L’efficientamento dei processi contabili: automazione e AI

L’evoluzione tecnologica sta continuando a mettere a disposizione soluzioni che vengono utilizzate per svolgere gran parte delle attività quotidiane. Il lavoro all’interno degli studi professionali non deve essere da meno. Imparare a conoscere gli strumenti innovativi e le tecnologie abilitanti è oggi fondamentale per essere sempre più efficienti e produttivi.

L’intelligenza artificiale è solo una delle ultime grandi innovazioni che abbiamo a disposizione: saperla sfruttare e integrare in modo corretto nell’operatività quotidiana dello studio è sicuramente un elemento di grande vantaggio.

Gli ambiti di applicazione

Possiamo considerare due grandi ambiti di applicazione della tecnologia basata sull’intelligenza artificiale all’interno dello studio:

• Integrazione all’interno del gestionale: in questo ambito l’intelligenza artificiale aiuta l’utente a eseguire operazioni all’interno del gestionale di studio, come la compilazione di moduli, la registrazione di documenti o anche la realizzazione di flussi di lavoro per sviluppare procedure di controllo.
• Strumenti di Modello Linguistico di Grandi dimensioni (LLM – Large Language Model): questi strumenti possono calarsi in modo trasversale su una gran parte di applicativi, come i software di produttività, o essere utilizzati come un assistente virtuale a cui chiedere qualsiasi cosa e ottenere come risposta contenuti di diverso tipo: testi, audio, immagini, tabelle, ecc…

Migliorare l’efficienza dei processi interni

Oggi gli studi professionali generano la maggior parte dei ricavi da attività considerate tipiche, come la contabilità e la gestione degli adempimenti periodici. Queste attività, però, sono anche sono anche quelle alla cui gestione viene dedicata la maggior parte del tempo. Massimizzare l’efficienza per la gestione di questi processi, quindi, impatta significativamente sulla redditività dello studio, offrendo benefici come minor tempo da dedicare all’attività, possibilità di acquisire più clienti a parità di personale, opportunità di dedicare le risorse di studio ad attività più remunerative.

Non solo costi e ricavi

Oltre agli aspetti puramente economici, come la diminuzione dei costi o l’incremento dei ricavi, è importante considerare anche gli impatti positivi sulla qualità del lavoro e sull’attrattività di cui lo studio potrà godere sul mercato del lavoro.

Nel corso degli ultimi anni, purtroppo, gli studi professionali hanno perso attrattività: non solo si riscontra una diminuzione nel numero di giovani interessati a intraprendere la professione, ma anche la ricerca di collaboratori è diventata sempre più difficile. Le nuove generazioni sono più che mai attente al bilanciamento vita privata/lavorativa, cambiano lavoro spesso e preferiscono la flessibilità rispetto al guadagno economico. In questo contesto, riuscire a creare un ambiente di lavoro moderno – con mansioni stimolanti che non si limitino al semplice data entry e alla gestione di adempimenti ripetitivi – può aiutare anche ad attirare candidati con i profili richiesti.

I processi automatizzabili

Se si mira a efficientare un processo, il primo passo è quello di automatizzare, dove possibile, il maggior numero di attività.

Nella quotidianità di uno studio, se pensiamo alla gestione della contabilità, l’attività principale è quella relativa alla registrazione delle fatture. Con l’introduzione generalizzata della fattura elettronica sono state implementate grandi innovazioni nel processo di contabilizzazione: c’è un formato strutturato uguale per tutti i documenti, la certezza del documento (se esiste è transitato dallo SdI), la disponibilità immediata del documento senza aspettare le tempistiche di consegna del cliente. Queste caratteristiche hanno sicuramente migliorato l’intero processo di gestione di contabilizzazione.

Tuttavia, all’interno degli studi ci sono ancora molte attività che continuano ad essere gestite in modalità manuale. Pensiamo, ad esempio, all’attività di recupero dei documenti (che vengono scaricati dal sito dell’Agenzia delle Entrate o da portali di gestione delle fatture), alla selezione delle fatture da contabilizzare, all’aggiornamento dei dati mancanti e a tutta una serie di altre attività propedeutiche alla corretta contabilizzazione che il personale di studio esegue quotidianamente. Queste sono tutte operazioni che, per la maggior parte, possono essere svolte automatizzate attraverso l’impiego di un software.

È possibile utilizzare un software che esegua in modo autonomo, magari durante gli orari notturni, attività come la creazione delle anagrafiche clienti, il download dei documenti, ecc. In questo modo, al mattino, il personale di studio troverà gran parte del lavoro già completato, risparmiando così tempo e contemporaneamente evitando di dover svolgere attività ripetitive.

Non solo automazione, ma anche intelligenza artificiale

Grazie all’automatizzazione delle attività, l’utente limita le azioni che deve svolgere personalmente, delegando al software tutte quelle più ripetitive. In questo modo, può concentrarsi su quelle attività che il programma da solo non potrebbe o non riuscirebbe a svolgere, come la corretta mappatura del piano dei conti da utilizzare a seconda della descrizione in fattura. In questo caso, infatti, è l’utente che stabilisce il codice di piano dei conti da associare all’acquisto o alla vendita effettuata.

In questo contesto, entrano in gioco gli strumenti di AI: grazie all’integrazione di sistemi di riconoscimento avanzati, il software è in grado di analizzare il contenuto della fattura, incrociare quel dato con altre informazioni (come i codici ATECO) e attingere a un database sempre più grande di operazioni precedentemente effettuate; questo consente al software di individuare con sempre maggiore probabilità il corretto conto contabile da utilizzare per la registrazione del documento.

All’aumentare del numero di documenti gestiti, quindi, il sistema di predizione diventerà sempre più preciso e affidabile e anche l’attività di completamento dei documenti in caso di informazioni mancanti a carico dell’utente diventerà sempre più ridotta e marginale.

Da data entry ad analista

Con l’introduzione dell’intelligenza artificiale, cambia dunque il ruolo dell’operatore di studio: non sarà più, infatti, solamente un inseritore di dati all’interno di database, ma piuttosto dovrà trasformarsi in un analista che controlla la corretta registrazione dei dati.

Migliorerà anche il rapporto con il cliente, che potrà essere aggiornato più frequentemente sulla sua situazione contabile e sull’andamento della sua attività.

Come sfruttare i vantaggi dell’AI: gli strumenti

Tutte queste operazioni di automazione e predizione dei conti possono essere implementate all’interno dello studio grazie ai moduli di contabilizzazione avanzata di TeamSystem Studio.

Sarà possibile scegliere se attivare il servizio per tutte le anagrafiche o solamente per alcune; allo stesso modo, si potrà scegliere se utilizzare solamente lo scaricamento massivo o anche le funzionalità di contabilizzazione automatica.

Grazie a questo strumento, lo studio può risparmiare molto del tempo oggi dedicato all’attività di contabilizzazione, in quanto il software si occuperà in maniera totalmente autonoma di:

• scaricare le fatture elettroniche;
• creare le anagrafiche di clienti e fornitori;
• contabilizzare i documenti che si trovano in stato “completo” (ovvero che hanno già le mappature a piano dei conti e i codici IVA compilati);
• predire, in caso di informazioni incomplete, quale conto e codice IVA utilizzare (l’utente potrà poi confermare la scelta oppure indicare un altro conto).

La soluzione TeamSystem è altamente configurabile e permette, tra le altre cose, di stabilire la frequenza con cui lo scarico e la registrazione dei documenti deve essere effettuata, così come la data di registrazione degli stessi, per massimizzare il numero di quelli che vengono contabilizzati senza avere salti nella numerazione.

Tutte le operazioni, inoltre, possono essere visualizzate da una console che mostra le statistiche di quanti documenti sono stati processati, quanti sono stati contabilizzati correttamente e in quanti (e quali) l’intelligenza artificiale è intervenuta per suggerire il conto contabile da utilizzare.

Grazie a queste informazioni sarà possibile tenere sotto controllo tutta l’attività svolta e avere un’indicazione concreta sull’efficacia dello strumento.