Collaborazione efficace con i clienti? Si può fare
Hai mai pensato a quante doppie lavorazioni, con relativi costi, vengono effettuate in studio?
Eccone alcune:
- Il cliente compila la fattura, la stampa e la consegna allo studio. Qui dovrà essere smistata, inserita in prima nota e, dopo aver verificato la correttezza dell’input, archiviata. Enorme perdita di tempo per processare gli stessi dati due volte.
- Quasi certamente anche nel tuo studio arrivano le buste “fritto misto”: fatture, ricevute del veterinario, contabili bancarie, multe, scontrini, documenti di un paio di anni precedenti, ricevute della palestra del figlio….. tutto assieme appassionatamente! Prima di iniziare a lavorare occorre un certosino lavoro di selezione.
- Ogni mese, regolarmente, invii al cliente tutti i documenti ma già sai che arriverà la telefonata per il reinoltro di qualche tabulato. Ricerca e invio del documento = lavoro interrotto e poco produttivo.
- Quanto è difficile poi portare in studio i clienti per far firmare bilanci, dichiarazioni e quant’altro?
La maggior parte degli studi commerciali si è semplicemente adattata a questa situazione ma oggi la tecnologia permette di modificare lo stato di cose. Con soluzioni a soddisfazione condivisa.
Inserire le fatture in prima nota solo premendo un bottone
Quante volte l’hai desiderato! Se i clienti emettono le fatture collegandosi via internet all’applicativo di studio o con la specifica soluzione di fatturazione cloud, potrai acquisirle in prima nota in modo automatico.
Il cliente risolve il suo problema di fatturazione e tu guadagni tempo.
Con i documenti in digitale l’efficienza è già cosa fatta
Ai clienti più evoluti e con maggiori competenze potrai far inserire direttamente i documenti più “facili” (fatture di acquisto, contabili bancarie, carte carburanti, incassi, pagamenti, …) sfruttando soluzioni gestionali cloud o, se preferisci, dando l’accesso da remoto ai tuoi applicativi di studio. Tu risparmi lavoro e i clienti godono di una contabilità sempre aggiornata.
Per tutti gli altri clienti è sufficiente scansionare i documenti con una stampate multifunzione ed inviarli allo studio. Così potrai gestirli e selezionarli in modo molto più semplice e meno oneroso rispetto quelli cartacei. E per le note spese? Con una semplice APP per smartphone si registrano scontrini e ricevute semplicemente fotografandoli.
Un portale dove il cliente trova da solo quel che cerca
Per un paio d’anni ho fatto l’apprendista stregone nello studio commerciale di mio padre e più volte al giorno ricevevo telefonate di clienti che chiedevano urgentemente copia di un certo documento. Ricevi la telefonata, cerca o riproduci il documento, invialo al cliente, riassetta la mente su ciò che stavi facendo: tutto questo ha effetti devastanti sulla produttività.
Oggi i clienti attraverso le APP accedono ai portali ed ai sistemi di conservazione digitale in qualsiasi momento, 24/7.
E la firma dei documenti obbligatori? La raccogli da remoto.
Ancora ricordo quante telefonate con suppliche e minacce varie per chiamare in studio i clienti a firmare bilanci e dichiarativi! Oggi non serve più: il cliente può “firmare” da remoto.
Dal pin digitale come per le operazioni di Home Banking, all’utilizzo della biometria – lettura dell’impronta o addirittura scansione dell’iride – la tecnologia attuale ne garantisce l’autenticità.
Tutto questo non è fantascienza ma solo i primi passi nell’era digitale. Passi da fare subito, ora.
Per coglierne immediatamente i benefici.
