Come funziona il rimborso spese misto
Il rimborso spese misto è una delle possibili metodologie per gestire in modo efficiente le spese dei dipendenti all’interno di un’azienda.
Questa tipologia di rimborso rappresenta il punto di incontro tra i sistemi forfettario e analitico e viene generalmente adottata quando l’organizzazione si trova ad affrontare spese di natura variegata.
Cerchiamo dunque di capire meglio il concetto di rimborso spese misto, spiegando cos’è, come funziona e quali sono le migliori pratiche per applicarlo correttamente all’interno dell’azienda.
Cos’è il rimborso spese misto?
Molto spesso capita che durante le attività lavorative i dipendenti si trovino ad affrontare delle spese per conto dell’azienda. Quando ciò accade, gli importi vengono di solito comunicati e registrati, in modo tale da ottenerne poi un successivo rimborso in busta paga o secondo altre modalità concordate. Il rimborso delle spese anticipate può avvenire secondo diverse modalità, tra queste troviamo il rimborso spese misto.
Il rimborso spese misto è un sistema che combina due tipologie di trattamento delle spese: il rimborso spese forfettario e il rimborso spese analitico.
In altre parole, attraverso questa metodologia, l’azienda adotta un approccio ibrido, offrendo una maggiore flessibilità nella gestione delle spese aziendali. Proprio per questo motivo il modello misto risulta particolarmente adatto per aziende con esigenze diverse o con dipendenti che operano in contesti variegati.
Come funziona il rimborso spese misto?
Nel modello forfettario ai dipendenti viene rimborsata una somma fissa, precedentemente concordata, per coprire le spese sostenute durante le attività aziendali, mentre in quello analitico il rimborso fa seguito a una documentazione dettagliata di tutte le spese effettuate, il regime misto di rimborso spese si adatta alle diverse situazioni ed esigenze, utilizzando in maniera alternata le due soluzioni.
A seconda della natura della spesa, i dipendenti possono infatti ricevere un rimborso forfettario oppure fornire dettagli analitici, dando vita dunque a un approccio ibrido che offre una gestione più adattabile e su misura delle spese. Il regime misto consente di bilanciare l’efficienza del rimborso forfettario con la precisione del rimborso analitico, adattandosi in sostanza alle diverse situazioni aziendali.
A livello fiscale occorre fare riferimento all’articolo 51 del d.p.r. 917/1986, il testo unico delle imposte sui redditi, il quale prevede la tassazione delle indennità ovvero degli importi fissi garantiti dal CCNL in busta paga per lavoratrici e lavoratori che vanno in trasferta.
Attenzione però: non sono tassabili i rimborsi spese documentati e i rimborsi spese forfettari.
Questi ultimi sono riconosciuti solo ed esclusivamente per trasferte fuori dal territorio comunale, con una detassazione che vale entro i limiti giornalieri di:
- euro 46,48 per le trasferte in Italia;
- euro 77,47 per le trasferte all’estero.
Per i rimborsi spese analitici non ci sono limiti di detassazione lato lavoratrici e lavoratori, a patto che tutte le voci siano comprovate da fattura o altro documento fiscale. Per i datori di lavoro, invece, è fondamentale considerare che tali rimborsi sono deducibili fino a un determinato tetto massimo ovvero:
- euro 180,76 per le trasferte in Italia;
- euro 258,23 per le trasferte all’estero.
Rimborsi spesa con trattamento misto: quali vantaggi offrono
Sono diversi i vantaggi per le aziende che adottano il regime misto per il rimborso delle spese sostenute dai dipendenti, questo perché l’utilizzo di tale approccio permette di bilanciare i benefici di entrambi i modelli principali.
Scegliendo il rimborso spese misto, infatti, si possono semplificare molte operazioni contabili e amministrative sfruttando la flessibilità del rimborso forfettario, senza rinunciare, al tempo stesso, all’uso di un sistema analitico per quelle spese che richiedono un maggiore controllo e un quadro dettagliato delle uscite aziendali.
Come adottare il rimborso spese misto
Il rimborso spese misto offre un’opzione flessibile che può adattarsi alle esigenze specifiche dell’azienda, bilanciando praticità e precisione nella gestione delle spese dei dipendenti, ma la scelta di adottare questo strumento va fatta con attenzione e chiarezza.
In primo luogo, infatti, l’azienda dovrebbe definire chiaramente sin dall’inizio le politiche interne riguardo a quando applicare il rimborso forfettario e quando richiedere il rimborso analitico, in modo da non creare situazioni di incertezza e confusione ai propri dipendenti.
Per una gestione coerente e corretta in ogni fase, inoltre, è importante utilizzare strumenti digitali di gestione delle spese. Sono un esempio i software dedicati che consentono di registrare ogni operazione e di avere sempre a portata di mano riepiloghi e report, come nel caso del gestionale in Cloud di TeamSystem, al cui interno è presente un modulo dedicato al rendiconto delle spese sostenute dal personale.
Attraverso l’uso di un software dedicato, sarà più semplice mantenere un monitoraggio costante dell’efficacia del regime misto e apportare eventuali aggiustamenti in base all’evoluzione delle esigenze aziendali.
Il rimborso spese misto rappresenta dunque un’opzione versatile per le aziende che desiderano equilibrare la flessibilità e la precisione nella gestione delle spese aziendali. Se implementato correttamente, questo approccio può semplificare i processi amministrativi, migliorare il controllo delle spese e soddisfare le esigenze di dipendenti e azienda.
