Contabilità digitale: i processi che un buon commercialista deve implementare
La Digital Transformation ha investito con successo anche il settore della contabilità. Il processo di trasformazione abilitato dallo sviluppo delle tecnologie digitali ha cambiato radicalmente le abitudini delle persone e il modo di fare business delle aziende, ma non solo. Il cambiamento è infatti molto più grande e ha implicazioni su ogni dimensione, chiamando anche i commercialisti a cogliere le opportunità che la trasformazione digitale pone di fronte a loro. Secondo un’indagine condotta da McKinsey nel 2021, inoltre, in poco tempo oltre l’85% delle attività legate alla contabilità sarà automatizzata, suggerendo ai professionisti del settore di rivedere in chiave innovativa i processi tradizionali.
Ma cosa si intende per contabilità digitale e in che modo i commercialisti possono rinnovare i loro processi per offrire servizi più efficienti e tempestivi?
Cos’è la contabilità digitale?
Quando si parla di contabilità digitale ci si riferisce all’utilizzo della tecnologia per eseguire mansioni contabili in modo automatico. Il ricorso al supporto tecnologico riduce l’intervento umano, minimizzando il margine di errore e liberando tempo per i commercialisti, che non devono più dedicarlo a svolgere compiti manuali. Il successo della fatturazione elettronica è solo un primo – e più evidente – esempio di questa lenta ma inesorabile trasformazione. Applicare ai flussi di lavoro soluzioni tecnologiche come intelligenza artificiale, robotizzazione, blockchain e machine learning, contribuisce a snellire le pratiche e a migliorare la qualità del servizio offerto.
Quali sono i processi digitali nella contabilità?
Come abbiamo visto finora, la trasformazione digitale nel settore della contabilità comporta l’integrazione di una serie di processi e tecnologie. Vediamo quali sono alcuni dei principali che un commercialista è chiamato a integrare nel suo studio.
Documentazione elettronica
La gestione dei documenti è il primo processo a essere investito dalla digitalizzazione. Attraverso due diversi decreti legge, entrati in vigore rispettivamente nel 2019 e nel 2024, è diventato obbligatorio ricorrere alla fatturazione elettronica per diversi soggetti privati e pubblici, contribuenti forfettari, minimi, pubbliche amministrazioni e aziende. L’adozione della fattura elettronica consente una gestione più sicura ed efficiente dei documenti contabili, riducendo sensibilmente i tempi di elaborazione e il margine di errore.
Processi contabili
Facendo ricorso a software gestionali, un commercialista può automatizzare la riconciliazione dei pagamenti con le fatture, migliorando in questo modo l’accuratezza delle operazioni e risparmiando il tempo che richiederebbe la medesima azione se compiuta a mano. Grazie all’utilizzo di piattaforme in cloud, inoltre, è possibile gestire la contabilità da qualsiasi luogo e senza necessariamente essere presenti nel proprio studio professionale. A beneficiarne è la flessibilità operativa, con un’ottimizzazione del tempo e un valore aggiunto restituito ai propri assistiti.
Sicurezza e conformità legale
Trasformazione digitale fa rima con sicurezza. Saper garantire la protezione dei dati è un elemento fondamentale nel lavoro di un commercialista. In tal senso, adottare tecniche di crittografia avanzata assicura che le informazioni siano al riparo da accessi non autorizzati. Utilizzando software conformi alle norme vigenti nel paese in cui si opera, inoltra, fa sì che tutte le operazioni contabili effettuate siano in regola con le leggi. In questo modo si azzera il rischio di incorrere in sanzioni.
Analisi e report
L’integrazione di dashboard interattive personalizzate e di sistemi di business intelligence semplifica la vita dei commercialisti. Grazie alle prime è possibile monitorare in tempo reale lo “stato di salute contabile” dei clienti, permettendo loro di prendere decisioni informate e strategiche sulla scorta dei dati ricevuti. Integrando strumenti di analisi avanzata, inoltre, è possibile generare report dettagliati, restituendo ai clienti uno sguardo d’insieme approfondito e oggettivo delle loro performance.
Gestione pagamenti e incassi
I software in cloud affiancano i professionisti della contabilità nella gestione dei pagamenti, rendendoli rapidi e sicuri. Un commercialista può monitorare lo stato dei pagamenti in tempo reale, riducendo i tempi d’attesa e migliorando la liquidità. Anche gli incassi possono essere gestiti in modo più efficiente, ad esempio automatizzando i promemoria per i pagamenti in sospeso e integrando sistemi di pagamento digitali che velocizzino le procedure di incasso.
Le migliori soluzioni in cloud per gestire pagamenti e incassi
TeamSystem Pay è la soluzione perfetta per efficientare i servizi del tuo studio, permettendoti di gestire i flussi di incasso e pagamento direttamente dal gestionale. I clienti vengono abilitati ai pagamenti con un click, nella modalità che preferiscono: carta di credito o di debito, oppure con addebito sul conto corrente. I commercialisti possono incassare fatture e parcelle, solleciti di pagamento e altro, mentre tutte le competenze contabili vengono chiuse in automatico. TeamSystem Pay è tutto automatico, permette di risparmiare tempo e di ridurre gli errori di riconciliazione con i dati contabili.
