Come trovare il tempo per innovare

L’importanza di bilanciare operatività e innovazione

Negli Studi professionali, la gestione delle attività quotidiane assorbe la maggior parte del tempo di Professionisti e collaboratori. Le attività legate alla contabilità, agli adempimenti fiscali e alle scadenze imposte dal calendario fiscale lasciano poco spazio per fermarsi a pensare a nuove soluzioni o miglioramenti. La mole di e-mail, le riunioni frequenti e le incombenze amministrative sono realtà ben conosciute e la pressione di rispettare le scadenze può soffocare ogni tentativo di innovazione.

Tuttavia, in un contesto in cui il cambiamento è sempre più rapido e i clienti richiedono soluzioni personalizzate e consulenze di valore, è essenziale non limitarsi alla gestione puramente operativa. L’innovazione non è solo uno slogan, ma una necessità strategica per mantenere lo Studio competitivo e offrire un servizio di alta qualità. La vera sfida diventa quindi trovare il giusto equilibrio tra la gestione operativa e la creazione di nuove opportunità di sviluppo e ottimizzazione.

Spesso si tende a pensare all’innovazione come qualcosa di separato dal lavoro giornaliero, ma in realtà può essere integrata anche nelle attività quotidiane, purché si riesca a liberare spazio mentale e tempo. Un professionista che trova nuovi modi per ottimizzare le proprie procedure, che integra nuove tecnologie per automatizzare i compiti ripetitivi o che cerca nuove modalità per analizzare i dati dei clienti sta già facendo innovazione.

Il primo passo per raggiungere questo equilibrio è riconoscere che non è solo questione di avere nuove idee, ma anche di creare le condizioni necessarie affinché queste idee possano emergere.

L’innovazione, infatti, è un processo faticoso. Oltre al tempo, servono risorse ed energie. Chiedere di fare innovazione ad un gruppo di persone sotto continuo stress e affaticato dai numerosi adempimenti e scadenze può risultare controproducente. Sarebbe come chiedere ad un atleta che ha appena completato una maratona di prepararsi a correre nuovamente.

Bisogna liberare i collaboratori dalle attività più banali e ripetitive, in modo che non solo possono trovare il giusto tempo da dedicare all’innovazione, ma che ci arrivino anche più riposati, fisicamente e mentalmente. Solo così si può costruire una cultura dello Studio che premi la creatività e il miglioramento continuo, assicurando allo stesso tempo la qualità dell’operatività giornaliera.

Ridurre il “debito di processo” per dare spazio all’innovazione

Negli ultimi anni abbiamo assistito ad una crescente evoluzione tecnologica che ha attraversato tutti i settori. Gli Studi e le aziende si sono trovati ad affrontare un processo di digitalizzazione che ha interessato tutte le aree presenti nell’organizzazione. Se l’approccio non avveniva in modo organico, ma portando soluzioni a breve termine per far fronte a un’esigenza o integrando una particolare tecnologia in modo disconnesso rispetto alle altre aree aziendali, ci si poteva trovare di fronte a quello che Ward Cunningham ha definito come “debito tecnico”: un appesantimento dell’infrastruttura tecnologica che porta a inefficienze e ritardi, in quanto il gruppo di persone che ci lavora deve perdere tempo a gestire questo debito tecnico.

Allo stesso modo, un ostacolo significativo per l’innovazione in Studi professionali e aziende è rappresentato dal cosiddetto “debito di processo“. Questo termine, prendendo come riferimento il problema del debito tecnico, definisce quell’insieme di quelle procedure, regole e compiti che, con il passare del tempo, hanno perso la loro utilità ma continuano a esistere, assorbendo energie e risorse preziose. Riunioni che ormai non hanno più un chiaro obiettivo, procedure di approvazione ridondanti o una comunicazione interna eccessivamente formale sono tutti esempi di debito di processo.

L’accumulo di questo debito rallenta il lavoro e impedisce al personale di dedicarsi a ciò che conta davvero: migliorare il servizio offerto ai clienti e sviluppare nuove soluzioni per rispondere alle loro esigenze. Per recuperare il tempo necessario all’innovazione, è fondamentale identificare e ridurre queste pratiche superflue.

Possiamo citare differenti esempi di debito di processo. Ad esempio, nonostante l’introduzione della fatturazione elettronica, si continua a stampare e protocollare le fatture, oppure nonostante lo Studio si sia dotato di software gestionali con strumenti di pianificazione e controllo ci si affida ancora a vecchie check-list cartacee. L’elenco può essere lungo e deriva dal fatto che l’introduzione di una nuova tecnologia o prodotto software è stato guidato da una necessità specifica del momento legata all’adempimento o al cambio normativo, ma non viene fatta una vera e propria revisione del processo. Il risultato è quello che indipendentemente dal contesto tecnologico, si continuerà a lavorare come si è sempre fatto fino a quel momento, vanificando il più delle volte l’investimento in tecnologia o in nuovi prodotti e rafforzando una mentalità resistente al cambiamento.

Un modo efficace per affrontare il debito di processo è quello di coinvolgere i collaboratori. Chiedere direttamente a chi svolge quotidianamente le attività più onerose e meno produttive può aiutare a capire dove intervenire. Creare uno spazio aperto per le segnalazioni, come una riunione mensile dedicata o un semplice sistema di feedback informale, può fare la differenza. Questo approccio non solo contribuisce a identificare i problemi, ma invia anche un messaggio chiaro ai collaboratori: la loro opinione è importante e il loro tempo è prezioso.

Eliminare le attività che non aggiungono valore consente di creare lo spazio necessario per l’innovazione. Un gruppo di lavoro libero dalle incombenze burocratiche può dedicarsi a sviluppare nuove strategie per i clienti, migliorare l’efficienza del proprio Studio e costruire nuove competenze, contribuendo così a creare un ambiente di lavoro più dinamico e propositivo.

Anche se i collaboratori possono fornire riscontri preziosi sui processi, la trasformazione dei processi per ridurre il debito di processo deve partire dal titolare dello Studio. Egli deve guidare il cambiamento, trasmettendo ai collaboratori l’esigenza di adottare nuovi metodi di lavoro più efficienti e allineati con le nuove tecnologie dello Studio.

Togliere prima di aggiungere

L’innovazione negli Studi o aziende non consiste solo nell’introdurre nuove idee o strumenti, ma anche nel mantenere un equilibrio tra ciò che si aggiunge e ciò che si elimina. Uno degli errori più comuni è aggiungere continuamente nuovi processi e nuove attività senza mai rimuovere quelli che non creano più valore. Questo porta a un sovraccarico di lavoro che, invece di favorire l’innovazione, finisce per soffocarla.

Per creare un ambiente libero da stress e proattivo, che possa garantire uno spazio favorevole all’innovazione, è importante crearsi attivamente del tempo e degli spazi di lavoro. Prima di implementare un nuovo progetto o una nuova iniziativa, bisogna chiedersi se ci sono attività o procedure obsolete che possono essere eliminate. Questo non solo aiuta a evitare il sovraccarico di iniziative, ma crea anche un ambiente di lavoro più agile, in cui i collaboratori possono concentrarsi sulle attività che realmente aggiungono valore.

Allo stesso modo, l’introduzione di una nuova tecnologia abilitante dovrebbe essere effettuata in seguito a un’attenta analisi delle attività e dei processi, vedere quali sono quelli che più fanno perdere tempo o che consumano risorse e capire se ci sono soluzioni tecniche che possono rendere quel processo più efficiente, automatizzando passaggi, evitando inserimenti manuali o favorendo lo scambio di informazioni all’interno del gruppo di lavoro.

Un esempio pratico potrebbe essere quello di ridurre le riunioni non necessarie o di semplificare le procedure di approvazione, riducendo il numero di passaggi e di persone coinvolte. Celebrando apertamente la rimozione di un’attività superflua, proprio come si celebra l’introduzione di una novità, si può favorire una cultura del miglioramento continuo che incentiva anche la sottrazione, quando essa è vantaggiosa.

L’innovazione deve essere una priorità

Garantire che l’innovazione non venga costantemente sacrificata a favore delle attività operative quotidiane è fondamentale che diventi una priorità visibile e concreta all’interno dello Studio. Questo significa che i titolari dello Studio devono comunicare chiaramente ai collaboratori l’importanza dell’innovazione e creare momenti specifici in cui questa possa essere perseguita senza distrazioni.

Un approccio potrebbe essere quello di mettere a calendario e dedicare del tempo strutturato a sessioni di innovazione, ad esempio per studiare le funzionalità di un nuovo programma e capire come utilizzarlo nel contesto quotidiano. In queste sessioni, i collaboratori potranno staccarsi dalle attività di routine per concentrarsi esclusivamente sul miglioramento e sulla creatività. Definire obiettivi chiari di innovazione, misurabili e raggiungibili, può aiutare a mantenere alta la motivazione e a rendere concreto l’impegno verso il cambiamento.

Sotto la supervisione del Professionista, un esercizio che si potrebbe fare è quello di assegnare un obiettivo di innovazione a diversi gruppi di persone nello Studio, come ad esempio l’adozione di un nuovo strumento digitale o l’ottimizzazione di un processo specifico, a seconda delle attività che vengono svolte da quei collaboratori. Questo incoraggia ogni collaboratore a cercare attivamente soluzioni innovative e ad applicarle nella propria routine lavorativa. Inoltre, una leadership che premia attivamente i comportamenti innovativi — anche solo con un riconoscimento pubblico — aiuta a mantenere viva la spinta verso il miglioramento continuo.

AI e Automazione Contabile di TeamSystem Studio: una soluzione per liberare tempo

Un ottimo esempio di innovazione applicata agli Studi è l’utilizzo delle nuove tecnologie di automazione contabile e Intelligenza Artificiale. Il modulo “AI e Automazione Contabile” di TeamSystem rappresenta una soluzione pratica per ridurre il tempo speso in attività ripetitive e operative. Grazie a questo strumento, è possibile, tra le altre cose, automatizzare la contabilizzazione delle fatture dei clienti e ottenere un suggerimento dei conti contabili per ogni articolo della fattura. Questo consente di liberare tempo prezioso per i collaboratori, permettendo loro di concentrarsi su attività a maggiore valore aggiunto, come l’analisi dei dati e la consulenza strategica, ma anche dedicare più tempo a creatività e innovazione.

Questo tipo di tecnologia non solo migliora l’efficienza dello Studio, ma contribuisce a creare un ambiente di lavoro più stimolante, in cui l’innovazione non è vista come un lusso, ma come un elemento integrato nella gestione quotidiana. Sfruttare soluzioni come quelle offerte da TeamSystem è un passo importante verso la creazione di uno Studio moderno e competitivo, capace di rispondere con agilità alle esigenze dei clienti e di differenziarsi sul mercato.