Relazione sui rapporti quadrimestrali dei conservatori accreditati

Il Codice dell’amministrazione digitale (CAD) attribuisce all’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) il compito di accreditare i soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici, anche conto terzi, e intendono conseguire il riconoscimento dei requisiti di livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza.
Ogni conservatore accreditato entra così a far parte di un elenco pubblico e consultabile sul sito istituzionale dell’AgID che contiene per ogni soggetto iscritto le seguenti informazioni:

• denominazione della società;
• indirizzo della sede legale;
• nominativo del rappresentante legale;
• manuale di conservazione del soggetto;
• data di iscrizione;
• stato dell’accreditamento.

A questo proposito, è stata emanata una specifica circolare (Circolare n. 65/2014 – G.U. n. 89 del 16/04/2014) che definisce i requisiti, le modalità e l’iter per l’accreditamento, dettando anche le linee guida per la vigilanza.
Nell’ambito delle attività di vigilanza, l’AgID verifica la persistenza del possesso dei requisiti previsti per l’accreditamento e della veridicità di quanto dichiarato nei documenti depositati.
Tra i vari adempimenti da ottemperare nell’ambito della vigilanza, è previsto che ogni conservatore accreditato sia obbligato a trasmettere all’Agenzia il rapporto quadrimestrale, contenente i dati di riepilogo relativi all’attività quadrimestrale di conservazione, predisposto secondo uno schema pubblicato sul sito istituzionale dell’AgID. Questo obbligo decorre dal quadrimestre successivo alla data di iscrizione nell’elenco.
Lo schema è un foglio elettronico strutturato in tre parti dedicate rispettivamente a:

• “Sistema di conservazione”: per l’acquisizione dei dati di carattere generale sul sistema di conservazione;
• “Monitoraggio”: per l’acquisizione dei dati relativi ai volumi e agli indicatori di misura delle prestazioni del servizio;
• “Contratti P.A.”: per l’acquisizione dei dati specifici di ogni singolo contratto stipulato con le Pubbliche Amministrazioni.

I dati contenuti in tutti i rapporti quadrimestrali ricevuti da AgID vengono sintetizzati in relazioni periodiche predisposte dall’AgID stessa.

Andiamo ad analizzare la relazione periodica più recente emanata dall’AgID, quella relativa al primo quadrimestre 2016, evidenziando le analisi statistiche più interessanti*.

Al 30 aprile 2016 i conservatori accreditati erano 56. Le procedure di accreditamento concluse positivamente nel primo quadrimestre del 2016 hanno avuto una durata media di 92 giorni; AgID ha impiegato 54 giorni per esaminare le domande e la relativa documentazione, stilare l’istruttoria di valutazione e predisporre la proposta di accreditamento.
Prendendo in esame il periodo da ottobre 2014 ad aprile 2016 e suddividendolo in trimestri, il numero degli accreditati risulta essere in calo dopo la crescita riscontrata nell’ultimo trimestre del 2015:

La distribuzione geografica sul territorio nazionale dei conservatori accreditati conferma la dicotomia rilevata nel quadrimestre precedente tra Centro-Nord e Sud-Isole.
Infatti al Sud e Isole hanno sede solo cinque conservatori accreditati, uno in Molise e uno in Campania, due in Sicilia e uno in Sardegna, mentre i restanti 51 soggetti accreditati sono distribuiti tra Nord (25) e Centro (26).
Tra le città, Roma è quella con il maggior numero (16), a seguire Milano con otto.

Nel primo quadrimestre il totale dei contratti attivi è risultato pari a 146.324. La maggior parte (137.818)
sono contratti stipulati con soggetti privati. I contratti pubblici sono 8.506 pari al 5,8 % del totale.

Ai conservatori è stato chiesto di fornire anche informazioni sui valori economici dei contratti stipulati con le PP.AA. Gran parte (quasi 8200) sono contratti di max. 5.000 €.

Il numero di documenti che sono stati versati dai soggetti produttori ai conservatori accreditati nel primo quadrimestre 2016 ammonta a 1.593.837.702.
I conservatori hanno dichiarato di aver generato, nei contratti con le Pubbliche Amministrazioni, 43.706.834 Pacchetti di Archiviazione. I Pacchetti di Distribuzione, invece, sono numericamente di gran lunga inferiori (5.310.816).

Tutti questi numeri sono molto interessanti in quanto rappresentano la situazione di una buona fetta del mercato digitale.

[nota]* Dati della Relazione Periodica dell’AgID, relativa al primo quadrimestre 2016[/nota]