Come gestire in modo paperless le attività dello studio
Non usare la carta nel proprio Studio, o comunque utilizzarne il meno possibile, è senza dubbio la scelta più vantaggiosa da molti punti di vista: economico, ambientale e organizzativo; ma a volte sradicare l’uso, spesso eccessivo, della carta può sembrare un’impresa titanica. Ecco alcune strategie e strumenti da adottare per favorire la transizione agile verso uno studio paperless.
Gestione paperless dello Studio: ecco come
Sensibilizzare collaboratori e clienti è la prima cosa da fare quando si sceglie di ridurre al minimo l’uso della carta.
Innanzitutto, è importante mostrare a clienti e collaboratori i vantaggi che trarranno da una gestione completamente digitale delle pratiche. I clienti, grazie a strumenti di collaborazione digitale, godranno di flussi di lavoro più semplici e dinamici e, grazie alle piattaforme in cloud, avranno sempre tutto a portata di click.
Allo stesso modo i collaboratori dello studio risparmieranno molto tempo prezioso, prima impiegato, ad esempio, a ricercare e archiviare documenti cartacei.
Grazie ai software TeamSystem l’accesso a dichiarazioni, contratti, certificati e molto altro, diventa semplice e immediato.
L’introduzione graduale del digitale, anche grazie all’impulso dettato dalla normativa, come la fatturazione elettronica e il recente ampliamento ai contribuenti in regime forfettario, è indubbiamente uno degli step più importanti per procedere all’eliminazione della carta.
Per poter gestire in modo corretto ed efficiente questi documenti ovviamente lo Studio deve disporre di tutti gli strumenti necessari, come la firma elettronica , i sistemi di archiviazione documentale e conservazione cloud e i software per un’efficace gestione dello studio e per una relazione sempre più digitale con i propri clienti.
Verso un uso responsabile della carta
Ovviamente non tutta la carta può essere eliminata e un ufficio paperless non vuol dire completamente senza carta. Per abbattere l’impatto della carta che non può essere eliminata, e ridurre quindi anche l’impatto del proprio studio sull’ambiente, si possono comunque adottare alcuni piccoli ma importanti accorgimenti, come la scelta di stampare fronte retro, in bassa risoluzione e solo le parti strettamente necessarie dei documenti.
Per responsabilizzare collaboratori e dipendenti ad un uso equilibrato della stampante è inoltre possibile adottare dei sistemi nominali che permettono di assegnare a ognuno solo un certo numero di stampe e se si deve acquistare o sostituire una stampante è meglio prediligere quelle a risparmio energetico.
Ultimo accorgimento, ma non il meno importante, se proprio è indispensabile l’uso della carta, è sempre meglio prediligere quella riciclata.
TeamSystem Studio: il gestionale che supporta lo studio nella gestione digitale delle proprie attività
TeamSystem Studio è il gestionale integrato che permette una gestione digitale dello studio professionale, completa ed efficace.
Grazie alle sue funzionalità, il software supporta i professionisti che vogliono digitalizzare le attività dello studio, garantendo una collaborazione facile ed efficiente sia con i collaboratori che con i propri clienti.
Con soluzioni come la Digital Box, estensione digitale del gestionale di Studio, la condivisione dei documenti, la gestione delle scadenze e il monitoraggio dei KPI diventano operazioni semplici da effettuare, anche da remoto.
Inoltre, grazie all’integrazione con TeamSystem Digital Signature, la firma digitale di TeamSystem, il cliente non dovrà più recarsi presso lo Studio del proprio Commercialista o Consulente del Lavoro per firmare documenti stampati su carta; ovunque si trovi, potrà apporre la propria firma direttamente dal suo smartphone.
