Scade oggi il termine per adeguare i sistemi di conservazione alle nuove regole

Oggi, 11 aprile, scade il termine per adeguare i sistemi di conservazione alle nuove regole contenute all’interno del Dpcm 3 dicembre 2013.

Quali soggetti sono coinvolti nell’adeguamento?
Le nuove regole sono valide sia per i soggetti pubblici che per quelli privati. L’adeguamento a tali regole tecniche interessa i sistemi di conservazione esistenti all’11 aprile 2014. Inoltre, è stata esclusa qualsiasi possibilità di proroga di tale termine, considerando i 36 mesi già concessi per finalizzare l’adeguamento alle nuove regole.

Quali sono i sistemi già in linea con le nuove regole e quali sono chiamati all’adeguamento?
I sistemi gestiti da conservatori accreditati AgID sono già in linea con le nuove regole. Al contrario, i sistemi di conservazione gestiti in proprio dai soggetti titolari dei documenti e dai conservatori non accreditati potrebbero essere chiamati all’adeguamento.

Cosa prevede l’adeguamento?
Le regole tecniche sono relative all’adeguamento dei sistemi di conservazione e non agli oggetti già conservati. Va infatti adeguato il sistema di conservazione: l’organizzazione quindi degli strumenti informatici, gestiti e controllati da un responsabile, in grado di garantire l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento, la sua integrità, leggibilità e reperibilità, il tutto nel rispetto delle misure di sicurezza.

Per i documenti conservati secondo le vecchie regole si hanno due alternative:

• Riversare i documenti nel nuovo sistema;
• O mantenerli invariati fino alla loro naturale scadenza di conservazione.

Cosa va conservato con le nuove regole?
Quello che deve essere conservato con le nuove regole sono i documenti non ancora oggetto di conservazione elettronica.
Potrebbe quindi trattarsi di:

• documenti informatici per cui ancora non è stato completato il relativo processo, in attesa dello spirare del termine di conservazione;
• documenti analogici ancora non oggetto di acquisizione informatica ai fini della successiva distruzione dell’originale cartaceo.

Cosa possono fare i “ritardatari”?
I ritardatari hanno una possibilità: adeguare i propri sistemi in tempo utile all’invio in conservazione dei documenti. Se i sistemi di conservazione non sono stati adeguati per tempo, il modo più rapido e sicuro affinché i documenti abbiano validità giuridica certa è affidarsi ad un conservatore accreditato AgID, come la Conservazione Cloud di TeamSystem.