Risoluzione 46/E: digitalizzazione delle fatture e bolle doganali passive
Da tempo è possibile effettuare la digitalizzazione e la conservazione sostitutiva dei documenti analogici, anche del ciclo passivo, secondo le modalità operative dettate dall’art. 4 del D.M. 17 giugno 2014.
In particolare, la risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 46/E del 10 aprile 2017 fornisce una procedura pratica da seguire per evitare la stampa dei documenti (fatture e bolle doganali) ricevuti in formato digitale PDF, con particolare riferimento a quei documenti per i quali la normativa vigente prevede a carico del cessionario/committente specifici obblighi ai fini dell’assolvimento dell’IVA mediante integrazione del documento.
Il processo operativo indicato prevede che una volta ricevuto il documento passivo (fattura o bolla doganale) la protocollazione possa avvenire in maniera differente a seconda che il documento sia ricevuto in formato cartaceo o digitale PDF.
All’arrivo dei documenti passivi, verrà apposto sugli stessi un “protocollo di arrivo” formato da serie alfanumeriche ed univoche differenziate a seconda del formato cartaceo o digitale del documento ricevuto.
NEL CASO DI DOCUMENTO CARTACEO
Il protocollo di arrivo è apposto manualmente dall’operatore con un timbro, dopodiché verrà acquisita, tramite apparecchiature elettroniche (ad esempio scanner), l’immagine dei documenti in questione. La copia per immagine prodotta deve essere fedele e veritiera rispetto all’originale cartaceo e poi va apposta sulla copia digitalizzata una firma digitale per completare il processo di generazione ai sensi dell’art. 4 c. 1 del D.M. 17 giugno 2014, prima di trasferite il documento al sistema di conservazione digitale a norma.
Nella registrazione contabile, il protocollo di arrivo deve essere annotato per essere correlato al protocollo progressivo IVA, nel casi in cui siano differenti. I documenti nativi in formato cartaceo potranno essere distrutti solo una volta completata la procedura di conservazione sostitutiva.
NEL CASO DI DOCUMENTO DIGITALE
Ricevuto il documento nel formato PDF o in altri formati digitali idonei, onde evitare la stampa dei documenti in questione, sulla facciata (layout) degli stessi può essere direttamente inserito, tramite apposito software, il protocollo di arrivo. Nel caso di autofatture, ad esempio per servizi prestati da soggetti passivi extra UE nei confronti del cessionario/committente italiano, il protocollo di arrivo verrà apposto sulla fattura del prestatore extracomunitario ricevuta, che sarà conservata in modalità sostitutiva unitamente all’autofattura emessa dal cessionario/committente ai fini dell’assolvimento dell’IVA.
La procedura proposta nell’interpello prevede di integrare i documenti ricevuti in formato PDF, per i quali la normativa vigente in materia prevede l’assolvimento dell’IVA da parte del cessionario/committente (esempio fatture per acquisti intracomunitari e per altri acquisti in regime di “reverse charge”), mediante la predisposizione di un altro documento, che verrà allegato all’immagine della fattura in questione, contenente sia i dati necessari per l’integrazione sia gli estremi della stessa. Detto documento sarà predisposto da un apposito software, che provvederà alla sua conservazione sostitutiva unitamente alla fattura di riferimento, senza che entrambi vengano mai stampati in formato cartaceo.
Le disposizioni di cui agli artt. 25 e 39 del D.P.R. n. 633/1972 prevedono che sia assicurata l’ordinata rilevazione del documento di acquisto e l’univocità dell’annotazione nei registri contabili. Tale obiettivo nella procedura descritta è conseguito mediante l’attribuzione al documento di acquisto di un numero di protocollo di arrivo all’atto della ricezione e del numero progressivo IVA all’atto della registrazione. Nella fase di registrazione delle fatture di acquisto nel Registro IVA Acquisti mediante assegnazione di un numero progressivo IVA, devono essere annotati nel registro sia gli elementi previsti dall’art. 25 del D.P.R. n. 633/1972 che il numero di protocollo di arrivo corrispondente al documento, in modo da correlarlo al progressivo IVA. Secondo il parere di AE va tenuto e conservato anche il registro dei protocolli.
La procedura, infine, prevede di completare la procedura di conservazione secondo quanto previsto dal D.M. 17 giugno 2014. L’AE nel suo parere sottolinea che resta inteso che la facoltà di non stampare i documenti, compreso il registro dei protocolli di arrivo, è consentita laddove si proceda alla conservazione in modalità elettronica degli stessi secondo le formalità previste dalla legge.
