Incasso fatture: come ottimizzare il processo in 5 mosse
A fronte dell’impennata dei ritardi nei pagamenti, aumentati del 21,9% (Dati CRIBIS, Gruppo CRIF), nel 2020, anno in cui la pandemia non ha che aggravato una situazione già problematica, le imprese avvertono più che mai la necessità di ottimizzare le procedure di incasso fatture in modo da minimizzare i danni. È possibile intervenire con una serie di accorgimenti ed è doveroso farlo per allontanare il pericolo di incorrere in problemi di liquidità, possibili anche a fronte di un utile netto se i clienti non effettuano i pagamenti puntualmente e correttamente.
Incasso fatture e DSO: a cosa serve
Per monitorare l’efficacia del processo di incasso fatture e comprendere se può costituire un problema per la stabilità finanziaria dell’azienda, esiste un indicatore specifico, il DSO (Days Sales Outstanding) che riporta il numero di giorni impiegati in media per incassare un credito a seguito di una vendita.
Un valore alto del DSO evidenzia un prolungarsi dei tempi di ricezione dei pagamenti e ha un forte impatto sul cash flow, ciò significa che è in grado di compromettere strategie di investimento per la crescita del business come anche il semplice pagamento degli stipendi. Gli sforzi quindi di chi gestisce la contabilità di un’azienda devono essere volti a ridurre il DSO, anche leggermente, per migliorare la condizione finanziaria generale.
5 consigli per un incasso crediti efficiente
Per ottimizzare la procedura di incasso fatture si può intervenire sia con dei miglioramenti interni, riguardanti modalità e processi di lavoro, sia con delle iniziative maggiormente rivolte ai clienti, abituali o nuovi che siano. Ecco in 5 mosse come migliorare il proprio DSO.
- Offrire più metodi di pagamento in modo che sia sempre più facile fare business con la propria azienda. Abilitando l’utilizzo di carte di credito e pagamenti digitali e fornendo la possibilità di visualizzare online le fatture e gli ordini, si offre una maggiore flessibilità e agilità nell’esecuzione del saldo fatture.
- Incentivi al pagamento: andando oltre alla comodità dei canali di pagamento si può invogliare il cliente ad accorciare i tempi offrendo uno “sconto cassa” per chi salda le fatture rapidamente quando i termini sono a 30 giorni oppure andandogli incontro con soluzioni di finanziamento a tasso agevolato attraverso partnership con finanziarie o leasing.
- Fatturazione efficiente: per pretendere efficienza dai clienti è necessario offrirla a propria volta nel processo di incasso crediti, inviando fatture chiare e precise, con condizioni di pagamento e date di scadenza, verificando gli indirizzi e inviando in automatico frequenti promemoria.
- Controllo rischio clienti: non sempre si possono scegliere i propri clienti ma può essere utile monitorarne il loro comportamento nei pagamenti prima di tutto per essere consapevoli dei rischi di ritardo e valutare anche un eventuale abbandono dei cattivi pagatori.
- Gestione dei crediti: per evitare insoluti o ritardi eccessivi, è essenziale poter garantire un controllo costante della situazione di incasso fatture, monitorando prestazioni e obiettivi, riesaminando report, indagando sui motivi dei ritardi e predisponendo un iter di recupero crediti efficiente.
I vantaggi di un gestionale per l’incasso fatture
Per mettere in atto gran parte delle ottimizzazioni finora valutate, un’azienda può scegliere di effettuare l’incasso fatture tramite un gestionale che fornisce anche questo tipo di servizio, permettendole di inviare al cliente un semplice link con già tutto predisposto per il pagamento dove basta inserire solo gli estremi della carta o del conto per completare l’operazione.
È proprio così che funziona TeamSystem Pay, la soluzione sviluppata da TeamSystem Payments (società del gruppo TeamSystem autorizzata da Banca d’Italia) sull’onda dell’open banking. TS Pay, grazie all’integrazione con i sistemi gestionali del gruppo TeamSystem, rende la vita facile al cliente ma anche all’azienda stessa facendole guadagnare in velocità ed efficienza, perché riduce fortemente tutte quelle attività manuali necessarie ad associare i movimenti finanziari con i dati contabili.
Tutto diventa automatico, dalla registrazione degli incassi alla riconciliazione e, ottimizzando così l’incasso fatture, si abilitano anche nuovi modelli di business per realtà come studi o palestre che possono ad esempio pensare di rateizzare i pagamenti, andando incontro alla propria clientela con importi più ridotti ma frequenti nel tempo.
