Conservazione a norma: le nuove disposizioni dell’AgID
Le nuove norme sulla conservazione digitale dei documenti elettronici sono realtà. Benché siano state pubblicate sul sito dell’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) il 12 settembre 2020 saranno operative solo dal 1° gennaio 2022. Queste modifiche sono state pensate per creare univocità sul tema, a dispetto dei confusi DPCM precedenti.
Ora l’intera normativa è consultabile sul sito dell’AgID nella sezione “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”.
Le novità sulla conservazione a norma dei documenti
Il testo definitivo delle linee guida presente sul sito dell’AgID prevede la presenza di importanti novità per la conservazione dei documenti, che potremmo racchiudere in tre macrocategorie: metadatazione, creazione dei documenti digitali da analogico (la scansione) e formati.
In queste tre aree si evidenziano le tre grandi novità sulla conservazione digitale dei documenti informatici e che riguardano praticamente tutte le imprese italiane.
Metadatazione: aumentano i tag
Prima delle modifiche delle nuove Linee Guida, i tag della metadatazione sulla conservazione digitale erano relativamente pochi. Oggi, dopo le modifiche, sono presenti più di 40 tag, dei quali 38 sono obbligatori.
Ricordiamo che la metadatazione è un’attività dovuta per tutti i soggetti che producono documenti digitali, sia pubblici che privati. Con le nuove indicazioni si conferma che la metadatazione è obbligatoria per tutte queste categorie di documenti:
- Documenti informatici
- Documenti amministrativi informativi
- Fascicoli elettronici (aggregati documentali)
Da documento analogico a digitale: cosa cambia
Importanti cambiamenti anche per la scansione, che permette di trasformare una copia analogica in documento informatico. Da sottolineare come con le nuove “Linee Guida” è ora necessaria un’attestazione di conformità per ogni lotto di documenti (nel caso di scansioni massive è obbligatoria la firma su ogni documento). L’attestazione di conformità dimostra l’univocità della copia realizzata dal documento analogico e deve essere firmata da:
- Pubblico Ufficiale
- Notaio
- Responsabile aziendale delegato nel privato
Formati: quali sono ammessi?
La terza novità riguarda i formati ammessi alla conservazione digitale dei documenti. Ai classici formati già presenti (ad esempio: PDF, TXT, ODT, DOC, XML, JPG, TIF, PNG, etc.) si aggiungono i formati ZIP (compresso) e tutti i formati relativi ai file audio e video.
Conservazione digitale a norma: i 5 ruoli fondamentali
Nell’ambito del processo di conservazione digitale, le nuove linee guida AgID, oltre a prevedere la presenza di importanti novità per la conservazione dei documenti, individuano anche 5 ruoli fondamentali:
- Titolare dell’oggetto della conservazione, cioè il soggetto produttore degli oggetti di conservazione;
- Produttore dei PdV (Pacchetti di Versamento), ovvero la persona fisica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il PdV ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione;
- Utente abilitato, cioè la persona fisica che interagisce con il sistema di conservazione al fine di fruire delle informazioni di interesse;
- Responsabile della conservazione, ovvero la persona fisica che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia;
- Conservatore, il soggetto pubblico o privato che svolge attività di conservazione digitale dei documenti.
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