Specifiche sulla compilazione e trasmissione dei dati fattura emessa e ricevuta

In attuazione all’art. 1, comma 3, del D.Lgs. n. 127/2015 in caso di opzione al regime premiale o alternativa in osservanza all’art. 21 del D.L. n. 78/2010, così come modificato dall’art. 4, comma 1, del D.L. n. 193/2016, i soggetti passivi IVA, con riferimento alle operazioni effettuate dal 1 gennaio 2017, devono trasmettere telematicamente all’Agenzia delle Entrate i dati di tutte le fatture, emesse e ricevute, e delle relative variazioni.

In entrambi i casi le specifiche di compilazione e trasmissione, le regole e le tempistiche sono le medesime.
Più nel dettaglio, con riferimento a tutte le fatture emesse nel corso del periodo d’imposta, alle fatture ricevute e registrate ai sensi dell’art. 25 del D.P.R. n. 633/1972, ivi comprese le bollette doganali, nonché alle note di variazione relative alle predette fatture, i soggetti passivi IVA devono trasmettere all’Agenzia i seguenti dati riferiti al singolo documento “dati fattura”:

• i dati identificativi del cedente/prestatore;
• i dati identificativi del cessionario/committente;
• la data del documento;
• la data di registrazione (per le sole fatture ricevute e le relative note di variazione);
• il numero del documento;
• la base imponibile;
• l’aliquota IVA applicata e l’imposta ovvero, ove l’operazione non comporti l’annotazione dell’imposta nel documento, la tipologia dell’operazione.

Si ricorda che gli stessi dati delle fatture possono essere acquisiti automaticamente dall’Agenzia delle Entrate anche qualora il soggetto passivo IVA trasmetta o riceva fatture elettroniche mediante il Sistema di Interscambio di cui all’articolo 1, commi 211 e 212, della Legge n. 244/2007, formate secondo quanto previsto dal D.M. 3 aprile 2013, n. 55. Nel caso in cui non tutte le fatture emesse e ricevute transitino tramite il Sistema di Interscambio, il contribuente invierà i dati relativi alle altre fatture, o anche i dati relativi a tutte le fatture se ciò risulta più agevole, con la trasmissione dei “dati fattura”.

Con il Provvedimento del Direttore n. 58793 del 27 marzo 2017 l’Agenzia delle Entrate ha ridefinito le regole valide per le trasmissioni dal 10 luglio 2017 in poi, ossia le informazioni e la struttura del file XML “dati fatture”, le specifiche di compilazione del file e le modalità per la trasmissione del file.

Ha, poi, modificato i termini per la trasmissione dei file “dati fatture”, stabiliti dal precedente Provvedimento direttoriale n. 182070 del 28 ottobre 2016, in modo da allineare le scadenze come segue per il 2017 e 2018:

• I Semestre 2017: entro il 16 settembre 2017, che è sabato quindi la scadenza slitta al 18 settembre 2017;
• II Semestre 2017: entro il 28 febbraio 2018;
• I Trimestre 2018: entro il 31 maggio 2018;
• II Trimestre 2018: entro il 16 settembre 2018, che è domenica quindi la scadenza slitta al 17 settembre 2018;
• III Trimestre 2018: entro il 30 novembre 2018;
• IV Trimestre 2018: entro il 28 febbraio 2019.

Per la corretta compilazione dei tre blocchi informativi del file XML: Dati Fatture Emesse (DTE), Dati Fatture Ricevute (DTR) e Annullamenti (ANN) è necessario far riferimento alle specifiche riportate nell’allegato al predetto provvedimento “Specifiche tecniche e regole per la compilazione dei dati delle fatture – versione 1.1”. Successive versioni delle specifiche potranno essere pubblicate sul sito dell’Agenzia delle Entrate nella relativa sezione. Inoltre, è raccomandato far riferimento alla Circolare n. 1/E del 7 febbraio 2017 che ha fornito chiarimenti fondamentali per la compilazione del file XML.

Si evidenzia che la modifica di dati fatture già trasmessi, mediante le rettifiche all’interno dei blocchi DTE e DTR o mediante annullamento ANN, è consentita entro quindici giorni successivi al termine di scadenza riferito al medesimo periodo (semestre o trimestre), così come stabilito dal Provvedimento n. 212804 del 1 dicembre 2016.

Una volta compilato correttamente il file nel formato XML e secondo il tracciato previsto, il file deve essere firmato digitalmente da parte del contribuente o di un suo intermediario abilitato di cui all’art. 3, comma 3 del D.P.R. n. 322/98.

Una volta firmato il file ed associata ad esso la nomenclatura convenzionale simile a quella già in vigore per le fatture elettroniche, la trasmissione dei file dati fatture può avvenire tramite i canali trasmissivi accreditati presso il Sistema di Interscambio, anche per mezzo di service provider che già sono attivi come intermediari e accreditati per l’invio delle fatture elettroniche.

Le specifiche per la trasmissione sono definite nell’allegato al predetto provvedimento “Modalità di trasmissione dati – versione 1.0”. Successive versioni delle specifiche potranno essere pubblicate sul sito dell’Agenzia delle Entrate nella relativa sezione.

In particolare, le specifiche permettono di trasmettere al Sistema Ricevente dell’Agenzia delle Entrate:

• un file contenente i dati relativi ad una o più fatture emesse anche verso più cessionari/committenti;
• un file contenente i dati relativi ad una o più fatture ricevute anche da più cedenti/prestatori;
• un file in formato compresso ZIP contenente uno o più file dei tipi precedenti.

L’Agenzia delle Entrate, ricevuti i file, esegue su di essi i controlli e genera le notifiche sull’esito, file XML firmati con firma elettronica avanzata dell’Agenzia e necessari per comunicare eventuali scarti o segnalazioni al contribuente. Le predette notifiche vengono inoltrate al trasmittente attraverso lo stesso canale utilizzato per la trasmissione del file, come avviene già per il processo di fatturazione elettronica.

Infine, è raccomandata la conservazione digitale a norma sia dei file “dati fatture” trasmessi all’Agenzia che le notifiche di esito generate dall’elaborazione del Sistema Ricevente dell’Agenzia.