Gestione avanzata dei pagamenti online: guida per le piccole imprese

I pagamenti sono sempre più digitali. Basti pensare a quanto emerso dall’indagine “Step into the Next Economy: il digitale come leva strategica per il futuro delle PMI” di Mastercard, che vede per la prima volta il sorpasso delle carte sui contanti in termini di preferenza assoluta come strumento di pagamento. Lo studio ci dice inoltre che cresce l’utilizzo delle carte di pagamento in ambito B2B, arrivando al 30,4%, e che il 59% delle imprese è interessato a conoscere di più riguardo alle diverse soluzioni digitali per la gestione dei pagamenti. Ma qual è nel concreto la situazione attuale per quanto riguarda la gestione avanzata dei pagamenti online per le piccole imprese? E quali sono i vantaggi che i pagamenti digitali garantiscono alle aziende? Vediamo perché anche le imprese di dimensioni ridotte dovrebbero puntare verso la digitalizzazione dei pagamenti, e come è possibile affrontare questo importante passo in modo facile, sicuro ed efficace.  

La situazione attuale

Nel già citato studio si afferma che, nell’universo dei pagamenti commerciali e aziendali, lo strumento complessivamente più utilizzato è quello del bonifico bancario, nel 55,1% dei casi; seguono le carte di pagamento, al 30,4%, e i contanti, al 29,6%, davanti a Sepa Debit / Rid, al 27,7%. Una ricerca di questo tipo è stata peraltro realizzata anche da Visa a livello europeo: tra i risultati più interessanti c’è per esempio il dato relativo all’utilizzo degli assegni da parte delle aziende, diffuso nel 55% dei casi. Nella stessa indagine, però, l’analisi delle risposte raccolte dal campione porta a prevedere che, entro il 2025, l’80% delle transazioni B2B sarà digitale. 

Non ci sono dunque dubbi: attualmente, numeri alla mano, il livello di digitalizzazione delle piccole imprese è ancora tendenzialmente basso, e a dimostrarlo c’è per l’appunto il comune ricorso a mezzi di pagamento tradizionali come assegni e contanti. Né gli uni né gli altri, però, permettono di ottimizzare i flussi di cassa, influendo di conseguenza in modo negativo sulle opportunità di crescita delle aziende.  

I vantaggi dei pagamenti digitali per le piccole imprese

Così come messo inevidenza dagli studi sopra citati, la digitalizzazione dei pagamenti può diventare un’importante leva per la crescita delle piccole imprese e per l’aumento del loro livello di competitività: basti pensare a quanto può essere prezioso, per lo sviluppo del business, avere la possibilità concreta di essere pagati più rapidamente. Ma vediamo più nel dettaglio quali sono i concreti vantaggi dei pagamenti digitali per le imprese. 

• Soddisfare l’esigenza dei clienti: stando a uno studio Ipsos dello scorso anno, metà degli italiani effettua quasi tutti i pagamenti in modalità digitale, e l’82% è convinto che propri i pagamenti digitali diventeranno la consuetudine nel giro di poco tempo. Mettere a disposizione degli strumenti per i pagamenti digitali vuol dire quindi rispondere a una chiara e diffusa esigenza da parte dei clienti. 
• Essere al passo con i tempi: dal punto di vista tecnologico e anche normativo, non ci sono dubbi che sia un corso un veloce processo verso un mondo non solo paperless, ma anche cashless, con la dematerializzazione che si estende dagli archivi fino alle casse. L’azienda che si rifiuta di accettare questo fatto rischia di restare indietro, e di perdere clienti.  
• Maggiore sicurezza: eliminando il contante si cancellano anche i pericoli legati al trasferimento del denaro dal registratore di cassa all’istituto bancario. Ma per capire quanto la digitalizzazione possa aumentare la sicurezza dei pagamenti è possibile citare anche il tracciamento di ogni singola transazione, così da ridurre il rischio di raggiri e di truffe. 
• Meno errori: con il pagamento digitale online è possibile ridurre il tasso di errori, con l’eliminazione per esempio degli intoppi rappresentati dalla digitazione di un codice Iban sbagliato, di un numero di conto postale errato, e così via. 
• Gestione degli incassi più veloce ed efficace: tra gli obiettivi comuni a tutte le aziende che desiderano crescere c’è anche quello di tagliare tempo e costi, e con i pagamenti digitali la gestione degli incassi e dei pagamenti diventa più rapida e meno costosa. Questo vale soprattutto in un Paese come il nostro, dove i ritardi nei pagamenti sono all’ordine del giorno, soprattutto per le piccole e le microimprese.  
• Internalizzazione più facile: infine, non si può trascurare il fatto che i pagamenti digitali possono favorire l’internazionalizzazione, sapendo che attraverso il pagamento digitale è possibile abbattere ogni barriera fisica, rendendo possibile per gli acquirenti esteri – grazie ai circuiti internazionali – l’utilizzo della propria valuta.  

I principali casi d’uso

Abbiamo visto dunque quali sono i principali vantaggi della gestione avanzata dei pagamenti online per le piccole imprese. Ma quali sono nel concreto i principali scenari di utilizzo della gestione avanzata dei pagamenti online? Si parla in particolare di: 

• gestione semplificata degli incassi; 
• pagamento delle fatture passive direttamente dal gestionale; 
• collegamento con conti correnti e riconciliazione automatica. 

Vediamo ora come sfruttare al meglio la piattaforma TeamSystem Pay per la gestione avanzata dei pagamenti digitali.  

La piattaforma TeamSystem Pay, per integrare i servizi di pagamento

A livello operativo, le aziende possono contare su strumenti mirati per la gestione degli incassi e dei pagamenti digitali, a partire da TeamSystem Pay, la soluzione digitale che integra i servizi di incasso e pagamento erogato da TeamSystem Payments nel suo software gestionale, grazie alla quale è possibile gestire in modo più rapido e intuitivo i flussi di incasso e pagamento. Il tutto direttamente dal proprio software gestionale, per assicurarsi quindi flussi più veloci, più monitorati, più sicuri e senza errori, sia in uscita che in entrata.  

Per capire tutto quello che è possibile fare con TeamSystem Pay è bene suddividere le funzionalità del software in tre gruppi, ovvero: 

• incasso; 
• pagamento; 
• accesso e riconciliazione. 

Per quanto riguarda le funzionalità relative all’incasso si parla di Modalità di Incasso, Nuovi modelli di Business e Pos Digitale, per permettere ai clienti di pagare sia in presenza che in distanza, utilizzando in questo caso un codice QR o un apposito link di incasso. Tra le funzioni di Pagamento ci sono invece Modalità di Pagamento, per predisporre i pagamenti dovuti direttamente dal software gestionale, e Integrazione con la Digital Box, per semplificare al massimo la vita dei clienti. Infine, ci sono le funzionalità del terzo gruppo, che offrono l’accesso diretto ai conti correnti, per avere una visibilità completa in un’unica soluzione, nonché la riconciliazione dei movimenti, per collegare movimenti bancari a fatture (passive e attive).  

Con un software come TeamSystem Pay la gestione avanzata dei pagamenti digitali diventa semplice e veloce, grazie alla possibilità di sfruttare tutte le possibilità assicurate dalla normativa PSD2 sull’open banking. I vantaggi sono tutti quelli già visti sopra, ai quali va aggiunto il grande beneficio – spesso trascurato ma invece importantissimo – di poter ridurre al minimo il tempo dedicato agli incassi e ai pagamenti, per potersi così concentrare sul proprio core business, e quindi sulla protezione e sulla crescita dell’azienda.