Il rapporto di versamento nel processo di conservazione digitale
Pacchetto di versamento e conservazione digitale
Il manuale della conservazione, previsto per legge, deve riportare la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento.
Il Rapporto di Versamento è un documento informatico che può essere generato automaticamente da un software di conservazione sostitutiva, generalmente un file XML, che attesta l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal Produttore, mediante un esito positivo o negativo, rispetto alla condizioni e le modalità definite nel manuale della conservazione. Al minimo, il Rapporto di versamento deve riportare un riferimento temporale del momento della presa in carico e una o più impronte calcolate sull’intero contenuto del pacchetto di versamento.
L’eventuale sottoscrizione del file rapporto di versamento con la firma digitale del responsabile della conservazione o del suo delegato è una facoltà del processo, che lo scrivente consiglia.
Come conservare i rapporti di versamento
Uno dei requisiti più rilevanti nella normativa sul documento informatico è disciplinato dall’art. 7, comma 3, del DPCM 13 novembre 2014, rubricato “Trasferimento nel sistema di conservazione”, la cui formulazione stabilisce che il buon esito dell’operazione di versamento del documento informatico è verificato tramite il rapporto di versamento prodotto dal sistema di conservazione.
Ciò significa che il rapporto di versamento, che esprime la risultanza della verifica di coerenza eseguita dal sistema di conservazione sul pacchetto di versamento ricevuto, va comunicato o messo a disposizione del produttore e se ha esito positivo il documento informatico o in generale l’oggetto digitale versato deve essere conservato secondo quanto stabilito nel manuale della conservazione, se al contrario l’esito è negativo significa che quel pacchetto di versamento è stato scartato dal sistema e quindi il produttore deve provvedere a trasferirlo correttamente al sistema.
Il Rapporto di versamento (RdV) è, quindi, una sorta di ricevuta del servizio/processo erogato e per questo si ritiene essere uno strumento tecnologico, strategico, organizzativo e contrattuale nel processo di conservazione dei documenti informatici, ma più in generale, uno strumento che può essere utilizzato come ricevuta di un servizio in tutti quei processi documentali elettronici, in particolar modo se affidati ad un soggetto esterno (Outsourcer). Il RdV è uno strumento che permette di definire i perimetri di responsabilità, per tal motivo va compresa e definita la sua disciplina nell’impianto contrattuale del servizio.
L’evoluzione e la diffusione di tecnologie ICT per supportare la comunicazione, la gestione, la collaborazione nelle attività, nei processi e nelle relazioni aziendali rappresenta un vantaggio competitivo che sta avviando in maniera decisa un cambiamento culturale nelle aziende e nei professionisti e sta generando l’esigenza di digitalizzare i processi documentali e le comunicazioni.
Oltre ad efficientare e favorire una significativa razionalizzazione, in termini di costi, di risorse e tempo dedicati, delle attività aziendali connesse alla gestione del documento, permette alle risorse aziendali o di uno studio professionale di focalizzare maggior tempo e risorse su attività strategiche e di core business.
Nei processi di un organizzazione, quindi, sempre più in futuro si deve prendere coscienza che quando un documento informatico viene generato nativamente nella modalità informatica e per quel documento è prescritta la sua conservazione per legge o regolamento, il documento deve essere conservato nella medesima modalità elettronica nel rispetto della normativa vigente in materia.
Il processo di conservazione dei documenti informatici è disciplinato dal punto di vista della procedura operativa dalla regole tecniche di attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al DPCM 3 dicembre 2013, che hanno avuto il merito di introdurre il concetto di pacchetti informativi all’interno di un processo di conservazione ben definito.
Secondo le citate regole tecniche il sistema di conservazione può essere esternalizzato in outsourcing o mantenuto all’interno in house. In entrambi i casi, il produttore (ad esempio, a titolo non esaustivo, l’azienda o il suo commercialista) trasferisce il o i pacchetti di versamento al sistema di conservazione. I pacchetti di versamento contengono i documenti da conservare ed i metadati, che servono ad indicizzare i documenti stessi e la sessione di versamento.
