Gestione dello Studio: 3 motivi per adottare il timesheet

Il timesheet, strumento di registrazione del tempo impiegato per l’espletamento delle attività, è da sempre un elemento cruciale nella gestione efficace di aziende e società di grandi dimensioni. Negli ultimi anni, però, si sta affermando come sistema di efficientamento anche negli Studi Professionali. Ecco cosa sapere.

Cos’è il timesheet?

Il timesheet è un documento interno che tiene traccia giorno per giorno del tempo dedicato da ciascun collaboratore o dipendente a una specifica attività o a un determinato progetto. Si tratta di uno strumento essenziale per la gestione del tempo all’interno di un’organizzazione, anche, come accennato, quando si tratta di uno Studio professionale.

In termini pratici, il timesheet può essere rappresentato da un documento o da un’applicazione che registra e monitora l’allocazione del tempo per ogni attività svolta. In tal modo è possibile ottenere una panoramica sempre dettagliata delle ore dedicate a progetti specifici, consentendo una valutazione accurata dell’efficienza e della produttività del team.

Il timesheet negli Studi professionali

Nelle società di consulenza e nelle aziende di servizi la prassi di compilare il timesheet è piuttosto diffusa. Così non è negli Studi professionali, come commercialisti o consulenti del lavoro. In realtà, questa soluzione potrebbe rivelarsi determinante anche negli studi dei professionisti, perché in grado di ottimizzare i processi, allocare al meglio le risorse e migliorare anche i processi di fatturazione.

E allora, come “segnare le ore” in modo efficace negli Studi professionali? In passato si ricorreva ad un foglio Excel con i giorni della settimana nelle colonne e le attività, precedentemente codificate, nelle righe. Oggi esistono invece strumenti idonei che ne agevolano la compilazione.

I vantaggi del timesheet negli Studi professionali

Ecco 3 validi motivi per utilizzare il timesheet in uno studio professionale

1 – Migliora l’efficienza interna

Misurare quanto tempo è dedicato a uno specifico task, a un cliente o a un progetto può rivelare delle sorprese. Grazie a questa verifica, si possono individuare le attività più onerose e che meritano quindi più attenzione. In questo modo è possibile migliorare l’efficienza e ottimizzare l’impegno delle risorse interne.

2 – Aumenta la redditività

Con il timesheet si ottiene una gestione più strutturata dei progetti e si può così calcolare il costo associato a ciascun cliente e a ciascuna attività. L’obiettivo è quello di tenere traccia nel tempo dell’onerosità dei lavori e di allineare la parcella all’effettivo impegno impiegato per quel progetto. In questo modo è possibile tenere sotto controllo la marginalità, ovvero la differenza fra quanto paga il cliente e il costo sostenuto per portare a termine l’attività (al lordo dei costi trasversali, come l’affitto per esempio). Effettuando questo controllo il risultato complessivo a fine anno sarà quello di un aumento della redditività dello Studio.

3 – Migliora la relazione con i clienti

Il timesheet è anche sinonimo di trasparenza. Non è detto che tutti i dettagli debbano essere comunicati esternamente, ma adottando questa strategia è possibile fornire ai clienti un report delle attività svolte. Questo favorisce la relazione migliorando il rapporto di fiducia.