Come gestire uno Studio professionale a distanza

La necessità dei Commercialisti di offrire un servizio sempre migliore può scontarsi con una serie di ostacoli. Un numero di assistiti in costante crescita, le loro specificità diverse o, più semplicemente, una loro distribuzione geografica non omogenea. Gestire uno Studio professionale nel contesto moderno, significa aprire senza timore ai vantaggi della digitalizzazione. Farlo a distanza, inoltre, richiede una combinazione di organizzazione, processi efficienti e strumenti digitali. Comunicare con i clienti e condividere con loro le informazioni più complesse e i documenti, garantirne l’aggiornamento e la condivisione, sono tutte necessità che non possono prescindere dalla digitalizzazione.

In questo articolo analizzeremo come gli strumenti digitali possono supportare il Commercialista nella trasformazione digitale del suo Studio, semplificando la gestione e ottimizzando il lavoro quotidiano.

La trasformazione digitale degli Studi professionali

Evoluzione tecnologica, esigenze mutevoli dei clienti e pressioni competitive stanno ridisegnando il panorama della consulenza contabile e fiscale. Ne consegue che la transizione verso un modello operativo basato sulla digitalizzazione non sia più solo un’opportunità, ma anche una necessità per gli Studi che puntano a mantenere e accrescere la propria competitività sul mercato.

Le sfide che si pongono davanti agli Studi professionali, del resto, sono molte. Una crescente difficoltà nell’individuare e trattenere collaboratori competenti, l’aumento dei costi operativi e margini sempre più risicati sulle attività tradizionali e ripetitive, spingono a guardare altrove. In tal senso, la digitalizzazione permette di attirare nuovi talenti creando un ambiente di lavoro tecnologicamente avanzato e di ottimizzare i processi interni, liberando risorse da destinare ad attività a valore aggiunto. Inoltre, il ricorso a strumenti digitali consente di diversificare il portfolio di soluzioni offerte e di ampliare la gamma, includendo, ad esempio, consulenze strategiche. Ne consegue che la qualità del servizio al cliente sia maggiore, garantendo al contempo l’accesso in tempo reale alle informazioni e alla documentazione.

Le fasi per gestire uno Studio professionale a distanza

Guidare la transizione verso uno Studio digitale richiede un approccio strutturato. Nella prima fase è essenziale analizzare lo stato di partenza dello Studio, le sue dinamiche attuali e le prospettive di crescita. Per farlo nella maniera corretta, occorre quindi esaminare la redditività di tutti i servizi offerti per ottenere una base concreta da cui assumere decisioni strategiche. In questa fase vanno, inoltre, definiti tutti i ruoli e le responsabilità di chi lavora all’interno dello Studio, identificate le eventuali sovrapposizioni e, in senso più ampio, valutati tutti i processi nel loro insieme, con l’obiettivo di avere una mappa precisa delle aree di miglioramento e delle opportunità di crescita.

La seconda fase consiste nella ridefinizione dei processi in chiave digitale e comprende la redazione di un manuale procedurale, in cui siano presenti protocolli chiari per la gestione delle informazioni e dei flussi documentali, e un processo di validazione e ottimizzazione che assicuri che le procedure non siano valide solo dal punto di vista teorico, ma anche efficaci nelle pratiche quotidiane.

Soltanto a margine di queste due fasi si può procedere con l’introduzione dei software digitali che permettano di gestire da remoto uno studio professionale.

Gestire lo Studio professionale a distanza passo dopo passo

La gestione a distanza di uno Studio professionale, dunque, ha negli strumenti digitali un alleato prezioso e irrinunciabile. Volendo sintetizzare gli step da seguire per arrivare ad una gestione efficiente, le soluzioni chiave sono le seguenti.

• Organizzazione: una pianificazione chiara passa dalla definizione di ruoli e responsabilità, per evitare sovrapposizioni. Con un software gestionale come TeamSystem Studio, ad esempio, è possibile monitorare le attività del team e assicurarsi che ognuno – da chi lavora nello Studio fino ai clienti – abbia accesso alle informazioni necessarie.
• Comunicazione: evitare fraintendimenti e garantire che tutto proceda senza intoppi è alla base di una comunicazione efficace e duratura. Dotare il proprio Studio di strumenti di comunicazione interna per organizzare meeting virtuali o offrire un portale dedicato ai clienti può semplificare la gestione delle richieste. TeamSystem Studio include funzionalità avanzate per condividere i file in modo sicuro e per aiutare a gestire le pratiche, migliorando così la trasparenza e la fiducia dei clienti.
• Ottimizzazione: automatizzazione dei processi ripetitivi, monitoraggio delle performance e formazione continua. L’insieme di questi processi permette di ottimizzare i flussi e mantenere elevata la produttività.
• Sicurezza: quando si gestisce uno Studio a distanza, aumentano i rischi legati alla sicurezza informatica. Per minimizzarli, è consigliabile adottare soluzioni di cybersecurity con protocolli di sicurezza avanzati, effettuare backup regolari dei dati critici e limitare l’accesso ai dati sensibili soltanto al personale autorizzato.
• Gestione delle relazioni: per lavorare con profitto a distanza, è indispensabile mantenere un rapporto stretto di fiducia con i clienti. Utilizzare report e dashboard, ad esempio, consente di mostrare ai clienti l’andamento delle loro pratiche. Il servizio deve sempre essere il più possibile personalizzato, anche in assenza degli incontri in presenza.
• Adozione degli strumenti digitali: un software come TeamSystem Studio permette di tenere traccia di ogni attività dello Studio, di automatizzare la gestione contabile e fiscale e di centralizzare documenti e pratiche. Inoltre, strumenti come TeamSystem Digital Box facilitano l’archiviazione in modo sicuro e la condivisione delle informazioni con team e clienti. Se si ha bisogno di snellire i processi burocratici, infine, TeamSystem Signature è il software di firma digitale che offre una soluzione rapida per autenticare i documenti digitali.