Spunti ed esempi per la trasformazione digitale delle imprese
Trasformazione digitale non vuol dire “informatizzare”. Significa, piuttosto, prima far leva sulle nuove tecnologie per ripensare i processi con cui operiamo, per semplificarli; in seguito, sposare con convinzione quelle tecnologie che realizzano l’obiettivo.
In tempi di forte innovazione digitale e fermento verso la trasformazione digitale, un errore comune e purtroppo dolorosamente diffuso – commesso in molti casi sia da imprese sia dai fornitori di tecnologia – è quello di usare la tecnologia digitale come una sorta di “anabolizzante” per potenziare processi e procedure, con l’intento in parallelo di ridurre al minimo ogni impatto su processi, modi di lavorare, modelli di business e abitudini delle persone.
Apparentemente potrebbe anche sembrare un percorso ragionevole: l’impresa diventa più tecnologica, non scardina i tradizionali modi di lavorare ed evita rischi da “crisi di rigetto”. Purtroppo, però, l’esperienza ci racconta che la tecnologia non si può accumulare sopra a processi tradizionali: non trova equilibrio, diventa costosa e priva di efficacia. Per fare davvero innovazione digitale e compiere una trasformazione, infatti, è necessario… “trasformare”.
Come si compie una trasformazione
Le trasformazioni che si osservano in natura insegnano che quello che si trova dopo non assomiglia molto a quello che c’era prima: una farfalla non è un bruco con le ali. Una trasformazione di successo, quindi, deve accettare di cambiare le cose, a volte anche in modo coraggioso-. Coraggioso perché, come dice il proverbio, “si lascia la strada vecchia per la nuova e…”. Nell’ipotesi che “ciò che si perde” abbia prospettive concrete di sviluppo, il salto verso l’ignoto, verso “ciò che si trova”, può risultare in effetti un po’ avventato. Ma se la sensazione prevalente è che le prospettive di sviluppo siano labili, fortuite o più rivolte alla speranza che a una pianificazione, allora occorre fare attenzione a che cosa c’è sul piatto della bilancia del “ciò che si perde”: a volte ci sono processi e procedure che “hanno sempre funzionato così, competenze consolidate, esperienza e tradizione. Un bagaglio di validi strumenti che potremmo definire “a difesa delle mura”; ma che, a fronte di nuove condizioni esterne, potrebbero rendere le mura stesse un problematico vincolo per lo sviluppo o la sopravvivenza. Ecco, è in questi casi che la strada vecchia va lasciata e va innescata una trasformazione. Occorre molto coraggio (sostenuto da competenze, capacità di visione, forza e risorse …), certo, ma l’alternativa è quasi sempre peggiorativa. È in questi casi che occorre decidere di trasformare, procedere con convinzione, senza salvare “capra e cavoli” ma governando al meglio il cambiamento. Questa consapevolezza, forte e condivisa, è il primo passo per poter veramente digitalizzare e innescare la necessaria metamorfosi.
Il primo passo è semplificare
La prima cosa da fare, per iniziare il cammino della trasformazione digitale, è quello di semplificare: i processi, i modelli organizzativi, i passaggi procedurali, i meccanismi di controllo e coordinamento. Per farlo, è necessario in primo luogo conoscerli e capire perché ha senso rimetterci mano. In estrema sintesi:
- attività specializzate in anni di lavoro consentono la massimizzazione dell’efficienza di una determinata porzione di processo che si è scelto di gestire in modo puntuale, separato dal resto del processo, per – appunto – specializzarla;
- nelle aree di forte specializzazione si riscontrano spesso competenze elevate e capacità di gestione dei problemi a dir poco encomiabili.
Perché ripensare queste aree, dunque? Perché, con le attuali tecnologie, potrebbe aver perso di significato la separazione inizialmente adottata del processo, da cui sono derivate le aree di specializzazione su cui si è sempre lavorato.
Esempi concreti di trasformazione digitale
ESEMPIO 1 – A fine mese, soprattutto nelle PMI, l’amministrazione controlla sempre gli estratti conto per verificare i pagamenti effettuati e gli incassi raccolti. Esistono strumenti informatici capaci di supportare questi processi e persone competenti che sanno fare queste verifiche con professionalità eccellente, sbagliando pochissimo, quasi mai. Tuttavia, con qualche nozione su strumenti digitali e pagamenti corporate, ci si potrebbe anche chiedere se sia opportuno che questa attività venga svolta ancora in questo modo. Esistono, infatti, soluzioni digitali innovative che permettono, anche alle PMI, di ridurre drasticamente questa attività: non evitando i controlli, ma creando automatismi tali da renderli almeno in parte ininfluenti e pertanto inopportuni, alleggerendo così molto l’attività nel suo complesso. Questo si può ottenere attivando i pagamenti delle fatture passive direttamente dal proprio gestionale (nel momento esatto in cui si paga, il movimento viene automaticamente registrato e associato alla partita aperta) e introducendo regole di pagamento all’interno delle fatture attive, affinché al momento del pagamento da parte del cliente anche l’incasso risulti automaticamente registrato. Probabilmente un’attività di verifica a fine mese rimarrà comunque necessaria, ma può risultare estremamente più veloce, in quanto ridotta nei volumi e accompagnata da (altri) strumenti digitali.
ESEMPIO 2 – Sempre in ambito amministrativo, con l’avvento della Fatturazione Elettronica la verifica dettagliata delle fatture passive prima di registrarle è formalmente diventato inutile: tutte le fatture passive (pertinenti) vanno registrate se arrivano! Occorre, invece, porre maggiore attenzione nell’autorizzazione al pagamento, visto che comunque potrebbero essere sbagliate o contestabili.
ESEMPIO 3 – Accanto alle linee produttive, le nuove tecnologie (in ambito “Industria 4.0”) possono aiutare a schedulare meglio la produzione, per ridurre i tempi di setup e aumentare la produttività, e a raccogliere informazioni sulla produzione, capaci di orientare e stimolare nuove riflessioni anche nelle funzioni Marketing e Commerciale.
Per semplificare, obiettivo tutt’altro che semplice da raggiungere, occorre conoscere le leve per attuare la semplificazione – tipicamente, le opportunità offerte dall’innovazione digitale, continua ed effervescente nel suo sviluppo, così come le concessioni offerte dalle nuove normative, che altrettanto ininterrottamente accolgono e stimolano la digitalizzazione – e avere la capacità di osservare dall’alto i processi a valore aggiunto e le informazioni scambiate: fase per fase, ufficio per ufficio, funzione per funzione. Questi due macro-requisiti sono sostanziali. Senza visione digitale si fatica a intravedere nuovi orizzonti. Senza una visione dall’alto si rischiano semplificazioni locali: in quel contesto il miglioramento è evidente, ma monte e/o a valle la complessità cresce in modo purtroppo inatteso e rapidamente incontrollato.
Il secondo passo è informatizzare
Una volta noto, definito e condiviso il grado di semplificazione che si desidera raggiungere – e solo in questo momento! – è possibile introdurre la tecnologia necessaria, cui chiedere di accompagnarci verso la trasformazione che dobbiamo raggiungere. Ha senso farlo adottando un approccio agile (tipico, peraltro, della cultura digitale!): procedendo per gradi, adottando funzionalità crescenti mano a mano che si acquisisce crescente dimestichezza e presidio. Se questo passaggio viene affrontato dopo aver fatto lo sforzo di definire “come semplificare il modello tradizionale”, allora la garanzia sulla fattibilità risulta già integrata nelle competenze con cui si è operata la semplificazione: a questo punto è sufficiente informatizzare (introdurre la tecnologia).
Il secondo step della trasformazione digitale: qualche esempio
Nel caso preso in esame, puntare sulla tecnologia senza avere presente come semplificare il processo porta a valutare strumenti per agevolare la verifica di incassi e pagamenti sulla falsariga dell’approccio tradizionale. Se, invece, si parte dalla consapevolezza sull’opportunità digitale, si può rivedere il processo:
- semplificazione: automatizzare una buona parte delle verifiche per eliminarle dal carico di lavoro;
- informatizzazione: adottare le soluzioni capaci di abilitare i (nuovi) processi desiderati.
4 spunti per fare la trasformazione digitale
In conclusione, possiamo notare come l’innovazione tecnologica sia talmente rapida da risultare spesso difficile da governare pienamente in tutte le sue sfaccettature. Ecco perché è importante presidiarne l’evoluzione: per cogliere le migliori opportunità disponibili e, sulla base delle suggestioni che ne derivano, semplificare, progettando processi più semplici, anche scardinando le tradizionali regole del gioco. Molte Startup oggi nascono già con processi innovativi, basati su sistemi agili e servizi in cloud per ogni evenienza. Partendo da zero, l’imprenditore cerca, infatti, la soluzione più lungimirante e “allo stato dell’arte”. Trasformare quanto già è funzionante (e che ha sempre dimostrato efficacia) è, invece, assai più difficile e richiede:
- il presidio dell’innovazione digitale e delle novità normative che la accompagnano;
- l’adozione dell’approccio corretto, prima semplificare e poi informatizzare;
- la saggia condivisione degli obiettivi, per limitare e magari evitare l’effetto rigetto;
- il coraggio di agire, per rifare, ancora, l’impresa.
