Come automatizzare i pagamenti e migliorare l’efficienza aziendale

Migliorare l’efficienza e ridurre al minimo i problemi legati ai processi manuali rappresentano la stella polare per molte aziende. Per raggiungerla, l’automazione dei pagamenti si impone come una soluzione d’elezione.

In questa guida analizzeremo come automatizzare i pagamenti e quali sono i vantaggi dell’automazione per le piccole e medie imprese, dalla riduzione dei tempi d’attesa per gli incassi alla semplificazione della gestione finanziaria. Inoltre, esamineremo tutti i benefici che uno strumento digitale innovativo può garantire alle PMI, permettendo loro di ottimizzare i flussi di cassa e di concentrarsi su attività strategiche a valore aggiunto per la crescita del business.

Cos’è l’automazione dei pagamenti?

L’automazione dei pagamenti consiste nell’uso di software e tecnologie innovative per automatizzare operazioni e processi finanziari. Rientra in questo novero tutto ciò che riguarda l’operatività quotidiana di un’azienda: dalle buste paga alla fatturazione, passando per la contabilità dei fornitori e dei clienti, fino alla rendicontazione finanziaria e alla definizione del budget. Tipicamente, dunque, l’automazione dei pagamenti è progettata per eliminare le attività manuali legate alla gestione finanziaria.

Servendosi di sistemi integrati, che vengono configurati per elaborare le transazioni non appena vengono avviati, le imprese possono amministrare in modo più dinamico le transazioni, monitorare in tempo reale lo stato dei pagamenti e garantire che fornitori e dipendenti vengano pagati nei tempi concordati.

Quali sono i vantaggi dell’automazione dei pagamenti?

L’automazione dei pagamenti offre diversi vantaggi alle aziende di ogni genere e dimensione. Ecco un elenco non esaustivo dei benefici connessi all’automazione finanziaria:

• migliorare l’efficienza;
• ridurre gli errori legati ai processi manuali;
• ridurre i tempi di attesa per gli incassi;
• semplificare la gestione finanziaria;
• migliorare la pianificazione finanziaria;
• ottimizzare la sicurezza dei pagamenti;
• permettere l’integrazione con software di contabilità.

Migliora l’efficienza

L’automazione dei pagamenti migliora l’efficienza operativa di un’azienda. Mentre i processi manuali richiedono inutili dispendi di tempo e risorse umane, restando altamente soggetti a errori, l’automazione esegue le stesse attività senza sbagliare mai. Tutto ciò che può risultare noioso e ripetitivo, dall’inserimento dei dati, al controllo e all’archiviazione delle fatture passando per l’invio dei pagamenti, viene automatizzato e permette di liberare risorse per attività strategiche. Il ricorso alla tecnologia – con AI e machine learning a farla da padrone – consente inoltre di eseguire pagamenti massivi e di ridurre sensibilmente i tempi necessari per la gestione finanziaria.

Riduce gli errori legati ai processi manuali

Sbagliare è (rigorosamente) umano, perseverare non appartiene all’automazione. L’inserimento manuale dei dati può condurre facilmente a errori, omissioni o duplicazioni, con ricadute negative sulla contabilità aziendale. Implementare un sistema di automazione dei pagamenti, invece, permette di minimizzare i rischi. I software, difatti, eseguendo calcoli in modo automatico e senza margine di errore.

Riduce i tempi di attesa per gli incassi

L’automazione riduce inoltre i tempi di attesa per gli incassi e, nel loro complesso, i costi operativi. Mentre i processi manuali hanno il demerito di rallentare il cash flow, complice anche la frequente necessità di passare attraverso più approvazioni, i sistemi automatizzati consentono di programmare invio e ricezione dei pagamenti. Questa modalità ha un impatto positivo sulla liquidità aziendale e agevola la gestione dei flussi di cassa.

Semplifica la gestione finanziaria

La possibilità di monitorare e registrare tutti i pagamenti in modo centralizzato assicura un quadro completo e trasparente della situazione finanziaria aziendale. A beneficiarne è chi lavora in amministrazione e in contabilità, che ha la possibilità di monitorare i flussi di pagamento e di effettuare agevolmente report e riconciliazioni. Quando si tratta di predisporre spese fisse – come, ad esempio, il pagamento degli stipendi o dei contratti di locazione o fornitura – la possibilità di pianificarle e non doverle eseguire manualmente consente di evitare ritardi.

Migliora la pianificazione finanziaria

La riduzione dei tempi di registrazione e il controllo sugli impegni finanziari nei confronti dei creditori, dagli istituti bancari ai fornitori passando per i dipendenti e i collaboratori, restituisce una pianificazione più evoluta e puntuale sia nel breve periodo che nel medio e lungo termine.

Ottimizza la sicurezza dei pagamenti

Automatizzare i pagamenti contribuisce ad accrescerne la sicurezza. I sistemi di automazione dispongono in genere di protocolli di sicurezza avanzati, in grado di proteggere i dati sensibili e di ridurre il rischio di frodi. I movimenti di denaro sono quindi protetti da accessi non autorizzati.

Permette l’integrazione con software di contabilità

L’automazione dei pagamenti garantisce anche un’integrazione più semplice con i software di contabilità, rimuovendo la necessità di inserire a mano le informazioni in più sistemi diversi. Questa semplificazione permette di avere traccia dei bilanci in modo più accurato e semplifica le rendicontazioni mensili e annuali. Senza dimenticare la capacità dei sistemi automatizzati di generare report dettagliati a supporto del processo decisionale.

Come automatizzare i pagamenti in azienda: le strategie migliori

Adottare gli strumenti giusti e integrare i processi già esistenti sono i primi passi da compiere se si intende adottare un approccio volto all’automazione dei pagamenti in azienda. Ma quali sono le strategie da seguire per far sì che il metodo applicato sia corretto? Ecco un elenco di passi suggeriti da compiere.

• Condurre un’analisi su status quo e needs aziendali: in prima battuta è opportuno valutare quali siano le necessità aziendali, partendo da un’analisi delle esigenze specifiche. Ad esempio, può essere utile individuare quali siano i processi finanziari che assorbono più tempo e impegnano il maggior numero di risorse. O, ancora, identificare gli errori ricorrenti, le spese fisse, gli stakeholder e i fornitori che possono trarre beneficio dall’implementazione di un sistema automatico. Una volta messi sul piatto tutti questi ingredienti, si può davvero capire se sia il caso o meno di automatizzare i pagamenti aziendali.
• Procedere per piccoli passi: automazione fa rima con rivoluzione. Introdurre un metodo innovativo dall’oggi al domani può comportare errori e generare confusione a più livelli. In questo caso viene in soccorso la politica dei piccoli passi: ad esempio, è possibile iniziare con una fase sperimentale che impegni soltanto una piccola parte delle operazioni finanziarie che si svolgono abitualmente.
• Formare il personale: questo aspetto si collega a doppia mandata al precedente. L’automazione riduce l’intervento umano, ma non lo elimina completamente. Pertanto, è necessario che chi lavora in azienda sia formato su come utilizzare le nuove tecnologie, come monitorare i progressi e le eventuali anomalie nei pagamenti.
• Ottimizzare i processi: dopo aver implementato un sistema di automazione dei pagamenti è fondamentale monitorare i processi per verificare l’effettiva efficacia della soluzione adottata. Gli strumenti che si utilizzano per l’automazione vanno aggiornati a cadenza regolare per assicurare che siano sempre in linea con le esigenze aziendali.
• Scegliere il software giusto: in commercio esistono diverse soluzioni per automatizzare i pagamenti. La scelta deve preferibilmente ricadere su un software capace di integrarsi con i sistemi di contabilità già presenti in azienda e che metta a disposizione funzionalità in linea con il modello di business.

Lo strumento perfetto per l’automazione dei pagamenti si chiama TeamSystem Pay. Capace di offrire un sistema integrato e sicuro, permette alle PMI di ottimizzare i flussi di pagamento e concentrarsi su attività strategiche per la crescita, proponendosi come una soluzione completa e sicura. TS Pay si integra perfettamente con i sistemi di contabilità già presenti in azienda, favorendo la sincronizzazione dei dati relativi ai pagamenti in un’unica piattaforma. Inoltre, ottimizza i flussi di pagamento permettendo alle aziende di gestire con semplicità transazioni multiple e ricorrenti. Il supporto fornito dal software dedicato ad aziende e professionisti garantisce un supporto continuo e scalabile, in grado di crescere accanto alle esigenze dell’azienda e di adattarsi per gestire un numero sempre crescente di transazioni e flussi di pagamento.