Contabilizzazione automatica dei movimenti: recupera più efficienza con TeamSystem
Ci sono attività che nell’ordinaria operatività di uno studio di professionisti o di un’azienda, al di là della sua dimensione e del settore di interesse, possono passare da una gestione manuale a una automatica, grazie a software facilmente fruibili e finalizzati ad apportare un notevole incremento di efficienza a chiunque scelga di affidarvisi. È ciò che accade quando a un gestionale, come quello di TeamSystem, viene integrato un sistema di servizi di pagamenti digitali come TS Pay, erogati da TeamSystem Payments, per permettere la riconciliazione automatica dei movimenti finanziari con i movimenti contabili, grazie anche alla PSD2.
Riconciliazione automatica o manuale, cosa cambia
Sia in caso di incassi sia in caso di pagamenti, ci si trova sempre a dover in qualche modo far corrispondere ciò che dicono gli estratti conto bancari con quanto è stato registrato in contabilità. Questa operazione, a volte apparentemente banale, può invece diventare complessa non tanto per la logica che la regola, quanto per la miriade di possibili errori e distrazioni che possono comprometterne il risultato o rallentarne i tempi pesando sull’efficienza generale dell’intera organizzazione, che sia essa un’azienda oppure uno studio di professionisti. Più aumentano le attività e le differenti modalità con cui si riceve o si versa denaro, più la contabilizzazione automatica diventa una vera e propria necessità, un passo avanti decisivo a livello di efficienza, indispensabile se si desidera da un lato avere “i conti a posto” e dall’altro non appesantire la propria struttura amministrativa con operazioni di controllo lunghe e noiose, da realizzare impeccabilmente e in tempi stretti. Emerge quindi chiaramente sul mercato la necessità di abbattere i tempi e, contemporaneamente, il rischio di errori in un’operazione inevitabile, ma anche onerosa dal punto di vista del tempo impiegato e “prelevato” ad altre attività a maggior valore aggiunto.
Contabilizzazione automatica di incassi e pagamenti tramite TS Pay
Colta con prontezza, e in certi casi con anticipo, l’esigenza di contabilizzazione automatica, TeamSystem ha creato, con il proprio istituto di pagamento TeamSystem Payments s.r.l., una piattaforma di incassi e pagamenti digitali chiamata TS Pay e integrata nei software gestionali del Gruppo TeamSystem. Questa combinazione fa sì che ogni movimento contabile venga immediatamente associato al corrispettivo movimento finanziario in modo automatico, senza errori ma anche senza la necessità di compiere lunghi controlli incrociati e lunghe e noiose revisioni.
Quando viene effettuato un incasso direttamente tramite TS Pay, appena il cliente effettua il pagamento si assiste alla sua riconciliazione automatica, ovvero lo si associa a un movimento contabile senza che nessuno debba intervenire, proprio grazie all’integrazione con il gestionale. Similmente accade in caso di fattura passiva da saldare: appena viene selezionata nel gestionale e pagata, movimento contabile e finanziario vengono associati.
Contabilizzazione automatica e riconciliazione: TeamSystem assicura efficienza
Tuttavia, ad oggi, non tutti i movimenti finanziari possono essere gestiti tramite TS Pay, per via dell’ancora diffuso utilizzo di contanti, bonifici oppure Ri.Ba.
Ma TeamSystem, grazie al servizio AIS (Account Information Service) di TeamSystem Payments, che consente di “leggere” periodicamente tutti i dati relativi a uno o più conti di pagamento detenuti dall’utente presso le proprie banche (per semplificare i dati degli estratti conto), riesce a efficientare anche l’attività di riconciliazione dei movimenti svolta dal gestionale nei casi in cui i movimenti finanziari non siano effettuati in modo digitale con TS Pay.
L’alimentazione automatica con i dati degli estratti conto letti da TS Pay consente all’algoritmo integrato nel gestionale di realizzare un’associazione più intelligente e provvedere al matching fra movimento contabile e movimento finanziario, a volte richiedendo comunque un aggiustamento manuale, ma sempre più limitato perché il sistema è in grado di apprendere le associazioni e le regole frequenti.
Se TeamSystem aveva già apportato dei miglioramenti da questo punto di vista con il servizio TeamSystem Digital Bank Link per la riconciliazione dei movimenti bancari con le operazioni contabili, ora, potenziandolo grazie a TS Pay, è in grado di garantire efficienza a 360 gradi anche nel caso di movimenti finanziari effettuati al di fuori del sistema stesso, coprendo tutte le casistiche che aziende e studi professionali possono trovarsi ad affrontare e assicurando una drastica riduzione dei lavori manuali e degli errori di input.
