Cosa significa digitalizzazione dei processi per i commercialisti

Il mio battesimo lavorativo, nei due anni che ho trascorso nello studio del mio babbo commercialista, si è concretizzato nella consegna ufficiale delle “check list”. Con una sorta di rituale di iniziazione, la responsabile del servizio elaborazioni dello studio, mi ha ricoperto di documenti cartacei. Rappresentavano il mio testo di riferimento per: ogni cosa. Vi avrei trovato, passo passo, come svolgere ogni attività che mi sarebbe stata affidata da lì in avanti.

Il nuovo che avanza
Il processo di ‘digital transformation’ e dematerializzazione in atto, sia nelle nostre vite che nelle nostre attività, trova una splendida applicazione nella digitalizzazione dei processi. Se il processo è digitalizzato non serve più cercare la check list corretta, seguirla (e interpretarla) step-by-step e stare attenti a non saltare nessun passaggio. È il processo stesso che mi propone cosa fare, mi attiva le funzioni del software gestionale necessarie per svolgere la mansione e mi guida fino alla conclusione della mia attività. Eliminando dimenticanze. Impedendo deviazioni dal processo come definito. Migliorando la produttività.

Un esempio
Per meglio comprendere la potenzialità in termini di efficienza ed efficacia della digitalizzazione dei processi basti pensare ad una delle prime applicazioni dei processi digitali: il navigatore satellitare.
Fino all’introduzione del navigatore satellitare – che oggi ritroviamo persino sugli smartphone per quanto si è trasformato da utility a commodity – per viaggiare in località non conosciute ci si armava di cartine stradali, buona volontà e tanta pazienza. Le cartine stradali erano una sorta di lenzuolo cartaceo di difficile gestione e per consultarla occorreva fermarsi e quindi perdere tempo ed efficienza. Il navigatore, invece, oggi guida, svolta dopo svolta, fino a destinazione senza errori e perfino evitando il traffico. Efficacia. Efficienza.

Lo studio digitalizzato è più efficiente. E più lean.
I processi ripetitivi che richiedono solo confronti e verifiche senza alcuna interazione sono i primi, negli studi, che si prestano ad essere digitalizzati. Per ridurre gli sprechi di tempo e abbattere gli errori, in perfetta logica “lean” di ottimizzazione.
Un esempio è la riconciliazione bancaria. Da sempre si fa manualmente, si “spuntano” le righe dell’estratto conto dopo aver verificato che ci sia corrispondenza con una riga del partitario. Era il mio incubo e forse, inconsciamente, ha facilitato la mia decisione di abbandonare lo studio e deludere le aspettative del papà.
Oggi questa attività può essere totalmente automatizzata richiedendo all’operatore solo come comportarsi nei punti che richiedono una interpretazione, ad esempio come gestire gli interessi.
E il personale di studio libera tempo da poter dedicare ad attività a maggior valore aggiunto.
Efficacia. Efficienza. Miglioramento del business.
George Orwell diceva: “Sapere dove andare e sapere come andarci sono due processi mentali diversi, che molto raramente si combinano nella stessa persona.” Possono però coesistere perfettamente nello stesso algoritmo software.