Come lavorare senza carta in uno studio professionale

L’ufficio Paperless, ovvero “senza carta”, è la nuova frontiera degli Studi professionali. Scopri quali sono gli strumenti TeamSystem che supportano questo processo di digitalizzazione.

Nella Digital Transformation non c’è più spazio per fascicoli e scartoffie. Gli imperativi da rispettare sono due: ridurre gli sprechi di tempo e risorse dedicati alla burocrazia ed essere green. Ecco perché oggi uno studio professionale, commercialista o consulente del lavoro non può prescindere da una svolta digitale. Di questa scelta ne può beneficiare l’intera attività, a patto di scegliere i software migliori per supportare questa trasformazione digitale.

Digitalizzazione negli studi professionali: perché farla?

Uno studio professionale oggi non può più ignorare la trasformazione digitale. Anno dopo anno crescono i commercialisti e i consulenti del lavoro che adeguano le proprie infrastrutture alle nuove tecnologie e soprattutto abbandonano i vecchi faldoni cartacei a favore di soluzioni digitali. Qual è il motivo? Se da una parte gli obblighi normativi in tema di trasformazione digitale si fanno più pressanti, dall’altra è evidente come questa scelta possa generare vantaggi per l’operatività dello Studio. Come spesso succede in questi casi, l’unico ostacolo all’innovazione per gli studi professionali è la paura di adeguarsi al cambiamento.

I vantaggi della digitalizzazione negli studi professionali

Trasformare il proprio studio professionale in un ufficio completamente paperless comporta importanti benefici. Ecco i più importanti e immediati:

• Ottimizzazione dei tempi: quanto tempo perdiamo a cercare un documento all’interno dei faldoni? Magari archiviato pure non correttamente…Tutto questo non succede con la digitalizzazione: nell’archivio digitale basta digitare la parola chiave per avere immediata risposta sul documento da noi ricercato.
• Meno costi: è innegabile, il costo della carta sprecata in uno studio professionale è assolutamente superiore al costo di un software per la digitalizzazione. Senza dimenticare che consumare meno carta ci aiuta a fare del bene all’ambiente.
• Più sicurezza: la gestione dei file a livello elettronico è molto più sicura rispetto a quella cartacea. Innanzitutto, solamente chi possiede l’abilitazione può accedere ai file. In secondo luogo, non vi è possibilità di distruzione fisica del documento, soprattutto se archiviato con una soluzione Cloud; nella gestione cartacea questo è possibile, per esempio a causa di un incendio o di un allagamento.
• Maggiore produttività: meno tempo perso a cercare e archiviare i documenti cartacei si traduce in più tempo per dedicarsi ad attività realmente in grado di generare valore.

Ufficio Paperless: ne beneficiano anche i clienti

Della digitalizzazione non ne beneficiano solamente gli studi professionali, ma anche i clienti dello studio. Grazie a strumenti digitali come la fatturazione elettronica, la firma digitale e l’automazione delle comunicazioni tutta la relazione tra studio e cliente diventa più fluida, superando la necessità di frequenti incontri fisici.

Grazie a specifiche piattaforme basate sul Cloud, come TeamSystem Studio Cloud, la condivisione di documenti e fascicoli permette la loro reperibilità, sia da parte dello studio che dei clienti, in tempo reale e soprattutto da qualunque posizione. Non solo, grazie alla firma digitale i clienti possono sottoscrivere il documento da remoto, in modo da accelerare qualsiasi pratica.

TeamSystem Studio Cloud: l’ideale per uno studio professionale completamente paperless

TeamSystem Studio Cloud è la soluzione integrata di TeamSystem pensata per soddisfare tutte le esigenze degli studi professionali, come commercialisti e consulenti del lavoro. La piattaforma comprende numerosi strumenti e moduli, a seconda delle proprie necessità, in grado di trasformare lo studio in un vero e proprio Studio Digitale, completamente libero dalla carta.

TeamSystem Studio Cloud è un software in Cloud, con il quale è possibile gestire, da qualsiasi posizione, in un’unica soluzione All-in-One tutti gli aspetti amministrativi cruciali: fatturazione elettronica, contabilità, bilanci, dichiarazioni dei redditi, gestione del personale e altro ancora. Il software prevede anche un’integrazione automatica con i contenuti formativi e informativi Euroconference, che garantisce la possibilità di restare sempre aggiornati sulle scadenze e sulle novità fiscali e normative, potendo anche approfondire le tematiche grazie alle Schede di Euroconference Evolution.

Altro elemento di spicco di TeamSystem Studio Cloud è l’elevato livello di collaboration che garantisce tra studio e clienti. La condivisione bidirezionale di documenti, scadenze, KPI di business e informazioni può avvenire in tempo reale, anche in mobilità. Questo è possibile anche grazie all’integrazione con TeamSystem Digital Box, l’estensione digitale del gestionale di Studio che ti permette di condividere documenti e scadenze e monitorare i KPI e i dati di business performance dei clienti.