Continuità operativa: cos’è e come permette di superare le crisi aziendali
Affrontare e superare situazioni di crisi senza incappare in significative interruzioni è una delle sfide più difficili che un’azienda si trova ad affrontare. Questa capacità prende il nome di continuità operativa e fa sì che un’impresa continui a svolgere le proprie attività anche in concomitanza di eventi avversi. Ma come implementare una corretta strategia di business continuity, quali sono i vantaggi e in che modo questo strumento consente di migliorare i processi aziendali e accrescere l’efficienza operativa?
Continuità operativa: cos’è?
La continuità operativa è intesa come la capacità di un’azienda di continuare a fornire prodotti o servizi a livelli accettabili a fronte di un incidente. Si tratta, dunque, di un processo aziendale tramite cui viene garantita la continuità di tutte le attività, prevenendo possibili interruzioni dei sistemi. Gli incidenti possono essere di qualsiasi genere: da danni alle attrezzature ad attacchi informatici, passando per le calamità naturali come incendi, terremoti, alluvioni alle emergenze sanitarie o ai furti.
Strutturare un piano di continuità operativa ha quindi lo scopo di prevenire quanti più possibili eventi avversi e di minimizzarne i danni nel caso in cui questi si verifichino. La continuità aziendale, infatti, non riguarda soltanto le attività operative, ma estende il suo raggio d’azione anche alla gestione dei processi, alla loro efficienza e – di conseguenza – alla brand reputation e ai danni d’immagine che un’interruzione delle attività può comportare. La continuità operativa è quindi fondamentale per mitigare i rischi e salvaguardare la reputazione, ridurre eventuali perdite economiche.
Come strutturare un piano di continuità operativa
Per gestire al meglio le crisi aziendali è determinante definire un piano di continuità operativa conforme alla norma ISO 22301, che comprenda più step. A seguire un elenco non esaustivo dei principali:
1. Analisi del contesto
La definizione di un piano di emergenza passa necessariamente attraverso una completa conoscenza di tutte le dinamiche aziendali. Quali sono le risorse impiegate e quali i processi quotidiani? In che modo e in che tempi vengono realizzati? Come comunica l’azienda all’interno e all’esterno, verso fornitori, clienti e stakeholder? Inoltre, è sempre indispensabile conoscere il panorama normativo entro cui opera l’azienda.
2. Coinvolgimento di tutte le aree aziendali
L’intera azienda deve essere a bordo. Dai manager, chiamati a partecipare attivamente ai lavori nominando le figure più adatte a ciascun compito, fino al personale. Il contributo e la consapevolezza di tutte le parti in causa e dei ruoli individuali concorrono a fornire il supporto migliore in caso di necessità.
3. Identificazione delle aree deboli
Quali sono le funzioni più vulnerabili? Può essere utile costruire una piramide, in ordine di priorità, stabilendo criteri certi di monitoraggio.
4. Valutazione dei possibili eventi avversi
L’azienda deve essere pronta a rispondere a qualsiasi scenario critico le si presenti davanti. In questa fase bisogna quindi definire tutti gli scenari avversi possibili.
5. Definizione dei tempi di ripristino delle attività
In quanto tempo le attività verranno normalizzate a seguito di un evento critico? Quando si stila un piano di continuità operativa è indispensabile definire l’intervallo temporale in cui le attività possono restare ferme senza incidere pesantemente sul servizio offerto, sui costi e sui rapporti con le parti interessate.
6. Costruzione del team
Non meno importante è la definizione di una squadra che deve essere in grado di rispondere alle emergenze. I gruppi di lavoro devono essere formati e deve essere chiaro a ciascun individuo in quale delle fasi verrà coinvolto.
7. Definire comunicazione e coordinamento
Stabilire canali di comunicazione chiari, accessibili ed efficienti con lo scopo di coordinare le attività durante l’emergenza. Una comunicazione trasparente serve inoltre a informare dipendenti, clienti e altre parti interessate.
8. Strutturare un piano di emergenza
Stabilire procedure definite e standardizzate per rispondere a ogni scenario di crisi. Ogni procedura deve essere modellata in base allo scenario descritto (punto 4.)
9. Operazioni di backup e ripristino
All’interno del piano di continuità bisogna prevedere misure per garantire che dati e sistemi critici siano regolarmente sottoposti a procedure di back-up e che esistano modalità di recupero rapide ed efficaci.
10. Test e aggiornamenti regolari
Un piano di continuità operativa, inoltre, deve essere regolarmente testato per assicurarsi che funzioni in modo adeguato in caso di emergenza e aggiornato in base ai cambiamenti interni o alle minacce esterne. Un test può prevedere simulazioni, esercitazioni pratiche e revisioni periodiche. Soltanto una verifica di questo genere, infatti, può consentire di individuare lacune o inefficienze che, se presenti, vanno tempestivamente tamponate apportando dei correttivi.
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