Pagamenti obbligatori con POS

Che tu sia un esercente o un professionista, mettere a disposizione della clientela la possibilità di pagare con moneta elettronica tramite POS è una pratica imprescindibile. Non solo perché ti permette di rispettare la normativa attualmente in vigore, ma anche e soprattutto perché incontra le richieste di un mercato sempre più digitalizzato.

In Italia sono ormai diverse le categorie di lavoratori interessate dall’obbligo di pagamenti POS, e che quindi sono tenute ad avere in dotazione tutti gli strumenti necessari per adempiere alle richieste del legislatore. Pena sanzioni che potrebbero essere anche molto salate.

In questa guida andremo allora ad approfondire ogni aspetto dell’obbligo di pagamento con il POS. In particolare, vedremo quali sono i requisiti tecnici e le normative da conoscere se si rientra nelle categorie coinvolte; in più, andremo a focalizzarci sulle innovative soluzioni TeamSystem per offrire subito ai tuoi clienti modalità di pagamento flessibili e all’avanguardia.

Pagamento POS obbligatorio: come funziona e a chi si rivolge

Già nel 2012, il nostro Paese aveva ufficializzato l’obbligo di pagamenti via POS per esercenti e liberi professionisti, al fine di aumentare la tracciabilità dei pagamenti e arginare il fenomeno dell’evasione fiscale. Solo nel 2021 sono state però introdotte sanzioni per chi non rispetta l’obbligo di POS con il decreto legge 152/2021, divenute applicative da giugno 2022 in base all’ art. 18, comma 1, DL n. 36/2022, c.d. “Decreto PNRR 2”.

In particolare, la multa fissata dalla normativa è pari a 30 euro per ogni scontrino, a cui si deve aggiungere il 4% dell’ammontare del transato. In più, la normativa stabilisce che il pagamento con POS è obbligatorio per qualsiasi importo, inclusi i micropagamenti.

Per quanto riguarda invece le categorie di lavoratori coinvolte, sono tutte quelle che si rivolgono al pubblico, vale a dire:

• esercenti e commercianti in negozi fisici e ambulanti;
• artigiani che esercitano la vendita dei propri prodotti o servizi a privati;
• professionisti che si rivolgono direttamente al cliente;
• attività di ristorazione e attività ricettive.

Ma facciamo qualche esempio esplicativo per le categorie più comuni, così da comprendere al meglio le richieste della normativa sui pagamenti elettronici attualmente in vigore.

Obbligo POS per Avvocati e Studi Professionali

L’obbligo POS per Avvocati e Studi Professionali si pone come obiettivo di contrastare in maniera sempre più decisa l’evasione fiscale e il lavoro sommerso, anche nel mondo dei servizi di consulenza prestati dai liberi professionisti.

La normativa, prevista dal decreto PNRR 2 ma dall’art. 19-ter, DL n. 152/2021, c.d. “Decreto PNRR”, mira a sanzionare i soggetti che effettuano l’attività di vendita di prodotti e di prestazione di servizi in caso di rifiuto di pagamento elettronico o a mezzo di carte di debito e/o credito. In tal senso, il legislatore non impone il terminale POS ai professionisti, ma rende obbligatoria l’accettazione di pagamenti elettronici, realizzabile, ad esempio, attraverso QR code oppure link di pagamento inviato su WhatsApp.

Obbligo pagamenti POS per Ambulanti e Commercianti

Come già accennato, l’obbligo di accettare pagamenti tramite POS è in vigore anche per commercianti, venditori ambulanti, esercenti e partite IVA a prescindere dal regime fiscale di riferimento. Similmente alle altre categorie, per i professionisti commercianti è prevista una doppia sanzione pari a 30 euro per ogni scontrino e più un’ulteriore somma pari al 4% dell’ammontare della transazione. Per esempio, se rifiuti un pagamento elettronico di 100 euro, rischi una multa di 34 euro.

Obbligo pagamento POS per i Tabaccai

Precedentemente esclusi dall’obbligo di pagamento con POS, perché considerata una categoria speciale che incassa e riversa imposte statali, i tabaccai sono ora equiparati alle altre categorie precedentemente elencate. Di fatto, con la Determinazione 26.6.2023, n. 355282/RU, il direttore delle Dogane ha voluto estendere il POS obbligatorio anche ai tabaccai, rivenditori di generi di monopolio, valori postali e valori bollati, fino ad allora esonerati.

Obbligo POS per Terzo Settore, associazioni e liberi professionisti

Anche le Associazioni del Terzo Settore possono accettare pagamenti digitali o elettronici e, negli ultimi anni, sempre più organizzazioni scelgono di offrire questa possibilità. I vantaggi ad essa associati sono numerosi, per donazioni e acquisti da parte dei propri soci e utenti decisamente semplificati.

Nel tentativo di arginare l’evasione fiscale il legislatore ha deciso di fare in modo che tutte le transazioni siano tracciate, anche quelle di piccole associazioni e liberi professionisti. Per farlo ha scelto di rendere obbligatoria la fattura elettronica anche per le Associazioni del Terzo Settore, comprese quelle sportive, e di sanzionare chi non accetta i pagamenti elettronici.

I vantaggi dei pagamenti elettronici tramite POS

Oltre al rispetto della normativa e alla comodità di girare senza contante, il pagamento con POS obbligatorio apporta tutta una serie di benefici alla tua attività.

Prima di tutto, permette di tracciare i pagamenti, contribuendo alla lotta al riciclaggio e all’evasione fiscale. Contemporaneamente, permette di far confluire in tutta sicurezza il denaro direttamente sul conto corrente.

Allo stesso modo, sarà possibile monitorare più facilmente le tue entrate e offrire alla clientela pagamenti alternativi. Ne conseguirà un aumento dei guadagni, perché ad oggi sempre più consumatori preferiscono la moneta elettronica, favorendo le attività che consentono un agevole pagamento tramite carta di credito e/o debito.

Come funziona il POS digitale di TeamSystem Pay

Ma quali sono le strade per adeguarsi all’obbligo di POS per professionisti ed esercenti? Vi è ovviamente la possibilità di dotarsi del classico POS fisico, a cui avvicinare la carta per concludere l’acquisto, o di app di pagamento che si appoggiano a portafogli virtuali.

Si tratta però di soluzioni non sempre vantaggiose, soggette a canoni fissi, oltre a un ricarico percentuale su ogni singola transazione. Solo di recente l’offerta è andata ad ampliarsi grazie all’introduzione dei POS digitali, che evitano di gestire un dispositivo fisico e sfruttano pienamente i vantaggi offerti dagli smartphone e dall’integrazione tra software. La soluzione non prevede costi fissi o un costo inziale e può essere utilizzata immediatamente da chi possiede già TeamSystem Pay.

Per questo, TeamSystem propone TeamSystem Pay, soluzione innovativa che garantisce semplicità di utilizzo. TeamSystem Pay permette di integrare i servizi di incasso e pagamento digitale nel gestionale TeamSystem già in uso in azienda: potrai quindi snellire l’operatività affidandoti a un unico interlocutore sia per la parte gestionale sia per quella di gestione dei pagamenti.

Tutte le procedure che consentono a imprese e professionisti di essere in regola con gli adempimenti sono rese sicure dalla conformità ai più alti standard di sicurezza, infatti, la società TeamSystem Payments è vigilata da Banca d’Italia ed è autorizzata per prestare i servizi di incasso (POS Digitale rientra sotto questo servizio), pagamento e riconciliazione. Le procedure, inoltre, non richiedono l’apertura di nessun conto corrente aggiuntivo. Un sistema di notifiche consente di essere sempre aggiornati sui movimenti.