Come organizzare lo Studio professionale per lavorare con l’AI

Gli Studi professionali, anche i più piccoli, si trovano oggi a fronteggiare una trasformazione senza precedenti grazie all’ascesa dell’Intelligenza Artificiale. In particolare, l’AI generativa promette di rivoluzionare il modo in cui svolgiamo il nostro lavoro, ma richiede anche un’attenta analisi su come ridefinire i ruoli all’interno dello Studio e quali competenze devono essere sviluppate da Professionisti e collaboratori.

Sebbene non vi sia assoluta certezza che l’AI manterrà tutte le sue promesse, e nonostante sia possibile che lo sviluppo tecnologico possa incontrare temporanei rallentamenti dovuti ai limiti attuali, è chiaro che ci troviamo all’inizio di una nuova rivoluzione tecnologica. Grandi aziende tecnologiche come Microsoft prevedono che il mercato dell’AI raggiungerà centinaia di miliardi di dollari nei prossimi anni, ma anche realtà più piccole, come uno Studio professionale, possono trarre vantaggio dall’adozione di strumenti di AI generativa. In effetti, l’automazione di attività ripetitive e time-consuming offre l’opportunità di rendere il lavoro più stimolante e focalizzato su attività più remunerative, o semplicemente attività che si rivelano essere più utili per il cliente.

Per sfruttare appieno i benefici dell’AI, però, è fondamentale investire nella formazione del personale, dei collaboratori e dei titolari stessi. In uno Studio composto da un numero limitato di persone, aggiornare le competenze diventa ancora più determinante, perché ogni membro del team gioca un ruolo determinante per il successo dello Studio. Preparare il personale a collaborare con l’AI non significa solo delegare compiti di routine, ma anche imparare a sfruttarne le potenzialità per migliorare la qualità del servizio offerto ai clienti.

Il triplice ruolo del commercialista

Nel panorama attuale, l’Intelligenza Artificiale sta ridefinendo il modo di lavorare degli Studi professionali. Per il Commercialista, questa trasformazione è particolarmente significativa poiché si trova a giocare tre ruoli fondamentali nell’interazione con l’AI: consulente, manager e utente diretto. Comprendere e bilanciare questi tre ruoli è essenziale per sfruttare al meglio le potenzialità dell’AI e mantenere la competitività dello Studio.

1. In qualità di consulente, il professionista moderno deve ampliare il proprio raggio d’azione: non si tratta più solo di offrire consulenza fiscale, ma di guidare i clienti nella scelta e nell’implementazione di soluzioni tecnologiche che possano ottimizzare la loro gestione amministrativa. La consulenza si evolve verso un approccio più olistico, dove competenze tradizionali e innovazione digitale si fondono per offrire un servizio più completo.
2. Come manager del proprio Studio, il Commercialista affronta la sfida di ripensare l’organizzazione del lavoro. L’automazione di attività ripetitive apre nuove possibilità per riallocare le risorse verso servizi a maggior valore aggiunto. Questo cambio di paradigma richiede anche una revisione dei sistemi di valutazione delle performance, che devono ora concentrarsi più sulla qualità e sui risultati che sul tempo impiegato.
3. Infine, nel ruolo di utente diretto della tecnologia, il Professionista deve padroneggiare nuovi strumenti e sviluppare competenze specifiche, come il prompt engineering e la capacità di validare criticamente gli output dell’AI. L’obiettivo non è la sostituzione del giudizio professionale, ma il suo potenziamento attraverso la tecnologia.

La vera chiave del successo risiede nella capacità di integrare armoniosamente questi tre ruoli, creando una sinergia che permetta di sfruttare al meglio le potenzialità dell’AI mantenendo al centro le insostituibili competenze umane: l’empatia, la capacità di interpretazione del contesto e la costruzione di relazioni di fiducia con i clienti.

In questa trasformazione, il Commercialista si posiziona come punto di riferimento strategico per i clienti, aggiungendo alla propria figura di consulente di fiducia un nuovo, fondamentale ruolo: quello di guida nel processo di innovazione digitale delle imprese.

Strategie di collaborazione tra umani e Intelligenza Artificiale

Una delle prime domande da affrontare quando si integra l’AI in uno Studio è: come posso continuare ad aggiungere valore dopo che le attività più ripetitive vengono automatizzate? L’AI è in grado di gestire processi come la contabilizzazione delle fatture, la generazione di report standardizzati o la quadratura di prospetti, e questo dovrebbe essere positivo, ma non bisogna dimenticare che qualsiasi processo che può essere effettuato automaticamente, tende ad essere considerato come una commodity e di conseguenza svalutato.

Il vero valore aggiunto emerge quando i collaboratori possono dedicarsi ad attività più strategiche, come la consulenza personalizzata ai clienti, la pianificazione fiscale o l’individuazione di soluzioni innovative per ottimizzare la gestione finanziaria.

La sfida, quindi, non è temere che l’AI sostituisca il lavoro umano, ma comprendere come collaborare con essa per creare maggiore valore. Ogni Professionista nello Studio dovrebbe chiedersi: quali nuove competenze posso acquisire per massimizzare l’efficacia dell’AI e differenziarmi?

Ad esempio, un collaboratore potrebbe diventare esperto nell’uso degli strumenti di analisi dati assistita dall’AI, mentre un altro potrebbe sviluppare una maggiore capacità di ascolto e comprensione delle esigenze specifiche dei clienti, rendendo il servizio più umano. In un piccolo Studio, dove le relazioni personali con i clienti sono cruciali, l’empatia e le competenze interpersonali diventano il vero vantaggio competitivo.

Misurare le prestazioni in un’era di automazione intelligente

L’introduzione dell’Intelligenza Artificiale negli Studi professionali richiede un cambio di prospettiva nella valutazione delle performance. L’efficienza è sempre stata misurata come il rapporto tra output e input. Se la tecnologia consente di completare determinate attività in meno tempo, il focus della valutazione deve cambiare: non devo valutare l’input, ovvero la quantità di lavoro svolto, ma piuttosto l’output inteso come il valore che quel determinato lavoro ha generato.

Continuando a focalizzarsi sull’input, si corre il rischio che con gli attuali strumenti di AI e automazione, i collaboratori riescano a ottenere gli stessi risultati (output), ma con molti meno input (impegno, tempo, capacità). Alla fine, tutte le invenzioni nella storia umana, non sono mai state sviluppate per lavorare di più, ma per produrre di più con meno sforzo (la ruota, l’elettricità, macchinari industriali, ecc).

Ad esempio, l’AI può automatizzare la compilazione di bilanci o la generazione di report fiscali, consentendo ai collaboratori di dedicarsi ad attività più analitiche e consulenziali. Tuttavia, se il management continua a valutare le prestazioni basandosi su metriche di input tradizionali, come il tempo trascorso su un’attività, si rischia di penalizzare chi utilizza l’AI per lavorare in modo più efficiente.

È quindi importante adottare un sistema di valutazione basato sui risultati, come la qualità del servizio fornito ai clienti, la precisione delle analisi o l’efficacia delle soluzioni proposte. Un collaboratore che utilizza l’AI per migliorare la qualità dei propri report, ad esempio, dovrebbe essere premiato per il valore aggiunto che porta allo studio, non penalizzato per aver impiegato meno tempo a completare il lavoro.

Inoltre, uno Studio può incentivare l’utilizzo dell’AI introducendo premi o riconoscimenti per chi raggiunge livelli più alti di produttività o efficienza. Ad esempio, offrire corsi di formazione specializzati o bonus per i collaboratori che dimostrano un utilizzo innovativo degli strumenti di AI può motivare il team a esplorare nuove possibilità offerte dalla tecnologia.

Promuovere una cultura di sperimentazione e adattabilità

L’introduzione dell’AI in uno Studio, anche di piccole dimensioni, richiede da parte di tutti una certa propensione al cambiamento e alla sperimentazione, soprattutto per i titolari. Il compito del Professionista è quello di creare una cultura che incoraggi il team a esplorare e sperimentare le possibilità offerte dalla tecnologia.

Il valore dell’apprendimento attraverso la sperimentazione

Uno Studio può trarre grande vantaggio dall’invitare i collaboratori a provare nuovi strumenti di AI in modo pratico, individuando applicazioni utili per migliorare i flussi di lavoro quotidiani. Per esempio, si potrebbe incentivare l’uso di software che automatizzano la comunicazione con i clienti o l’estrazione automatica di informazioni dai documenti, favorendo un approccio graduale e non invasivo.

Fermarsi a valutare i fallimenti

Non sempre l’utilizzo di nuove tecnologie è di immediata comprensione per tutti. C’è sempre il rischio che la mancanza di competenze necessarie si trasformi in una bocciatura del prodotto, perché “non funziona” o perché troppo diverso dal modo che si aveva prima di lavorare. Introdurre un nuovo applicativo o una nuova tecnologia non basta, va monitorato l’utilizzo e le criticità riscontrate, in modo da riuscire a superarle e sfruttare tutte le potenzialità che il nuovo strumento offre.

Inoltre, è essenziale che i collaboratori si sentano liberi di sperimentare senza timore di sbagliare. Creare ambienti di prova dove esercitarsi o testare le funzionalità può fornire preziose lezioni su come ottimizzarne l’uso.

Incentivare la curiosità e l’innovazione

Per stimolare la creatività, lo Studio potrebbe introdurre piccole iniziative come:

• Mini progetti di innovazione interna: chiedere ai collaboratori di proporre nuove applicazioni AI che migliorino i processi.
• Incentivi per le idee migliori: premiare chi utilizza l’AI in modi innovativi per migliorare l’efficienza o la qualità del lavoro.
• Sessioni di condivisione delle esperienze: creare momenti dedicati al confronto tra i membri del team per discutere delle scoperte fatte e delle lezioni apprese nell’uso dell’AI.

Promuovere una cultura di adattabilità e sperimentazione non solo rende lo Studio più agile e innovativo, ma aiuta anche a creare un ambiente lavorativo positivo, dove i collaboratori si sentono valorizzati e stimolati a migliorare continuamente.

Strumenti pronti per lavorare con l’AI

Adottare Intelligenza artificiale e soluzioni digitali non è più un’opzione, ma una necessità per gli Studi commercialisti che vogliono rimanere competitivi e offrire servizi di alta qualità. Per fortuna, strumenti all’avanguardia come il modulo AI e Automazione Contabile e FiscoPratico, entrambi di TeamSystem, sono già pronti per essere integrati nei flussi di lavoro quotidiani, fornendo un supporto efficace sia ai Professionisti che ai loro collaboratori.

Il modulo AI e Automazione Contabile, integrato in TeamSystem Studio, rappresenta una rivoluzione per le attività contabili. Automatizzando operazioni come la contabilizzazione dei documenti elettronici, la creazione dei cespiti e il prelievo delle fatture dall’Agenzia delle Entrate, questo strumento elimina le attività ripetitive e time-consuming. Grazie alla sua console per il monitoraggio delle performance e il servizio di predizione dei conti, il Professionista può concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto, migliorando l’efficienza dello Studio e rafforzandone la competitività.

Dall’altro lato, FiscoPratico offre un’innovativa piattaforma editoriale integrata con l’Intelligenza Artificiale, pensata per dare ai Professionisti uno strumento di aggiornamento e consulenza immediato e pratico. Il suo motore di ricerca evoluto consente di accedere rapidamente a contenuti accurati e autorevoli, come schede operative, articoli e documentazione ufficiale. Questa soluzione non solo è di supporto nella gestione di adempimenti e scadenze, ma funge da “consulente virtuale”, garantendo sicurezza e precisione nelle decisioni quotidiane.

Con questi due prodotti, TeamSystem dimostra come la tecnologia possa trasformarsi in un alleato strategico per gli Studi commercialisti, aiutandoli a ridurre i carichi di lavoro manuale, migliorare la qualità del servizio e affrontare con sicurezza le sfide del futuro. Investire in soluzioni come queste non significa solo automatizzare processi, ma liberare il potenziale umano per attività più strategiche e creative, garantendo così un vantaggio competitivo duraturo.