Come l’AI sta cambiando le regole del gioco nella contabilità

Il futuro della contabilità passa dall’AI. Con la semplificazione e ottimizzazione delle attività contabili l’avvento dell’intelligenza artificiale ha contribuito negli ultimi anni a una trasformazione del settore, riducendo drasticamente i margini di errori e abbattendo i costi per le aziende. L’AI può essere utilizzata per automatizzare le attività più manuali e ripetitive, rendendo la contabilità del futuro sempre più efficiente, veloce, strategica e affidabile. Scopriamo in questo articolo qual è il ruolo dell’AI nella contabilizzazione automatica delle fatture. 

L’impatto dell’AI nella contabilità

Ai e contabilità? Un connubio vincente. L’intelligenza artificiale è destinata, più di quanto non lo stia già facendo, a rivoluzionare le regole del gioco delle attività contabili di un’azienda semplificando e automatizzando processi tradizionalmente gestiti con operazioni manuali. Oltre a ridurre i costi e il margine di errori, l’AI e l’Automazione dei Processi Contabili contribuiscono a rendere la contabilità più efficace, precisa e rapida eliminando la necessità di attività ripetitive.  

L’AI si mette quindi al servizio dei professionisti della contabilità, che hanno così più tempo a disposizione per dedicarsi ad attività più strategiche per l’azienda, accogliere i propri clienti e dare risposte veloci e accurate.  

Uno dei campi di applicazione è la contabilizzazione automatica delle fatture, che soprattutto con l’introduzione della fatturazione elettronica ha subito una notevole accelerazione superando le inefficienze legate all’uso di materiale cartaceo. Una vera e propria rivoluzione resa possibile dall’uso sempre più diffuso di AI Accounting Software, ovvero tecnologie in grado di automatizzare le operazioni contabili che un’azienda deve compiere normalmente come: registrazione delle transazioni economiche quotidiane, gestione della fatturazione attiva (relativa alle fatture emesse verso il cliente finale), e passiva (fatture ricevute dalle aziende fornitrici), gestione spese, gestione ricavi, contabilità clienti, contabilità fornitori, contabilità sezionale, reportistica e analitica.  

Contabilizzazione automatica fatture: tutte le soluzioni possibili

I software per la contabilizzazione automatica delle fatture elettroniche (attive o passive) sono svariati e consentono di semplificare le tradizionali operazioni contabili come:  

• gestire i pagamenti e le scadenze: l’AI può monitorare le scadenze delle fatture e avvisare gli utenti al momento giusto; 
• estrapolare alcune informazioni chiave delle fatture, come ad esempio il nome del venditore, l’importo, la data di emissione, la descrizione del servizio o del prodotto contenuta in ciascuna riga del documento e altri dettagli, per trasformarli in dati strutturati; 
• confrontare automaticamente i dati delle fatture con le informazioni aziendali interne (anagrafiche fornitori, ordini di acquisto, bolle di consegna) o esterne (banche dati fiscali o commerciali) per verificarne la coerenza e individuare eventuali discrepanze o anomalie; 
• contabilizzare le fatture in base alla normativa vigente; 
• affidarsi ad un programma di contabilità aziendale;
• classificare i documenti contabili in base a categorie specifiche: l’AI può ad esempio determinare se una fattura è relativa a forniture, servizi, affitto, o altre categorie contabili; 

• creare un archivio digitale sempre consultabile; 
• prevedere i flussi di cassa: l’IA può infatti analizzare i dati storici dei flussi di cassa e utilizzarli per creare dei modelli di previsione sulle entrate e le uscite o identificare delle tendenze.  

I vantaggi di una contabilità veloce, affidabile e semplice

L’avvento dell’AI nella contabilità renderà il settore sempre più strategico e affidabile: l’automazione e la digitalizzazione dei processi sta via via trasformando il contabile in una figura sempre più cruciale per l’azienda, da semplice amministratore commercialista a consulente e analista di dati. I vantaggi della contabilizzazione automatica delle fatture sono molteplici: 

• ottimizzazione dei tempi e dei costi: eliminando le attività più manuali e ripetitive e riducendo il tempo necessario per la gestione delle operazioni, i dipendenti potranno concentrarsi su compiti più complessi e strategici; 
• maggiore qualità e accuratezza dei dati delle fatture: l’automazione riduce la dipendenza da processi manuali e minimizza il rischio di errori umane e discrepanze, come una fattura errata o un pagamento duplicato; 
• gestione più efficace del flusso delle fatture grazie al monitoraggio costante dello stato e delle scadenze di ogni documento; 
• migliore comunicazione tra uffici contabili e clienti: l’AI può automatizzare la comunicazione di informazioni contabili, come ad esempio scadenze fiscali o eventuali aggiornamenti della normativa vigente, migliorando così la trasparenza e incoraggiando la fiducia dei clienti. Un esempio è l’uso di chatbot per rispondere rapidamente e in modo efficace alle domande degli utenti; i chatbot possono inoltre essere programmati per fornire informazioni personalizzate sulle loro finanze; 
• ottimizzazione del cash flow grazie a un sistema integrato di Accounts Payable (contabilità passiva) e accounts Receivable (contabilità attiva) 
• accessibilità: la digitalizzazione dei processi permette di gestire la contabilità da ovunque; 
• semplificazione della riscossione: utilizzando specifici parametri, gli utenti avranno la possibilità di stabilire precise priorità sulle attività di riscossione;  
• prendere decisioni finanziarie più informate: una migliore gestione dei propri flussi di cassa infatti consente di prevedere le entrate e le uscite e di pianificare di conseguenza la gestione dei fondi 
• miglioramento delle relazioni tra clienti e aziende fornitrici grazie a una efficace gestione delle contestazioni e al pagamento delle fatture entro i tempi previsti.