Come il cloud può migliorare il lavoro nel tuo Studio di Commercialista

Il Cloud ha rivoluzionato il settore della contabilità. L’ecosistema dei servizi offerti su richiesta da un fornitore a un utente finale tramite la rete internet ha portato con sé nuove opportunità e sfide, trasformando anche il modo in cui i Commercialisti gestiscono le loro attività, offrendo una maggiore flessibilità, efficienza e sicurezza.

Il Cloud computing si è imposto come uno degli strumenti più potenti per modernizzare gli Studi dei Commercialisti, ottimizzando la gestione dei dati, semplificando la collaborazione con i clienti e garantendo un accesso sicuro alle informazioni in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Dalla riduzione dei costi operativi all’integrazione di strumenti digitali avanzati, il Cloud rappresenta una risorsa indispensabile per rendere lo studio più agile e reattivo alle esigenze di un mercato sempre più competitivo e regolamentato. Operare nel Cloud non significa solo affidarsi a una tecnologia innovativa, ma anche migliorare la capacità di gestire complessi processi lavorativi, incrementare la sicurezza dei dati e aumentare la soddisfazione dei clienti.

In questa guida esploreremo i 5 modi principali in cui il Cloud può ottimizzare il lavoro in uno Studio Commercialista, rendendo smart ogni aspetto gestionale.

Cloud Commercialisti: un vantaggio per il tuo Studio

Adottare il Cloud per il proprio Studio non serve soltanto a seguire i trend tecnologici, ma costituisce un autentico vantaggio competitivo. La migrazione al Cloud può fornire ai Professionisti numerosi benefici. Ecco un elenco non esaustivo dei vantaggi:

• maggiore flessibilità;
• riduzione dei costi;
• maggiore sicurezza dei dati;
• collaborazione e comunicazione più efficaci;
• scalabilità che può adattarsi alle variazioni del carico di lavoro;
• prestazioni solide, con funzionamento garantito anche durante i picchi di utilizzo;
• funzioni di automazione in grado di semplificare le attività di routine.

Nonostante l’inevitabile spinta pandemica fornita a questo strumento, esistono ancora barriere al suo utilizzo. La comprensione delle tecnologie non è semplice e alla portata di tutti, e la scelta del servizio del Cloud richiede una conoscenza approfondita delle tecnologie disponibili. Una volta superati questi ostacoli, tuttavia, non si può che restare colpiti dalle potenzialità del cloud, uno strumento che garantisce la possibilità di lavorare in modo flessibile, riducendo i costi operativi e permettendo di fare la differenza in un mercato sempre più competitivo e regolamentato.

5 modi in cui il Cloud può migliorare il lavoro nello Studio di un Commercialista

Un Professionista vincente ha bisogno di strumenti di lavoro che siano adattabili, flessibili, evoluti e veloci. Il Cloud ha il merito di abbattere i costi di acquisto e di manutenzione sull’infrastruttura hardware e sullo spazio fisico, restituendo applicativi sempre aggiornati e senza bisogno di effettuare operazioni di backup.

Dopo aver esplorato i vantaggi concreti che il Cloud può offrire, vediamo in che modo questo strumento può migliorare il lavoro quotidiano all’interno di uno studio.

Accesso ai dati

La possibilità di accedere ai dati in tempo reale, ovunque e in qualsiasi momento, rappresenta senza dubbio uno dei principali vantaggi del Cloud per gli Studi dei Commercialisti. Bilanci, dichiarazioni dei redditi, documenti contabili sono consultabili semplicemente collegandosi a internet da qualsiasi dispositivo. In questo modo vengono rimosse tutte le limitazioni riconducibili ai dispositivi fisici e alle reti locali, permettendo ai commercialisti di lavorare con più efficienza e collaborazione.

Questa flessibilità riduce anche la necessità di essere fisicamente presenti in Studio per gestire le pratiche quotidiane. Per accedere alle informazioni, infatti, è sufficiente una connessione a internet. Il vantaggio si traduce anche in una continuità operativa sempre garantita, anche a fronte di imprevisti. Disporre dei dati in Cloud consente infatti di lavorare senza interruzioni, riducendo la vulnerabilità presente nell’utilizzo dei server locali. L’insieme di questi benefici permette di aumentare la produttività dello studio, migliorando anche la puntualità nei feedback ai clienti e ottimizzando, nel suo complesso, la qualità del servizio offerto.

Sicurezza

Il Cloud garantisce un livello di sicurezza dei dati notevolmente superiore rispetto ai metodi tradizionali, riducendo il rischio di cyberattacchi. Investendo risorse nell’implementazione di misure di sicurezza avanzate come crittografia, firewall e rilevamento istantaneo dalle minacce esterne, i principali provider Cloud proteggono sia i dati in transito che quelli a riposo, impedendo l’accesso alle informazioni sensibili ai soggetti non autorizzati.

Il Cloud consente, inoltre, di effettuare backup regolari dei dati, minimizzando il rischio di perdite delle informazioni dovuti a guasti hardware e garantendo la continuità nel lavoro.

Le migliori piattaforme Cloud sono sviluppate per essere conformi alle normative in materia di protezione dei dati e ai regolamenti vigenti in materia di privacy e GDPR.

Collaborazione con i clienti

Un Solido Professionista, come ci si aspetta che sia un Commercialista, non può transigere da una collaborazione proficua con i suoi clienti. Il Cloud semplifica questo aspetto, rendendo più facile la condivisione dei documenti e la comunicazione in tempo reale, permettendo ai Commercialisti di lavorare in modo sinergico con i clienti. Attraverso il Cloud è possibile condividere e aggiornare documenti in tempo reale e chi lavora in Studio può collaborare sui report in simultanea, evitando così disallineamenti – tipici del lavoro offline – nelle informazioni.

Se il Cloud prevede un portale dedicato ai clienti, inoltre, questi ultimi possono caricare autonomamente documenti e monitorare tempestivamente lo stato di avanzamento delle pratiche che li riguardando, senza dover contattare il commercialista per chiedere l’accesso alle informazioni. Tramite le piattaforme di gestione in cloud, i clienti possono fornire feedback e agevolare il processo di revisione dei documenti, ottenendo una consegna puntuale di ciò di cui hanno bisogno. Grazie a questa collaborazione proattiva si riduce drasticamente il margine di errore.

Riduzione dei costi

Il Cloud ha un impatto positivo anche sui costi operativi dello Studio, favorendo la loro riduzione. In prima battuta, infatti, il Cloud abbatte le spese che si rendono necessarie quando ci si affida a server locali, hardware di archiviazione e manutenzione di questi strumenti, potendo svolgere tutte queste operazioni attraverso un unico servizio.

I provider Cloud si occupano di gestire l’intera infrastruttura, compresi gli aggiornamenti di sicurezza. Inoltre, come accennato in precedenza, si rivela uno strumento scalabile, capace di adattare le risorse alla mole di lavoro del momento senza bisogno di sostenere spese per aggiungere o eliminare risorse. Il contenimento dei costi permette di liberare risorse da destinare ad attività strategiche e funzionali alla crescita dello Studio e al miglioramento del servizio.

Automazione dei processi e integrazione

Il Cloud consente di automatizzare molte delle attività ripetitive e manuali che occupano la quotidianità di un Commercialista. L’automazione dei processi si traduce in un insieme di funzionalità come la generazione di reportistica avanzata, la gestione automatica delle fatture e delle transazioni in entrata e in uscita (cash flow). Potendo integrare soluzioni di Intelligenza Artificiale e machine learning, è possibile ridurre sensibilmente i tempi di esecuzione e concentrarsi su attività a valore aggiunto.

I sistemi basati su Cloud sono, inoltre, tipicamente progettati per essere integrati con altri strumenti digitali innovativi, come CRM o software di gestione del personale. Queste funzioni consentono di generare un ecosistema digitale interconnesso e funzionale, in grado di migliorare l’efficienza dello studio.

La soluzione in Cloud su misura per i Commercialisti

Per godere appieno dei benefici del Cloud è indispensabile scegliere una soluzione ideata ad hoc per le esigenze degli Studi di un Commercialista. TeamSystem Studio è la piattaforma gestionale completa che permette di gestire tutte le attività contabili e fiscali del tuo Studio.

Grazie a un’interfaccia intuitiva e all’integrazione con altri strumenti digitali, TeamSystem Studio garantisce la massima sicurezza dei dati e la conformità normativa, supportandoti nel fornire e nel far percepire valore ai tuoi clienti.