre sotto controllo.

La soluzione all in one

Una soluzione che risolve questi problemi è il DMS sviluppato da TeamSystem per la creazione di un archivio centralizzato di documenti e informazioni, integrato con la piattaforma gestionale TeamSystem Studio.

TeamSystem DMS  gestisce file di qualsiasi natura, e-mail, PEC, PDF, file provenienti da programmi di videoscrittura, fogli di calcolo, ecc. e documenti generati da TeamSystem Studio. L’archiviazione, ossia l’invio dei documenti al DMS, si effettua in automatico direttamente dal sistema gestionale oppure in modalità manuale, con un semplice “drag&drop”.

La soluzione archivia e classifica i documenti in “fascicoli virtuali”, detti pubblicazioni. All’atto
dell’archiviazione, ogni documento viene catalogato in base alla sua tipologia documentale (ad esempio ‘Dichiarazioni Persone Fisiche’, ‘Dichiarazioni IVA’, ecc.) e quindi pubblicato, corredato con una serie di dati e attributi che ne consentono la successiva ricerca. Di seguito alcune fra le principali funzionalità:

• ricerca facilitata, tramite filtri configurabili
• gestione del versioning
• possibilità di download massivi dei documenti archiviati, con invio via mail
• integrazione con il servizio di Conservazione Cloud TeamSystem (CCT) oppure possibilità di conservare i documenti “on-site” (tramite modulo specifico)
• timbri e firme
• workflow grafico e monitoraggio degli stati di avanzamento per la gestione di processi approvativi
• storicizzazione dei documenti.

TeamSystem DMS si arricchisce anche di una nuova funzionalità di CMS (Content Management System) che, fra le varie cose, consente al Professionista di pubblicare e rendere disponibili informazioni e documenti a soggetti esterni, utile per dare visibilità diretta ai clienti dei loro documenti.

Ridurre i costi, gli sprechi e gli errori, oltre ad essere un “must” è anche un’ottima opportunità per migliorare l’immagine dello studio secondo un principio di “lean marketing”: Fare di più e meglio con meno.