Riconciliazione finanziaria: come farla al meglio con gli strumenti digitali

La riconciliazione finanziaria è un processo basilare per garantire la trasparenza, l’accuratezza e l’affidabilità dei dati economici di un’azienda. Nel complesso panorama finanziario odierno, infatti, un’impresa non può lavorare senza una banca come partner finanziario. Ogni operazione di pagamento e incasso che una banca svolge per conto di un’azienda viene riportata nell’estratto conto, un report che tradizionalmente veniva spedito in formato cartaceo, con cadenza mensile o trimestrale, ai titolari dei conti correnti bancari.  

Oggigiorno, grazie all’utilizzo dell’home banking e alla possibilità di accedere al proprio conto tramite un PC, non si riceve più questo documento cartaceo. Ma senza l’estratto conto non è possibile conciliare l’attività operativa con quella finanziaria. Con l’avvento dei sistemi telematici, però, i report sostitutivi dell’estratto conto si possono ottenere in formato digitale e si possono visualizzare e modificare tramite un software. Vediamo allora cos’è la riconciliazione contabile, come si effettua, perché è importante e come le soluzioni tecnologiche possono semplificare e automatizzare questo processo e in generale gestione pagamenti. 

Cos’è la riconciliazione contabile? 

La riconciliazione contabile è un processo vitale per garantire l’accuratezza dei dati finanziari aziendali, prevenire frodi e ottimizzare la gestione del flusso di cassa. In ambito contabile, la riconciliazione si riferisce al processo di confronto tra due set di informazioni finanziarie (o registri) – come gli estratti conto o altri registri rilevanti -, al fine di verificarne la coerenza e l’accuratezza.  

Attraverso questo processo si verifica che ogni transazione presente nei libri contabili sia indicata anche negli estratti conto e viceversa, con lo scopo di individuare e correggere possibili discrepanze e di assicurare la completezza dei registri. Le discrepanze possono essere provocate da errori di registrazione, da transazioni non registrate, da frodi bancarie o da altri fattori. La riconciliazione bancaria mette a confronto il saldo contabile con l’estratto conto bancario, ma quando si parla di riconciliazione non ci si riferisce solo ai conti bancari. Questo processo può investire anche i conti dei clienti (conti attivi: si mettono a confronto le fatture emesse ai clienti con le registrazioni contabili delle vendite), dei fornitori (conti passivi: si confrontano le fatture ricevute dai fornitori con le registrazioni contabili degli acquisti), le carte di credito aziendali (confrontando le transazioni effettuate con l’estratto conto mensile) e i flussi di cassa, mettendo a confronto i contanti presenti con i movimenti registrati nei registri contabili.  

Come si effettua la riconciliazione finanziaria? 

Per effettuare la riconciliazione finanziaria è necessario abbinare tutte le operazioni in entrata e in uscita, effettuate da e verso la propria banca, con le fatture di acquisto o di vendita. Occorre quindi verificare che non siano in alcun modo presenti delle discrepanze o che ci siano operazioni che non abbiano una corrispondenza, per evitare di dover procedere con correzioni manuali. A seguire alcuni dei passaggi principali per effettuare la riconciliazione contabile. 

• Raccolta dei documenti: nella fase preliminare è indispensabile mettere insieme tutti i dati necessari, assicurandosi che siano completi e aggiornati (estratto conto bancario – e della carta di credito, se presente -, ricevute, fatture, registri e tutto ciò che si desidera riconciliare).  

• Confronto delle operazioni: verificare che le transazioni presenti nei registri contabili coincidano con quelle riportate nell’estratto conto. Bisogna quindi abbinare tutte le operazioni presenti nei libri contabili con quelle all’interno dei conti bancari. Già in questa fase è importante porre attenzione a ogni minimo dettaglio, dalle date delle operazioni agli importi, per individuare possibili discrepanze. 

• Individuazione e risoluzione delle discrepanze: errori di registrazione, dimenticanze, duplicazioni o scarti temporali possono provocare divergenze nelle operazioni registrate. Rintracciare le cause e determinare la corretta registrazione contabile, permette di intervenire e risolvere le discrepanze, a seconda dell’errore o dell’omissione individuata.  

• Aggiornamento dei registri: una volta completata la fase di risoluzione delle discrepanze, occorre aggiornare la contabilità per far sì che questa rifletta correttamente le transazioni.  

• Aggiornamento del saldo: anche il saldo contabile deve essere opportunamente aggiornato, dovendo corrispondere al saldo finale dell’estratto conto. 

• Documentazione: tutto il processo di riconciliazione va a questo punto accuratamente archiviato. Nella documentazione da redigere è consigliato inserire le discrepanze individuate, i correttivi apportati e i risultati finali ottenuti. Disporre di un archivio con queste informazioni è una risorsa preziosa per due motivi: per la sicurezza e l’accessibilità delle informazioni e per poter in seguito effettuare degli audit utili ad assumere decisioni informate per la propria attività.  

L’importanza della riconciliazione contabile 

La riconciliazione finanziaria è un’attività fondamentale per le imprese. Come abbiamo visto finora, questo processo è di forte aiuto nella gestione dei rischi finanziari, permettendo di individuare con tempestività errori, irregolarità o discrepanze. Grazie alla riconciliazione dei conti, le aziende hanno modo di rilevare rischi come i calcoli fiscali inesatti o i problemi nei flussi di cassa.  

Più nel dettaglio questo processo garantisce.  

• Maggiore accuratezza dei registri: una corretta riconciliazione contabile fa sì che i dati finanziari dell’impresa siano completi e, soprattutto, corretti. Ciò fa sì che i rendiconti e la reportistica restituiscano uno sguardo d’insieme oggettivo della posizione finanziaria dell’attività, proponendosi come strumento fondamentale per preparare bilanci accurati e prendere decisioni in linea con gli obiettivi di business. 

• Rilevamento delle frodi: la riconciliazione aiuta a individuare transazioni sospette o non autorizzate che potrebbero indicare attività fraudolente. Un controllo regolare dei conti e dei movimenti bancari può permettere all’impresa di intervenire per limitare i danni, proteggendo i beni e i propri interessi. 

• Stabilità finanziaria: monitorando con puntualità entrate ed uscite e la gestione dei flussi di cassa, la conciliazione contabile fa sì che l’azienda abbia sempre il pieno controllo della sua solvibilità per far fronte alle spese di gestione e a quelle impreviste. 

• Riduzione degli errori: la riconciliazione finanziaria identifica gli errori prima che questi si trasformino in problemi per le casse dell’attività, impedendo gravi percussioni sia a livello economico che legale. 

• Ottimizzazione dei processi: una corretta riconciliazione contabile fa sì che i dati utilizzati per assumere decisioni siano puntuali, completi e affidabili. Le ricadute positive sono anche sulle strategie aziendali, che possono essere assunte sulla scorta di dati finanziari precisi. 

• Migliore gestione dei rischi: riconciliando i conti si possono rilevare potenziali rischi come inesattezze nei calcoli fiscali o problemi di cassa. Individuarli per tempo permette di intervenire e salvaguardare la stabilità delle finanze. 

• Rispetto delle regole: se i registri sono sempre aggiornati, anche la compliance normativa ne beneficia. Con la riconciliazione finanziaria si garantisce la conformità alle norme. 

• Trasparenza: un’azienda che si affida alla riconciliazione contabile è un’azienda trasparente, che dimostra capacità gestionali e responsabilità nelle scelte. 

• Fiducia: l’aspetto precedente si traduce in un aumento del livello di fiducia da parte degli stakeholder. La riconciliazione rende maggiormente credibile un’azienda agli occhi dei clienti, degli investitori e dei finanziatori, migliorando la brand reputation.  

Quali sono gli strumenti per effettuare la riconciliazione contabile? 

Esistono diversi strumenti per semplificare la riconciliazione contabile. Metodi più tradizionali e non eccessivamente veloci comportano l’utilizzo di fogli di calcolo, mentre alcuni istituti di credito offrono strumenti di riconciliazione contabile integrati tra i loro servizi online. Soluzioni più innovative comprendono, invece, il ricorso all’intelligenza artificiale e al machine learning, potendo sfruttare il loro potenziale nell’analisi di enormi quantità di dati e informazioni. 

In un’epoca contrassegnata da una forte trasformazione digitale, però, una soluzione ad hoc per imprese di ogni genere e dimensione è fornita dai software gestionali. Questi strumenti possono infatti importare in automatico gli estratti conto e confrontarli con i registri contabili, riducendo il carico manuale, identificando le discrepanze e suggerendo le correzioni da apportare. TeamSystem Pay è la soluzione che semplifica e automatizza questo processo, consentendo di riconciliare in automatico tutte le transazioni della tua attività e permettendoti così di risparmiare tempo e ridurre gli errori derivanti dai lavori manuali.